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OFII: «comment nous optimisons le traitement des dossiers de demandeurs d’asile»

Mis à jour le mercredi 16 décembre 2020

Ando Rakotonirina

En première ligne face à la crise migratoire de 2015, l’OFII, Office français de l’immigration et de l’intégration, a dû employer les grands moyens pour gérer un tel flux massif de demandeurs d’asile fuyant la guerre. A commencer par adapter ses process internes, tel que le DNA, Dispositif national d’accueil, pour absorber la hausse drastique des dossiers de prise de charge. Ando Rakotonirina, directeur SI de la structure, décrypte ce chantier informatique de taille piloté, avec succès, via l’appui de l’UGAP.

En quoi la refonte complète du Dispositif national d’accueil (DNA), coordonné par l’OFII, s’impose comme un chantier stratégique pour votre structure ?

Alors que l’OFII est chargé de piloter le Dispositif national d’accueil dédié aux demandeurs d’asile et aux réfugiés – 37 guichets uniques, des dizaines de milliers de places d’hébergement et en centre d’accueil…- son activité se voit donc pleinement bouleversée en cas de refonte, à marche forcée, d’une telle plateforme stratégique. Ce fut le cas lors de la crise migratoire de 2015, alors que nous devions faire soudainement face à un flux massif de demandes à traiter : de 70 000 à 120 000 demandeurs d’asile par an à accompagner, contre un peu moins de 30 000 avant la crise migratoire ! Pour moderniser de fond en comble notre gestion de l’asile – et ainsi mieux absorber les pics de dossiers de prise en charge – nous avons donc lancé le programme SI NG (Système d’Information Nouvelle Génération) qui s’étale de début 2018 à mi-2021 dont le Dispositif national d’accueil DNA NG est la première brique. Il a entièrement été construit sur la base l’expertise de l’UGAP et de ses titulaires.

Pourquoi avoir fait appel à l’UGAP ?

Face à un tel contexte d’urgence, il était inenvisageable de lancer nos propres marchés, d’autant qu’ils se conjuguaient au pluriel. Un travail complexe et colossal qui risquait de retarder la modernisation de notre SI ! Aussi, l’UGAP s’est imposée comme un formidable levier de réactivité. Mais ce choix n’était guère qu’ « opportuniste », dicté par des délais contraints. Nous avons su trouver en la centrale d’achat des prestataires répondant à nos besoins, et qui surtout, œuvraient d’ores et déjà avec notre tutelle, le ministère de l’Intérieur, sur les mêmes problématiques. Un prérequis essentiel au regard de nos impératifs d’interopérabilité et de convergence technologique.

media network

De quoi garantir, in fine, l’efficience dans la compréhension de nos métiers et activités sur l’ensemble de la chaine via une intervention de l’UGAP et de ses titulaires de bout en bout. A savoir, Bearing Point pour la conception du schéma directeur, Wavestone pour le développement du programme de modernisation DNA-NG, le groupe Open pour la maîtrise d’œuvre, et encore CGI pour l’assistance et maîtrise d’ouvrage.

Comment s’est déroulé l’accompagnement ?

Démarré fin 2018, il s’est structuré en plusieurs étapes. Tout d’abord par un état des lieux mené par Bearing Point. Une analyse de l’existant, étalée sur trois mois, qui s’est avérée essentielle pour définir ensuite notre trajectoire vers le système cible à mettre en œuvre : les développements informatiques nécessaires, les opérations de maintenance à envisager, etc. Autant d’actions évaluées à partir de l’outil Mareva, la Méthode d’analyse et de remontée de la valeur, développée par l’Etat pour vérifier l’atteinte des objectifs attendus. Dès début 2019, les premières briques du DNA-NG ont été mises en place, si bien que nous sommes en capacité aujourd’hui, et depuis un an déjà, d’assurer de manière bien plus efficace la gestion administrative de tous les dossiers de demandeurs d’asile (attribution de places d’hébergement, versement des allocations....).

En effet, l’outil, bien plus intuitif, automatise toutes les tâches à faible valeur ajoutée, évitant ainsi toute saisie manuelle et de nombreuses manipulations chronophages. Résultat : nos délais d’instruction des dossiers sont passés de six mois à… trois semaines ! De quoi améliorer largement le service rendu aux demandeurs d’asile qui se voient attribuer bien plus rapidement un hébergement, malgré le contexte migratoire récent. Avec à terme des files d’attente certainement moins longues devant nos délégations régionales au fur et à mesure que l’outil sera pleinement déployé.

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