En mai 2013, après plusieurs mois d’échanges avec les Directions de Projet du centre hospitalier universitaire et du centre de recherche en cancérologie (CRTC) situés sur le site de l’Oncopole de Toulouse, l’Ugap a été choisi pour mener à bien l’aménagement des sites.
Pendant près de 18 mois, la centrale d’achat a accompagné les acheteurs du CHU dans le projet de déménagement, d’emménagement et d’équipement de leurs nouveaux bâtiments. Elle a proposé une offre globale : du pilotage intégral de l’opération jusqu’à l’installation. Coordination, adaptabilité et écoute ont été nécessaires pour répondre au plus près des demandes spécifiques de ses clients.
La rationalisation des dépenses
« Après avoir identifié les structures et interlocuteurs en responsabilité, nous avons rencontré la direction du projet en Mai 2012 pour analyser les besoins, travailler sur un avant-projet de plan d’achat et introduire dans la discussion un premier niveau de négociation. Le projet était de taille : équiper les bâtiments de la petite cuillère à la salle de radio, du pousse-seringue au bloc opératoire, du monitorage au matériel informatique, du bureaux aux vestiaires… un éventail très large de produits bien distincts. Nous avons aussi participé à la phase de mise en service du Cancéropôle en assurant des prestations de sécurité sanitaire (bio-nettoyage) et humaine (gardiennage) sur plus de 6 mois » explique Morgan Maciag, chargé de clientèle.
Devant la quantité des différentes références demandées, un travail de coordination a été mené auprès des services de l’UGAP. Pour rationaliser les dépenses, une réflexion globale est engagée : « Les acheteurs de la centrale ont listé les produits et fournisseurs. Sur cette base, les clients ont pu faire leur choix en prenant en compte leurs exigences (délais de livraisons, conditions de garanties…). En passant par l’UGAP, leur tâche a été facilitée car les marchés sont déjà passés et nous avons fait référencer sur demande de nouvelles offres pour répondre à des besoins spécifiques » précise Morgan Maciag. Le CHU a donc pu bénéficier d’une tarification plus intéressante tout en conservant la garantie des services ou de qualité exigée.
Une organisation dédiée pour livrer 43 706 références
Compte-tenu de la complexité et de la charge de travail, le client n’a pu assumer seul les opérations de livraison. L’UGAP a proposé alors son expertise et ses compétences en logistique. « Nos équipes gèrent au quotidien des opérations d’ensemblier, explique Anne Berland, responsable logistique à l’UGAP. Mais pour ce projet nous avons dû nous adapter à un univers que nous connaissons peu (matériel médicalisé) et à une volumétrie assez inhabituelle (540 commandes fournisseurs, 43 700 articles livrés). Le « gigantisme » du site, 85.000 m2, nous a également obligé à nous organiser en conséquence ; les deux assistants techniques se sont relayés sur place pendant 7 semaines au total pour piloter les réceptions ».
Dans ce projet, la centrale d’achats, expérimentée sur les activités logistiques, a démontré son savoir-faire, sa réactivité et sa capacité à accompagner ses clients dans des opérations d’équipement complexes.
Déménagement « industriel » : des compétences régionales
Autre bâtiment conséquent à aménager : celui du centre de recherche cancérologique (CRCT) directement relié par une passerelle au CHU. Les 5 plateformes techniques, laboratoires et les 12 équipes de recherche éclatés sur Toulouse devaient être regroupés sur un même site. « Notre équipe a proposé une solution de transfert de type « industriel » permettant d’établir un inventaire exhaustif des matériels de laboratoire sur tous les sites, le pilotage intégral de l’opération jusqu’à l’installation » relate Nathalie Karmann, chargée de clientèle Grands comptes enseignement supérieur/recherche à l’UGAP.
« Une de nos missions était de rassurer le client. Les responsables d’équipes pouvaient être inquiets pour le transfert de leurs équipements parfois très coûteux et dangereux (produits chimiques, des produits « froids » comme des microbes…). Nous avons su les convaincre de notre capacité à gérer ce genre de difficultés ».
Pour assurer ce déménagement, l’UGAP a fait appel à la société SOLUTIO faisant partie du groupe Project Services, titulaire implanté dans la région. « Nous avions déjà travaillé avec cette PME, elle convenait particulièrement aux exigences auxquelles nous devions faire face », précise Nathalie Karmann.
Grâce à ces fournisseurs, l’UGAP a également proposé une offre moderne et mis en œuvre l’installation de mobilier sur mesure dans les laboratoires.
Un projet à portée européenne
L’oncopole est important pour la région Midi-Pyrénées car il s’agit du plus gros centre de recherche en oncologie en France et en Europe. Ce grand projet de santé publique, scientifique, économique et urbain, ne pouvait s'envisager sans l'appui financier et humain de différents partenaires institutionnels : l'Europe, l'Etat, la Communauté Urbaine de Toulouse, la Région, le Département et la ville de Toulouse. Le bâtiment a accueilli ses premiers patients en mai dernier et est opérationnel depuis octobre.
L’UGAP est très fière d’avoir participé à ce projet dont l’ambition, à terme, est de rivaliser avec les centres américains.
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Inauguration par le Premier ministre Manuels Valls "Inaugurer signifie toujours regarder vers l’avenir " a-t-il déclaré pour préciser l’ambition de l’Oncopole de Toulouse qui a vocation à devenir le plus grand centre de recherche contre le cancer d’Europe. "C’est une préoccupation essentielle en France et vous (chercheurs et médecins) représentez le nouveau bastion contre la maladie" a-t-il affirmé. Source Metronews. |
L'Oncopole en quelques chiffres Pour la première fois, sont réunis sur un même site, patients, recherche publique et privée, médecins, industriels et start-up. Ce site accueillera à terme 4 000 personnes. 300 millions d’€ d’investissement financés par l’Etat. |
