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Crise sanitaire : « comment l’UGAP a soutenu la trésorerie de ses fournisseurs »

Mis à jour le mardi 09 mars 2021

Si avec la crise du Covid-19, le soutien aux fournisseurs s’est imposé comme un enjeu clé pour nombre de donneurs d’ordre responsables, la centrale d’achat public n’a pas été en reste en la matière, comme l’explique Isabelle Vandiedonck, directrice financière et comptable de l’établissement public.

Isabelle Vandiedonck

-Pendant la crise sanitaire, quels leviers ont été activés par l’UGAP pour soutenir la trésorerie des entreprises titulaires ?

Nous nous sommes fortement mobilisés en la matière, avec comme première action phare, le versement d’acomptes et d’avances (voir l’encadré), à hauteur de 100 millions € (dont 16 M€ pour l’achat de masques), soit deux fois plus qu’en 2019 ! Pour l’essentiel, les demandes d’acomptes ont été justifiées par des reports de livraison dus à la crise du Covid-19. Plus encore, d’autres leviers ont été particulièrement déployés en 2020 au-delà de l’affacturage collaboratif, actif depuis déjà 2015 pour un paiement anticipé des factures fournisseurs en trois ou quatre jours. Je pense alors ici au paiement partiel de factures.

-C’est-à-dire ?

La direction financière et comptable a accepté, pour les fournisseurs en faisant la demande, le principe du paiement partiel de factures portant sur des commandes essentiellement livrées, malgré une part limitée accusant un retard de livraison, crise sanitaire oblige. Ainsi, le montant de factures partielles payées de manière anticipée par l’UGAP auxdits fournisseurs a atteint 10 millions € en 2020, sans contrepartie toutefois pour la centrale d’achat public. Et pour cause : les factures clients associées n’ont pu, elles, être émises qu’à réception du complément des factures des fournisseurs concernés. Ces paiements ont surtout bénéficié à des entreprises du secteur médical ou participant d’une manière ou d’une autre à la lutte contre la pandémie, sans oublier des acteurs du secteur du gardiennage. Par ailleurs, pour les fournisseurs ayant des difficultés de trésorerie, nous avons procédé au paiement accéléré des factures (sans attendre le délai réglementaire de 30 jours) pour un montant de plus de 71 millions € en 2020.

-Au final, cette crise a-t-elle été une opportunité pour l’UGAP d’améliorer, plus encore, sa qualité comptable ?

Disons qu’elle est venue signifier le caractère d’autant plus stratégique des projets de transformation déjà à l’œuvre à l’UGAP pour optimiser nos traitements comptables – grande cause de notre direction -, et donc, in fine, le pilotage fournisseurs, la qualité du service rendu au client et l’analyse des finances de l’établissement. A commencer par un chantier très structurant : notre nouvelle plateforme informatique SAP HANA, facteur d’innovations fonctionnelles sur le plan financier, et pour laquelle notre direction a été en première ligne lors du déploiement. Mais aussi, d’autres démarches plus spécifiques, comme le recours depuis le printemps 2020 à un nouvel outil de pilotage de notre vaste portefeuille de commandes clients. De quoi nous permettre d’avoir une vision à 360°, globale et consolidée, de nos différentes données achats, ventes et finances, mettant ainsi fin à une analyse en silo. Résultat : toute la chaine de l’achat public, du devis au paiement, est désormais aisément passée au crible, ce qui nous permet de mieux identifier et donc pallier aux dysfonctionnements éventuels, comme les retards de livraison chez nos fournisseurs, en hausse donc avec la crise sanitaire.

Baromètre Achats Responsables 2021 : priorité à la relation fournisseur !

« La relation fournisseur s’est imposée comme un enjeu primordial en 2020, année marquée par la crise pandémique, et ce, pour les donneurs d’ordre comme les fournisseurs eux-mêmes ». Tel est l’un des enseignements principaux du Baromètre Achats Responsables 2021 de l’Obsar (Observatoire des Achats Responsables), comme le rappelle Fanny Bénard, vice-présidente de cette organisation qui collabore en partenariat avec l’UGAP. Ainsi, différentes actions de soutien ont été mises en place avec les fournisseurs pour faire face aux difficultés liées à la pandémie de COVID-19 lors du premier confinement : 55 % des répondants toutes catégories confondues ont prolongé les contrats et 56 % ont accordé des avances de trésorerie ou raccourci les délais de paiement vis-à-vis de leurs fournisseurs. D’ailleurs, la mise en place de délais de paiement inferieurs à 30 jours en 2020 sont en hausse par rapport à l’an passé (+6 %) pour atteindre 25 % des répondants.


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