UGAP - La centrale d'achat public

Art. 1 – Usagers

L'Union des groupements d'achats publics (UGAP) est une centrale d'achat au sens du Code des marchés publics. Elle est réservée aux personnes publiques ainsi que, d'une part, aux institutions étrangères et aux organisations internationales soumises à l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce, d'autre part, aux personnes de droit privé titulaires d'un des contrats conclus avec l'administration énumérés à l'article 1er du décret n° 85 801 du 30 juillet 1985 modifié relatif au statut et au fonctionnement de l'établissement. Ces institutions, organisations ou personnes de droit privé sollicitent au préalable leur inscription comme usagers en fournissant toute justification de leur appartenance à l'une des catégories susmentionnées.

Art. 2 – Accords contractuels particuliers

Les présentes dispositions s'appliquent sans réserve aux opérations confiées à l'Ugap en l'absence d'accord contractuel particulier entre l'usager et l'établissement public. En cas d'existence d'accord particulier, elles ont un caractère supplétif.

Art. 3 – Passation de commande

L'usager s'adresse à l'UGAP dans les conditions de l'article 1er du décret n° 85 801 précité et des articles 9 et 31 du Code des marchés publics relatifs aux centrales d'achat.

L'utilisation des modalités du commerce électronique ou de la carte d'achat, requiert la passation préalable d'un accord particulier.

La commande doit rappeler le code de l'usager à l'Ugap, et être envoyée au service de l'Ugap compétent selon le support utilisé, sauf si une indication différente a été donnée à l'usager.

Les prestations commandées sont désignées d'après le catalogue de l'Ugap en vigueur, en rappelant leurs références, ou le cas échéant d'après le devis ou l'offre les concernant.

Un accusé de réception de commande (ARC) est adressé en retour par l'Ugap, pour notifier l'acceptation de la commande. L'ARC indique notamment le numéro identifiant la commande, les prix de facturation, les délais de livraison et les éventuelles conditions particulières. Il appartient à l'usager d'en vérifier la conformité avec son bon de commande.

L'usager peut solliciter par écrit de l'Ugap l'annulation ou la modification d'une commande dans le délai de sept jours à compter de son enregistrement (date d'établissement de l'ARC). L'Ugap se prononce sur cette demande dans un délai de quinze jours suivant sa réception.

Aucune demande d'annulation ou de modification de commande ne sera acceptée dans le cas où les fournitures doivent faire l'objet d'une fabrication spécifique ou d'un délai de livraison inférieur à sept jours.

Art. 4 – Prix

Les prix de facturation sont ceux en vigueur à l'Ugap à la réception de la commande.

Les commandes de faible montant supportent des frais forfaitaires d'expédition pour un montant que précise le catalogue de l'Ugap en vigueur.

Pour les destinations autres que la France continentale, des frais peuvent être entraînés par une livraison sur place. Les possibilités offertes dépendent du réseau de chaque fournisseur.

Ces frais sont facturés après acceptation par l'usager d'un devis estimatif.

Pour les livraisons en exonération de TVA dans l'Union européenne, tous les justificatifs nécessaires émanant des autorités compétentes sont joints au bon de commande ou envoyés dans les plus brefs délais. à défaut, les taxes éludées et les pénalités encourues sont mises à la charge de l'usager sans que celui-ci puisse invoquer une quelconque prescription.

Art. 5 – Livraison

La livraison intervient dans le délai indiqué par l'accusé de réception de commande (1) et sauf clause particulière préalablement convenue, elle s'effectue au rez-de-chaussée du lieu indiqué.

Les reports de livraison doivent être demandés par écrit au service compétent de l'Ugap.

Il appartient à l'usager de vérifier, dans les conditions fixées par les dispositions du CCAG ou des CAG (2) applicables lors de la passation de commande, la conformité des quantités reçues avec celles des documents émis par l'Ugap, de consigner toute détérioration constatée sur le bordereau du transporteur et, le cas échéant, d'y mentionner le refus de ce dernier d'une vérification contradictoire après déballage immédiat des colis.

En application des dispositions d'ordre public de l'article L.133.3 du code du commerce, ces observations doivent être confirmées au transporteur dans les trois jours suivants, par lettre recommandée avec avis de réception postal. Le non-respect de ces formalités éteint tout recours ultérieur. Copie de cette lettre recommandée et de l'avis de réception doit être adressée sans délai à l'Ugap.

