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Détail de l'offre "audit d'impression"

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Audit d'impression

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Nos audits d'impression vous permettent d'optimiser vos coûts liés à l'impression, d'améliorer la gestion et la maîtrise de votre parc d'impression et d'améliorer aussi votre bilan carbone.
Audiprint Fournisseur UGAP

Notre offre

Les principaux objectifs d'un audit d'impression est de vous permettre d'optimiser vos coûts liés à l'impression, d'améliorer la gestion et la maîtrise de votre parc d'impression et d'améliorer aussi votre bilan carbone.

Questions auxquelles répond la prestation d’audit d’impression :

  • Quel est le coût du système d'impression et comment l'optimiser ?
  • Quel est le taux d'utilisation des matériels et comment mieux les mutualiser ?
  • Quels sont les leviers d'économies possibles ?
  • Quelles sont les pratiques des utilisateurs et comment les améliorer ?
  • Quelle méthode pour en assurer une évolution et un suivi rigoureux ?

Nos prestations

En amont du renouvellement ou du déploiement d'un nouveau parc de copieurs et imprimantes, nous vous proposons des prestations d'audit et de pilotage d'impression en toute indépendance des constructeurs et distributeurs de matériels.

Avant toute commande, une réunion de cadrage est organisée entre le client et le titulaire du marché. L'objectif est de définir au mieux les besoins du client et les différentes étapes du projet.

Les prestations proposées sont :

Prestations Objectifs
01. Inventaire du Parc L’inventaire de parc permet de recenser et localiser sur le périmètre concerné, tous les éléments connectés ou non reliés au réseau (imprimantes réseau, imprimantes locales, multifonctions connectés et non connectés, scanner, fax) et d’établir des schémas d’implantation.
02. Analyse des flux L’analyse des flux d’impression permet d’apprécier les usages des utilisateurs pour bien dimensionner le système d’impression cible et permettre la mise en oeuvre de la politique d’impression. Cette analyse doit notamment répondre aux questions : Qui imprime quoi ? Quand ? A partir de quelle application ? Sur quel périphérique ? Cette appréciation qualitative des habitudes d’impression permet notamment de justifier le maintien, la suppression ou la mutualisation de périphériques d’impression. Cette analyse permet également la prise de décision quant à la définition des bonnes pratiques d’usage.
03. Interviews de collaborateurs Les interviews de collaborateurs doivent permettre de compléter l’audit sur le sentiment des utilisateurs au regard des moyens d’impression actuellement en production et les besoins souhaités pour penser l’architecture cible. Il s’agit donc tant d’un outil de collecte que de communication interne. Le recueil des informations doit se faire via des interviews physiques des utilisateurs et porte sur les 4 fonctions de reproduction (copie, impression, fax et scan). Le but est de collecter les besoins, les attentes et les contraintes des collaborateurs.
04. Analyse financière du parc L’analyse financière du parc d’impression a pour objectif de définir le coût de possession (TCO (Total Cost Ownership)) du système d’impression dans l’objectif de rationalisation. Il s’agit de collecter les éléments financiers, d’établir une cartographie des coûts directs et indirects, d’évaluer les leviers d’économie possibles et de proposer des scénarii d’optimisation.
05. Rédaction de la politique d'impression La politique d'impression a pour rôle de définir les droits et devoirs de chacun (organisation, utilisateur) en matière d'impression. Le livrable final prévoit la mise en forme de la politique d'impression validée dans un format compatible avec la charte graphique du client et aisément lisible pour les utilisateurs.
06. Plan de communication Le plan de communication a pour but de sensibiliser les utilisateurs vers un usage plus responsable de l'impression.

Cette prestation permet de mettre en place une communication visuelle et signalétique sur « le guide des bonnes pratiques » à l'attention de vos utilisateurs.
07. Assistance au déploiement/ Post Audit Cette prestation propose une assistance à la gestion du projet de déploiement des périphériques d'impression.
08. Comité de pilotage Le comité de pilotage se réunit de façon récurrente selon la taille du parc. Il est composé des représentants de chaque partie (client, titulaires des contrats). Lors de ces réunions, les points d'analyse sur la qualité de service, les vérifications des clauses contractuelles entre autre sont systématiquement abordés.

L'analyse de l'ensemble des données collectées permet d'assurer le pilotage des contrats et de proposer divers plans de progrès pour limiter les volumes d'impression et tendre vers plus de dématérialisation.
09. Indicateurs qualitatifs (usages) Les indicateurs d'usages permettent d'apprécier les effets de la mise en œuvre de la politique d'impression et d'asseoir la communication nécessaire auprès des utilisateurs en matière de bonnes pratiques.

Le titulaire met en place les indicateurs et transmet les informations qui en sont issues. Les données ainsi étudiées sont collectées par période de 3 mois pendant 12 mois.
10. Indicateurs quantitatifs (matériels et coûts) Les indicateurs liés aux matériels et coûts associés permettent de piloter les budgets et d'adapter les périphériques aux usages.

Le titulaire met en place les indicateurs et transmet les informations qui en sont issues. Les données ainsi étudiées sont collectées par période de 3 mois pendant 12 mois.
11A. Assistance à la rédaction du Cahier des Charges et l’analyse des offres (appel d’offres ouvert) L’assistance à la rédaction du Cahier des Charges et l’analyse des offres lors d’un appel d’offres ouvert comprend :
  • L’accompagnement dans l’expression de besoin technique (hors conseil juridique) lors de la phase de rédaction dossier de consultation des entreprises;
  • L’assistance dans les réponses aux sollicitations techniques des candidats;
  • L’analyse des offres selon les critères définis.
11B. Assistance à la rédaction du Cahier des Charges et l’analyse des offres (procédure concurrentielle avec négociation) L’assistance à la rédaction du Cahier des Charges et l’analyse des offres lors d’une procédure concurrentielle avec négociation comprend :
  • L’accompagnement lors de la phase de sourcing en amont de l’avis d’appel à la concurrence,
  • L’accompagnement dans l’expression de besoin technique (hors conseil juridique) lors de la phase de rédaction dossier de consultation des entreprises,
  • L’assistance dans les réponses aux sollicitations techniques des candidats,
  • L’assistance lors de la phase de négociation avec les candidats,
  • L’analyse des offres selon les critères définis.

Les plus de l’offre

  • Indépendance et expertise d'un professionnel
  • Gain financier
  • Accompagnement personnalisé
  • Respect de l'environnement

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Auditprint


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