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Prise de rendez-vous médicaux : le CHU de Rouen mise sur la technologie Doctolib

Mis à jour le mercredi 11 juillet 2018

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Optimiser la charge de travail de ses secrétaires en automatisant la prise de rendez-vous médicaux. Voilà le parti adopté par le CHU de Rouen en misant, via l’UGAP, sur la solution on line Doctolib. De quoi générer plus de liberté et de confort au sein des équipes comme parmi les patients qui profitent d’un service de réservation optimal.

Au CHU de Rouen, les secrétaires médicales profitent pleinement des avancées du numérique. Leur établissement a, en effet, décidé d’optimiser une tâche aussi chronophage que complexe de leur quotidien – la prise de rendez-vous médicaux – et ce, en misant, via l’UGAP, sur la solution Doctolib*.

« C’est dans le cadre d’un projet global d’optimisation de nos secrétariats médicaux, que nous avons décidé, en septembre 2017, de contracter avec Doctolib afin de déployer ce système automatisé de prise de rendez-vous en ligne. De quoi pallier, in fine, à de multiples dysfonctionnements qui entravaient la qualité de service rendue aux patients en la matière », explique Icham Sefion, directeur adjoint à la transformation numérique au sein du CHU, en rappelant que « le recours à une telle solution va nous permettre de réduire largement les délais d’attente pour la prise d’un premier rendez-vous ! »

Expérience pilote

Si les secrétaires – déjà sollicitées par la gestion simultanée de différentes tâches - peinaient jusqu’alors à répondre à chaque appel téléphonique, au risque de devoir être constamment interrompues, « encore fallait-il remettre à plat de tels modes d’organisation afin de pouvoir déployer l’outil Doctolib dans de bonnes conditions », détaille Icham Sefion, en rappelant qu’une expérience pilote a d’abord été menée dès avril 2018, au sein du service gynécologie-obstétrique.

Et les résultats s’avèrent largement satisfaisants. « Au-delà de l’intégration ultra rapide de l’outil dans le SI de l’établissement – et son coût très compétitif -pas moins de 3000 rendez-vous –soit environ 12% - ont pu in fine ont été réservés en ligne en un mois seulement », souligne l’intéressé. Car en effet, contrairement au système traditionnel de prise de rendez-vous du CHU, la plateforme Doctolib est capable d’identifier très rapidement et en même temps – selon les motifs de consultation - différents créneaux disponibles dans les agendas de plusieurs dizaines de médecins.

Des médecins plus visibles sur la Toile

De quoi largement satisfaire les patients qui peuvent certes consulter un médecin plus rapidement, mais surtout réserver leur rendez-vous à n’importe quel moment de la journée ou de la nuit, via leur smartphone. « Non seulement, ils n’ont plus à appeler –souvent à plusieurs reprises - l’hôpital à des plages horaires précises, mais ils peuvent aussi décommander en un clic leur rendez-vous, en cas d’empêchement. Résultat : notre taux de consultations non honorées devrait logiquement chuté », se réjouit Icham Sefion.

Et d’évoquer un autre gain et pas des moindres : « pouvoir capter, via un tel outil, de nouveaux patients, puisque la moitié des rendez-vous réservés en ligne sont des premières consultations. Preuve qu’une telle technologie nous rend plus attractifs auprès d’une patientèle plus large, en rendant davantage visibles nos médecins sur la Toile ».

Outil ergonomique et intuitif

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C’est dire si le passage à un tel outil – « acquis aisément, sur étagère, via l’UGAP » - procure plus de confort et de liberté chez les patients comme les secrétaires. « Exit les retours négatifs ! La satisfaction de nos patients induit celle de nos équipes qui peuvent, via cet outil ergonomique et intuitif, se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De quoi améliorer leur qualité de vie au travail ».

Un enthousiasme partagé par Sanche d'Abravanel, directeur Grands Comptes France de Doctolib : « Nous avons travaillé en proche collaboration avec les équipes métiers, de la DSI et de la communication du CHU, pour mettre en place ensemble un nouvel outil de gestion des rendez-vous, 100 % intégré avec l'architecture technique de l'établissement, et en totale adéquation avec les projets de modernisation des secrétariats médicaux ». Fort d’une telle expérience réussie, le CHU de Rouen entend désormais la déployer dans trois autres pôles: le pôle Thorax Vaisseaux, OARC (Ostéo Articulaire et Revêtements Cutanés), et femme-mère enfants.

*La solution Doctolib appartient à la bibliothèque d’éditeurs de l’entreprise SCC, titulaire d’un marché UGAP.

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