L'usager peut demander à l'Ugap la reprise des fournitures livrées dans les sept jours de leur réception. L'acceptation de l'Ugap qui ne vaut que pour les fournitures non déballées et non utilisées est fonction de la typologie des produits, fournitures ou équipements. L'usager tient à la disposition de l'Ugap la preuve de la reprise par le transporteur.

Sauf responsabilité de l'Ugap, les frais de reprise sont à la charge de l'usager de même que les frais éventuellement entraînés par le report de livraison.

Art. 6 – Admission et transfert de propriété

L'admission est la constatation par le destinataire que les prestations effectuées ou les fournitures livrées sont conformes aux stipulations convenues.

Les opérations de vérification quantitative et qualitative précédant l'admission des prestations sont à la charge de l'usager. Sauf indications particulières données par l'Ugap, elles sont effectuées conformément aux dispositions du CCAG ou des CAG (2) applicables lors de la passation de commande.

Tout agent du destinataire est réputé habilité à les effectuer, sauf si un responsable a été désigné spécialement à cet effet sur le bon de commande.

L'admission est acquise à la date de notification au fournisseur ou à l'Ugap de la décision d'admission ou, en l'absence de celle-ci, sauf contestation de l'usager, à la réception par l'Ugap de la facture du fournisseur.

Une décision d'ajournement, de réfaction ou de rejet peut être prise dans les conditions définies au CCAG ou au CAG applicable lors de la passation de commande.

Le transfert de propriété est réalisé : pour les personnes publiques, par l'admission conformément aux clauses dudit CCAG ou CAG sous réserve des indications particulières qui seraient données par l'Ugap ; pour les autres organismes, par le paiement intégral du prix.

Art. 7 – Paiement

Le paiement est exigible à l'admission.

Des avances peuvent toutefois être demandées par l'Ugap en vertu des dispositions dérogatoires de l'article 13 du décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 modifié.

Le règlement de toute somme due doit s'effectuer dans le délai maximal de paiement fixé par le Code des marchés publics.

Le dépassement du délai maximal de paiement applicable fait courir des intérêts moratoires selon les modalités prévues pour les marchés publics, notamment par le décret n° 2002-232 du 21 février 2002 relatif au délai maximum de paiement dans les marchés publics. Sous réserve d'accord particulier, le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement de la Banque centrale européenne (BCE), avant le début du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points.

Les titres de paiement sont établis exclusivement à l'ordre de l'agent comptable de l'Ugap avec les références de l'opération concernée et lui sont adressés par virement, par chèque ou par carte d'achat. Les renseignements nécessaires à cet effet sont indiqués ci-dessous (3).

Toute pénalité de retard d'un montant supérieur à 500 euros ht perçue par l'Ugap sur son fournisseur est reversée dans la proportion des trois-quarts (75%) au profit de l'usager payeur. La règle ainsi définie s'applique sans exception à tout contrat conclu entre un usager et l'Ugap. La mise à disposition de la somme reversée intervient à l'expiration des délais de recours ouverts au fournisseur pour contester la pénalité qui lui a été appliquée ou, sans attendre, après l'engagement écrit du bénéficiaire du reversement de couvrir l'Ugap, quel que soit le fondement du droit à remboursement qui serait reconnu au fournisseur.

Art. 8 – Garantie

La garantie qui incombe au fournisseur prend effet à la date de notification de la décision d'admission ou à l'expiration du délai mentionné à l'article 6 des présentes CGV.

Les conditions de sa mise en oeuvre sont portées à la connaissance de l'usager dans les conditions prescrites par la réglementation.

Toutefois, pour les livraisons en dehors de la France continentale, la garantie porte sur le remplacement des pièces défectueuses sauf dispositions particulières prévues au moment de la commande.

La mise en oeuvre de la garantie est demandée directement par l'utilisateur au fournisseur. Une copie de cette demande peut être adressée à l'Ugap.

Art. 9 – Différends et litiges

Toute réclamation dûment motivée doit être, dans le délai de sept jours suivant l'admission, présentée par courrier recommandé avec avis de réception, courriel ou télécopie au service client interrégional qui a traité la commande.

En cas de persistance du différend ou du litige, l'usager s'adresse au département satisfaction- clientèle de la direction du réseau de l'Ugap, au siège de l'établissement public (4).

Les frais d'expertise éventuellement exposés sont partagés par moitié entre l'usager et l'Ugap.