Il y a tout juste un an, l'Etat décidait de créer les Agences Régionales de Santé regroupant plusieurs unités. En décidant d'installer son siège dans un immeuble tout neuf à la Porte d'Aubervilliers, l'ARS Ile de France s'est trouvée confrontée à un certain nombre de contraintes : comment aménager et optimiser 16 000 m2 de bureaux partagés et privilégier le cadre du travail pour les utilisateurs, dans un laps de temps très court, de seulement 4 mois ? Son choix s'est alors porté sur l'UGAP. Retour sur une expérience unique.
Un atout : la centralisation des marchés
« Suite aux préconisations du notre agence d'aménagement d'intérieur, MAJORELLE, nous souhaitions favoriser la mobilité et la modularité. Nous avons alors découvert que l'offre de l'UGAP répondait à celles-ci. Un choix important de mobilier de bureau et de mobilier de direction nous était proposé. Avec des produits, du plus classique au plus design, dont les fournisseurs étaient tous reconnus sur le marché et implantés en France.» explique Daniel Pozzoli, chef de projet politique immobilière au sein de l'ARS Ile de France.
Grâce à la diversité des marchés proposés par l'UGAP et les conseils apportés par son architecte d'intérieur, le client a pu trouver facilement les produits adaptés aux différents espaces et répondant à ses préoccupations sociales, environnementales et économiques.
Ses choix se sont portés sur les bureaux collaborateurs « Epure » d'HAWORTH et sur les tables de réunion sur roulettes « Fliptop 2 » de STEELCASE, des mobiliers qui se montent ou se plient sans outil. Quant aux sièges, la résille a été plébiscitée avec les sièges « Exos » d'EUROSIT et « Alto » de MACE. Des tonalités naturelles ont été retenues avec des coloris beige et chocolat pour les sièges et le blanc et le vert anis pour les bureaux et les écrans de séparation.
Une capacité à travailler en mode projet
Pour réussir l'aménagement dans les délais, l'équipe commerciale de l'UGAP s'est mise en mode projet. Main dans la main, elle a travaillé avec l'agence d'aménagement, son client et les fournisseurs sélectionnés. « Le fait d'avoir un interlocuteur unique pour gérer les litiges, coordonner les différents intervenants, répondre dans les délais et nous accompagner dans toute la durée du projet, c'est un vrai confort » ajoute Daniel Pozzoli, chef de projet politique immobilière au sein de l'ARS Ile de France.
Il aura fallu en tout et pour tout 7 semaines de production, lancées in extremis avant la fermeture des usines au mois d'août. Dès la mi-septembre les livraisons ont été coordonnées dans un ordre précis d'intervention et pour accueillir les 800 collaborateurs, l'équipe logistique de l'UGAP a monté les bureaux à un rythme de 100 par jour ! Un record.
Mais c'était sans compter la coordination des autres prestataires de services sélectionnés par l'ARS Ile de France auprès de l'UGAP : réseaux de télécommunication et d'informatique, matériels de bureautique et d'impression, prestations de déménagement et de nettoyage et visioconférence. Au total, un budget de plus de 2 millions d'euros et la coordination d'une quinzaine de fournisseurs.
Résultat : le travail conjoint du cabinet d'aménagement MAJORELLE et de l'UGAP a permis de répondre aux contraintes du client et de fournir à ses collaborateurs un cadre de travail agréable et motivant.
Prochainement : une offre exhaustive
En complémentarité des conseils déjà offerts en architecture d'intérieur, l'UGAP va prochainement mettre à disposition de ses clients un nouveau service d'aménagement d'espace, allant de l'assistance à la recherche de site dans le cadre d'un déménagement, en passant par l'audit sur l'aménagement de l'entreprise et ses fonctionnements, le space planning jusqu'à l'assistance aux travaux d'aménagement. Par ce service complet, l'UGAP souhaite accompagner ses clients ayant des projets importants de restructuration ou de rénovation d'espaces.