Avec 108 sites dotés d’une alarme anti-intrusion, autant équipés en télésurveillance, sans oublier des prestations de gardiennage ponctuelles, à raison de cinq à dix fois par mois, la Métropole Aix-Marseille Provence a tout intérêt à rationaliser une telle activité stratégique ! Un parti précisément adopté par l’acteur public, en recourant à l’expertise de l’UGAP, et mieux encore, en profitant, depuis fin 2019, d’un processus d’achat ultra simplifié mis au point sur ugap.fr dans le cadre d’une expérience pilote.
« Depuis une dizaine d’années, nous misons sur la centrale d’achat, qui nous dispense du montage complexe de tels marchés dédiés à la sécurité et au contrôle d’accès », raconte Rémy Rubino, responsable régie au sein de la métropole, qui a précisément noué une convention de partenariat avec l’établissement public. C’est dans le cadre d’une telle relation privilégiée « que nous profitons désormais de ce process de commandes dédié, élaboré avec l’UGAP, en coprescription, pour répondre à nos besoins spécifiques en la matière ».
Des devis obtenus illico !
Grâce à cette plateforme clé en main, « exit l’envoi d’e-mails aux équipes de l’UGAP – transmis in fine aux prestataires pour retraitement – et ce, pour chaque besoin émis par nos différents sites, notamment en terme de gardiennage », explique Rémy Rubino. Place désormais à un formulaire pré-rempli à compléter directement en ligne via le nouveau système, pour envoi automatique et de manière simultanée à l’UGAP et les titulaires associés.
L’avantage induit par une telle centralisation de toutes les demandes via un point d’entrée unique ? « Un gain de temps non négligeable, notamment pour l’obtention des devis », répond l’intéressé. Des devis signés aux bons de commandes, également pré remplis automatiquement, l’ensemble des pièces comptables transite donc via l’outil, « évitant ainsi moult manipulations chronophages et saisies manuelles inutiles ». De quoi optimiser toutes les étapes du worflow de validation, grâce à ce nouveau canal « encore en test, mais qui fonctionne très bien », conclut Rémy Rubino, ravi de figurer parmi les « clients publics pionniers à bénéficier d’une telle innovation de process » propre à booster la performance financière et comptable des collectivités et moderniser l’action publique.