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La protection des données personnelles dans nos contrats

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Vous êtes prospect ou client à l'UGAP

Lorsque vous devenez client à l’UGAP, certaines informations susceptibles de contenir des données personnelles relatives à des personnes physiques sont collectées, notamment concernant l’identité, les données relatives au moyen de paiement, les données relatives aux transactions effectuées ainsi que les données relatives au règlement des factures. Ces données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la convention liant le client à l’UGAP et sont destinées à l’équipe projet de l’UGAP.

Les traitements mis en œuvre ont pour finalité la gestion de la relation commerciale, notamment à travers la gestion des commandes, des livraisons, de la comptabilité ou encore de la réalisation d’enquête de satisfaction.

Pour exercer vos droits Informatique et Libertés et/ou pour toute information relative à « la protection des données personnelles dans nos contrats », vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPD/DPO), dont les coordonnées sont indiquées en entête de la présente rubrique « Politique de confidentialité ».

Vous êtes soumissionnaire ou titulaire d'un marché public à l'UGAP

Lorsque vous soumissionnez à un marché public de l’UGAP :

  • Certaines informations susceptibles de contenir des données personnelles relatives à des personnes physiques sont collectées, notamment concernant l’identité, le certificat électronique, la signature électronique ainsi que les informations contenues dans les documents nécessaires à la procédure de passation des marchés publics.
  • Ces données sont conservées pendant la durée nécessaire à la passation du marché public puis pour permettre à l’UGAP de se conformer à ses obligations légales en matière de durée d’utilité administrative.
  • Ces données sont destinées au personnel de l’équipe projet UGAP chargé de la gestion des procédures de passation, aux personnes morales de droit privé ou de droit public auxquelles sont destinées les offres et à leurs agents, ainsi qu’aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.
  • Les traitements mis en œuvre ont pour finalité les publication, transmission et mise à disposition par voie électronique des documents relatifs aux offres de marchés publics, la réception par l’UGAP des offres et réponses liées à la passation d'un marché public, la tenue d'un journal des évènements ainsi que la gestion de manière sécurisée des candidatures, des offres, des notifications et des courriers nécessaires à la passation d'un marché public.

Lorsque vous êtes titulaire d’un marché public à l’UGAP :

  • Une base de données comportant plusieurs données personnelles relatives au personnel du titulaire, se rapportant à l’identité, à la vie professionnelle ainsi qu’aux éléments de facturation et règlement est constituée.
  • Ces données sont conservées pendant la durée de vie du marché public puis pour permettre à l’UGAP de se conformer à ses obligations légales en matière de durée d’utilité administrative.
  • Ces données sont destinées au personnel de l’équipe projet UGAP, aux personnes morales de droit privé ou de droit public ou aux personnes physiques auxquelles sont destinées les offres, ainsi qu’aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.
  • Les traitements mis en œuvre ont pour finalité d’effectuer des opérations administratives liées aux contrats, commandes, réceptions, factures, règlements, comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseur ainsi qu’à l’édition des titres de paiement, l’établissement de statistiques financières et de chiffre d’affaires par fournisseur et l’élaboration d’une documentation sur les fournisseurs.

Pour exercer vos droits Informatique et Libertés et/ou pour toute information relative à « la protection des données personnelles dans nos contrats », vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPD/DPO), dont les coordonnées sont indiquées en entête de la présente rubrique « Politique de confidentialité ».

Les marchés publics de l'UGAP et le RGPD

Dans le cadre du déploiement de son programme de conformité RGPD, l’UGAP s’est livrée à un travail de qualification, au sens dudit règlement, des différents acteurs intervenant dans son activité de centrale d’achat (pour revente), savoir le client, le fournisseur et l’UGAP, elle-même. Il en ressort les points suivants :

  • D’une part, concernant la gestion dite administrative des marchés (fournisseurs) et des clients, telle que la passation des procédures, la gestion des contacts au sein des fournisseurs ou des clients ou l’exécution des commandes, l’UGAP est responsable de traitement ;
  • D’autre part, lorsque l’exécution de la prestation objet du marché nécessite une prestation mettant en œuvre un traitement de données à caractère personnel, le client est qualifié de responsable de traitement et le titulaire du marché de sous-traitant, au sens du RGPD.

Pour toute question relative à « la protection des données personnelles dans nos contrats », vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPD/DPO), dont les coordonnées sont indiquées en entête de la présente rubrique « Politique de confidentialité ».

L'UGAP adhère au code déontologique de la Fevad et au système de Médiation du e-commerce.