Collectivité à la pointe de la dématérialisation de la chaine de la dépense, la mairie d’Albertville recourt depuis plus d'une dizaine d’années à la carte d’achat pour ses dépenses courantes en ligne, notamment via l’UGAP avec laquelle elle collabore en partenariat. Retour sur les avantages d’un tel mode de paiement innovant - encore guère prisé des acteurs publics – avec Olivier Cloet, responsable du service commande publique de la ville.
S’il est une collectivité pionnière de l’usage de la carte d’achat parmi celles d’Auvergne-Rhône-Alpes, c’est sans aucun doute la commune d’Albertville. Adepte, depuis plus d'une dizaine d’années déjà, d’un tel outil - pourtant encore assez méconnu du secteur public -, , la municipalité n’hésite pas à adosser, notamment, ce moyen de paiement à ses commandes en ligne sur ugap.fr, dans le cadre du partenariat stratégique qui l’unit à la centrale d’achat public.
Car en effet, « pour des achats simples, courants et répétitifs, la carte d’achat s’avère particulièrement pratique ! », confie Olivier Cloet, responsable du service commande publique de la ville, « à commencer par les dépenses urgentes et de faible enjeu en matière de fournitures ou mobiliers que nous avons pris l’habitude de réaliser via l’UGAP afin de gagner en efficacité dans nos processus de commandes, grâce à la dispense de procédure de consultation ».
450 mandats évités en 2019
Ainsi, plus d’une quinzaine de cartes d’achat nominatives ont été déployées durant les dernières années au profit d'acheteurs de la collectivité, chacune étant plafonnée selon le profil de ces derniers, avec un plafond par achat et un autre par mois. L’avantage premier d’un tel processus ? Offrir au client public une souplesse comptable non négligeable grâce à la prise en charge par le partenaire bancaire éditeur de la carte de toutes les dépenses effectuées via celle-ci. Le fournisseur étant, lui, payé en seulement trois ou quatre jours ! « En bénéficiant d’une telle avance de trésorerie, nous n’avons plus qu’à rembourser chaque mois la banque, en l’occurrence la BNP, de toutes les transactions réalisées le mois précédent», détaille Olivier Cloet. Exit donc les bons de commande et factures à effectuer pour chaque achat, "place à un workflow de paiement entièrement automatisé et simplifié via la dématérialisation ! », souligne le responsable du service commande publique de la ville, qui s’est ainsi affranchie, rien que sur l’année 2019, de la saisie de pas moins de… 450 mandats pour 570 transactions effectuées, d’un montant moyen de 70 euros.
Et pour cause : « pour tous ces petits achats qui oscillent de 1,10 euro pour le plus faible à 680 euros pour le plus important, la banque nous demande qu’une seule facture mensuelle globale ! De quoi nous éviter désormais de recourir au seul paiement –chronophage – par mandat administratif pour chaque opération d’autant que celui-ci n’est guère compatible avec tous les sites d’e-commerce », rappelle Olivier Cloet.
Stimuler la performance achat
Un gain de temps donc mais aussi d’argent pour la collectivité et le Trésor Public puisque selon le ministère de l’Economie et des Finances, le coût de gestion moyen d’un achat de faible montant équivaudrait à environ 80 euros, au regard des coûts cachés nombreux induits par le process facturation classique. C’est dire l’impératif de recourir à la carte d’achat pour des dépenses de seulement quelques euros, et ce, dans un souci de rationalisation des derniers publics !
D’autant que « deux tiers des achats d’une collectivité comme la nôtre sont inférieurs à 1500 euros. Des opérations qui représentent une goutte d’eau sur notre volume d’achat global mais plomberaient réellement la performance achat de notre organisation si leur traitement n’était pas optimisé », conclut Olivier Cloet qui n’hésite pas à capitaliser sur une telle expérience réussie pour sensibiliser ses homologues du territoire à l’utilisation – encore trop peu répandue – de la carte d’achat. »,« Et ce, couplée notamment au recours à l’UGAP, pour gagner plus encore en efficacité dans la gestion de tels achats courants pour lesquels la centrale d’achat public autorise – et c’est un point très positif - le recours à ce mode de paiement pour certains produits vendus en ligne ». Rappelons que l’UGAP, à l’avant-garde de la facturation électronique dans le secteur public, œuvre de manière rapprochée avec son partenaire l’Apeca, pour la dématérialisation de la chaine de la dépense publique via notamment l’usage de la carte d’achat.
