Statut et mission

L'UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre chargé du budget, d'une part, et du ministre chargé de l'éducation nationale, d'autre part.

Elle est aujourd'hui la seule centrale d'achat public "généraliste" française et constitue un acteur spécifique de l'achat public, dont le rôle et les modalités d'intervention sont définis par le Code des marchés publics et l'ordonnance du 6 juin 2005, ces deux textes ayant transposé les dispositions des directives communautaires.

Le recours à la centrale d'achat, elle-même soumise au Code des marchés publics pour toutes ses procédures, dispense ses clients de toute mise en concurrence et publicité préalables. Ceci étant, toute personne publique peut choisir de conduire sa propre procédure. L'UGAP opère donc dans un contexte d'autonomie de choix de ses clients, qui l'oblige à rechercher la satisfaction maximale de ceux-ci avec les titulaires de ses marchés.

En sa qualité d'établissement public, elle est soumise à la contrainte d'équilibre de ses comptes, mais elle n'a pas pour vocation la recherche de résultats bénéficiaires optimisés.

L'UGAP constitue un levier de la mise en œuvre des politiques publiques, notamment en matière de rationalisation de la dépense, de développement durable et de soutien aux PME et à l'emploi local. En tant que coordonnateur du groupement de commandes "véhicules électriques" piloté par le groupe "La Poste", elle contribue au développement d'une nouvelle filière industrielle d'importance majeure. Plus ponctuellement, elle accompagne la politique de transfert des compétences, vers les départements, des parcs départementaux de l'Équipement et d'harmonisation des achats de matériels d'incendie et de secours, par exemple.

Avec la création, en 2009, du "Services des Achats de l'État" (SAE) doté d'une force de prescription importante et dont la mission est de contribuer à la professionnalisation de la filière achats des ministères et de générer des économies, le rôle d'opérateur d'achat de l'État de l'UGAP se trouve renforcé. C'est notamment dans ce cadre qu'elle opère s'agissant des véhicules, du papier éco-responsable, des consommables de bureau et de certains services aux bâtiments.

Modalités d'intervention

L'UGAP opère principalement au profit de l'État, des collectivités locales et du secteur hospitalier et, plus accessoirement, auprès des personnes privées assurant une mission de service public. Depuis la modification de ses dispositions statutaires, intervenue au mois de décembre 2008, elle peut aussi désormais servir les entreprises privées titulaires de contrats de "partenariats publics privés" (PPP).

Pratiquement, la centrale d'achat acquiert des fournitures et des services destinés à des pouvoirs adjudicateurs. Cette fonction d'achat pour revente comprend l'enregistrement des commandes et l'émission des factures vis-à-vis des clients d'une part, la gestion des marchés (mise à jour des références, révision des prix…), la passation des commandes aux titulaires de ses marchés, le paiement de leurs factures et le traitement des éventuels litiges, d'autre part.

Elle est par ailleurs en mesure de mettre à disposition de ses clients des cadres contractuels (marchés ou accords-cadres), qu'ils signent et dont ils assurent eux-mêmes l'exécution.

L'UGAP constitue donc une solution d'optimisation des coûts internes des titulaires de ses marchés et de ses clients, en contribuant à réduire les coûts des procédures, avant notification, et les coûts de déploiement et de gestion, après notification.

L'UGAP est d'ailleurs active en matière de dématérialisation des flux d'informations avec les titulaires des marchés (bons de commande, accusés de réception, factures) et de commande en ligne (fournitures de bureau, papier, consommables informatiques) ou de paiement par carte d'achat, s'agissant des clients. En 2010, l'UGAP a ainsi reçu environ 72 000 commandes clients dématérialisées (21 % du total) et 285 000 factures fournisseurs dématérialisées, représentant 50 % du nombre total de factures fournisseurs traitées.

L'objectif global de l'établissement est de contribuer à l'efficacité de l'achat public et à la satisfaction des entités publiques. La croissance de son activité, passée de 485 M€ HT en 2003 à 1 574 M€ HT en 2010, constitue un indicateur pertinent de l'atteinte de cet objectif.

Le réseau

L'UGAP dispose d'un siège, situé à Champs-sur-Marne et d'un réseau territorial. Avec environ 500 collaborateurs sur près de 1000 salariés, le réseau territorial constitue l'entité la plus importante de l'établissement. Il est structuré autour de 27 implantations régionales, généralement situées aux sièges des régions administratives, regroupées en 8 directions interrégionales (l'Île-de-France étant assimilée à une "inter région").

Ce réseau de proximité, à partir d'équipes commerciales avant-vente et après-vente, assure respectivement l'information, le conseil et la vente de l'offre de produits et services disponible ainsi que la bonne exécution, le suivi des commandes et la qualité du service.

L'offre de service aux bâtiments et aux occupants est notamment accompagnée sur le terrain par des qualiticiens qui gèrent l'interface avec les prestataires.

Dans une mission d'ensemblier, des architectes d'intérieur et un service logistique peuvent intervenir en coordonnant l'ensemble des commandes et des prestations d'installation.