Un prix qui vient récompenser l’innovation perpétuelle de la direction juridique de l’établissement.
Il s’agit d’abord de concevoir mais aussi de mettre en place une ingénierie contractuelle permettant d’obtenir des offres à la fois performantes et sécurisées afin de répondre aux besoins de tous les clients publics de l’établissement, le renouvellement de l’offre multi-éditeurs qui entrera en vigueur en 2023 en est un parfait exemple. Toutefois, le travail des juristes de l’UGAP ne s’arrête pas là puisque la direction est aussi largement sollicitée pour trouver des solutions aux difficultés qui surgissent en cours d’exécution. Le contexte inflationniste généré par la crise sanitaire et la guerre en Ukraine a nécessité de trouver des solutions innovantes pour faire évoluer le contenu et le prix des marchés publics.
Selon la situation, il s’est agi de mobiliser : les clauses de réexamen, les circonstances imprévues ou la théorie de l’imprévision. Enfin, la direction participe à l’information du conseil d’administration de l’établissement en réalisant un rapport sur les pratiques juridiques de l’établissement ainsi qu’en procédant à des retours d’expérience sur leur mise en œuvre. Une communication de ce rapport est ensuite envoyée aux clients de l’établissement.
« La transformation, c’est aussi un sport de combat ! »
La direction juridique est aussi à l’initiative d’un projet de transformation profond dont l’objectif est d’optimiser et de sécuriser le processus de production des supports contractuels de l’établissement. Après avoir réalisé une cartographie de ses processus, puis sélectionné une solution informatique, l’équipe projet – qui regroupe en plus de la direction juridique : les directions achats, la direction de la transformation, le secrétariat général et la direction des systèmes d’informations – a travaillé pendant toute l’année 2021 à la réalisation d’ateliers transverses pour mettre en place une solution de rédaction semi-automatisée des supports contractuels. Ainsi que l’observe Olivier Giannoni : « la réussite d’une transformation passe par la pleine adhésion des parties prenantes. »
Ce projet qui a conduit à modifier les méthodes de travail de l’ensemble des acteurs de la chaîne a permis, en moyenne, de réduire de 3 jours à 1 heure 30, le temps de production des cahiers des clauses administratives particulières de l’établissement des procédures de l’UGAP. « Le projet inscrit la direction juridique de l’UGAP dans une fonction juridique moderne, innovante et à forte valeur ajoutée, souligne Olivier Giannoni. « Les progrès apportés par cette solution ont déjà convaincu la direction générale de l’établissement de procéder à son extension et adaptation à d’autres processus (…) ».