Véritablement, l’enjeu est d’optimiser notre patrimoine et nos infrastructures afin d’assurer au quotidien les services à la population.
, résume Emmanuel Piernot, directeur Général des Services Techniques chez Saint-Louis Agglomération.
Si les opérations de maintenance sont déjà réalisées, leur suivi reste hétérogène selon les services et les équipements. Certains agents consignent leurs interventions sur papier, d’autres utilisent des fichiers Excel, tandis que certaines informations restent essentiellement dans leur mémoire. Cette dispersion rend difficile la constitution d’une vision d’ensemble, aussi bien technique que financière.
À cette difficulté s’ajoute un enjeu de transmission des connaissances. Avec les départs à la retraite, la collectivité doit pouvoir conserver les informations détenues par ses agents et éviter que des savoir-faire essentiels ne disparaissent avec eux. Un de nos enjeux, c’est comment on capitalise l’information de nos collègues qui partent à la retraite
,
explique-t-il.
L’ambition est donc de structurer et de partager ces données pour mieux connaître l’état des équipements, identifier les éventuelles défaillances récurrentes et disposer d’éléments fiables pour programmer les investissements sur plusieurs années.
Le numérique au service d’une maintenance plus efficace
Pour répondre à ces enjeux, Saint-Louis Agglomération travaille sur un projet articulant plusieurs outils complémentaires : la GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur), la GTB (gestion technique du bâtiment), la GTC (gestion technique centralisée) et, à terme, une approche plus globale de la gestion patrimoniale.
Concrètement, la GMAO permet de centraliser les informations relatives aux interventions et à l’entretien des équipements. La GTB et la GTC permettent, quant à elles, de suivre leur fonctionnement grâce à des systèmes de supervision et à la remontée d’informations, notamment en cas d’anomalie.
Les bénéfices attendus sont très opérationnels. Le représentant de la collectivité prend l’exemple d’une chaudière en panne dans une crèche pendant le week-end. Sans système d’alerte, la panne peut n’être découverte que le lundi matin, obligeant les équipes à intervenir dans l’urgence. Avec un équipement connecté capable de transmettre une alarme, le service d’astreinte pourrait être averti dès le samedi et, si les conditions le permettent, engager une première intervention.
Au-delà de cet exemple, la démarche doit permettre aux agents de gagner du temps et de travailler dans de meilleures conditions. Elle doit également aider les responsables à disposer d’indicateurs consolidés pour suivre le patrimoine, mieux cibler les dépenses et renouveler les équipements au moment opportun. Les élus pourront, de leur côté, s’appuyer sur des tableaux de bord synthétiques pour mieux comprendre l’utilisation et le fonctionnement des équipements publics.
L’objectif n’est donc pas simplement de numériser les pratiques existantes, mais de faire du numérique un levier d’amélioration de l’organisation et du service rendu aux habitants.
Territoires de demain : construire une réponse adaptée aux besoins de la collectivité
La solution que nous propose l’UGAP en Territoires de demain nous a intéressés à plus d’un titre
, explique le représentant de Saint-Louis Agglomération. Face à la complexité du projet, la collectivité a choisi de se faire accompagner pour bénéficier d’un regard extérieur et préciser ses besoins.
Si on avait dû le réaliser en propre avec un collègue, ça nous aurait pris 30 à 40 % de notre temps chacun durant une année. Ce qu’on ne peut pas se permettre au regard de tout ce qu’on a.
Au-delà du temps mobilisé, cet accompagnement permet de confronter les pratiques et d’explorer de nouvelles pistes.
Quand on a la tête dans le guidon ou qu’on est trop dans une organisation, on ne regarde pas assez ailleurs ce qui se fait. Et souvent, […] Des conseils pertinents peuvent aussi venir de l’extérieur et nous amener à remettre en question nos pratiques habituelles.
, souligne-t-il.
L’intérêt de Territoires de demain réside notamment dans sa démarche de co-construction, particulièrement adaptée à un projet technique complexe. On aurait eu beaucoup de difficultés à écrire un cahier des charges pour décrire précisément ce qu’on veut, parce qu’on n’avait aucune idée de jusqu’où on pouvait aller
, reconnaît-il. Il poursuit :
Quand la mise en concurrence est déjà réalisée par l’UGAP sur des marchés spécifiques, on peut travailler avec l’UGAP pour mettre en place, en co-construction, une lettre de besoin.
Le principe repose sur des échanges successifs entre la collectivité, l’UGAP et son prestataire : On va décrire, nous, un premier besoin. On le redonne à l’UGAP et à son prestataire. Ils nous disent : “Avez-vous pensé à ajouter cela ?” “Vous pourriez également faire cela.” Ainsi, on mûrit le projet de notre côté.
»
Cette approche permet de faire évoluer la réflexion au fur et à mesure que les besoins se précisent.
On se repose les bonnes questions. Et on revient en disant : “On a bien réfléchi. C’est plutôt dans tel sens qu’on voudrait aller.” Et en face, l’UGAP et son prestataire vont venir nous challenger à nouveau, pour aller au bout de ce qu’il est possible et nécessaire de faire.
Pour le représentant de l’agglomération, cette co-construction constitue un véritable
atout : Cette co-construction, elle est très dure à faire en marché public, si on doit rédiger un cahier des charges sec. Et c’est en cela que le système UGAP était très intéressant.
Enfin, l’accompagnement ne se limite pas à la dimension technique. La collectivité souligne l’importance de prendre en compte son organisation et les pratiques de ses agents pour définir une solution réellement adaptée.
Ce qui nous a bien plu, c’est que, bien sûr, ce qu’on veut utiliser, c’est un outil numérique, mais outre l’outil numérique, il y a tout le questionnement organisationnel de la collectivité. Et derrière, ce qu’on a avec nous, ce sont des hommes et des femmes qui travaillent sur des choses concrètes.
Une philosophie qui correspond pleinement aux attentes de Saint-Louis Agglomération :
Le but du jeu n’est pas de mettre en place un logiciel numérique pour la forme. C’est plutôt qu’on réfléchisse à la maintenance et à la manière dont on veut la travailler pour aboutir au meilleur outil numérique qui répondra à notre besoin organisationnel. Et en cela, on s’est totalement retrouvés dans le marché Territoires de demain.
Une première étape pour préparer la transformation dans la durée
Au moment de l’entretien, Saint-Louis Agglomération se situe en phase 0 du dispositif Territoires de demain, consacrée à l’étude de faisabilité et à l’analyse des besoins. Cette étape doit permettre de dresser un état des lieux des pratiques, de définir les objectifs à atteindre et de construire une feuille de route tenant compte des ressources disponibles, des contraintes organisationnelles et des priorités de la collectivité.
La démarche vise également à anticiper l’articulation entre les différents outils, afin de construire progressivement un système cohérent de gestion de la maintenance et du patrimoine. Il s’agit de définir une ambition réaliste, au plus près des usages des agents, pour que les solutions retenues apportent une réelle valeur ajoutée.
À terme, Saint-Louis Agglomération souhaite avant tout rendre la maintenance plus simple et plus efficace. Notre objectif est d’être le plus efficace possible tout en accompagnant nos collègues pour rendre plus aisée leur tâche de maintenance
, résume le représentant de la collectivité. Il évoque notamment l’ergonomie, le gain de temps et une meilleure
utilisation des outils numériques.
À terme, Saint-Louis Agglomération souhaite avant tout rendre la maintenance plus simple et plus efficace. Notre objectif est d’être le plus efficace possible tout en accompagnant nos collègues pour rendre plus aisée leur tâche de maintenance
, résume le représentant de la collectivité. Il évoque notamment l’ergonomie, le gain de temps et une meilleure
utilisation des outils numériques.
