Informatique

Archivage électronique

Déployer Vitam avec sérénité

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Description de l’offre

La conservation sécurisée, pérenne et conforme des documents numériques est devenue un impératif stratégique pour les acteurs publics. Entre exigences réglementaires et enjeux de transparence, les systèmes d’archivage électronique (SAE) s’imposent comme un pilier de la gouvernance documentaire.

Pour y répondre, l’État a développé Vitam (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire), une solution logicielle libre conçue pour adresser les besoins du secteur public en matière d’archivage numérique.

Celle-ci peut être directement déployée dans l’environnement technique des organisations publiques, en mode on-premise, pour le déploiement d’un système d’archivage électronique ou d’une plateforme mutualisée d’archivage.
Elle est également accessible en service - Vitam VaS (Vitam accessible en service) - via une instance mutualisée hébergée sur un cloud souverain, adaptée aux entités souhaitant une solution sécurisée, préconfigurée et conforme aux exigences réglementaires.

Dans le cadre de son marché « Assistance à la dématérialisation & archivage électronique », l’UGAP et le groupement CGI, Tessi et Eliot, proposent aux acteurs publics une approche de bout en bout pour le déploiement de Vitam en tant que système d’archivage électronique, afin d’assurer une mise en œuvre sécurisée, conforme et efficace.

L’accompagnement est conçu pour s’adapter aux spécificités de chaque organisation et s’inscrire de manière cohérente dans leur système d’information.

Les objectifs de l’offre

Cette offre vise à accompagner les acteurs publics dans la définition et la mise en œuvre de leur projet d’archivage électronique, en s’appuyant sur la solution Vitam ou Vitam VaS. Elle intègre les spécificités de chaque organisation, de son environnement technique, de ses enjeux opérationnels, juridiques et réglementaires, mais également de l’écosystème global en charge de l’archivage public.

Notre offre permet notamment de :

Structurer une démarche d’archivage conforme et pérenne, fondée sur les exigences du secteur public (NF Z42-013, RGPD, Code du patrimoine…),
Adapter le projet à l’écosystème documentaire et applicatif existant, pour une intégration fluide dans le système d’information,
Garantir la sécurité, la traçabilité et l’accessibilité des documents dans le temps, grâce à un paramétrage maîtrisé de la solution Vitam,
Favoriser la montée en compétence des équipes internes, via un accompagnement de proximité, un transfert de savoir-faire et un appui à la conduite du changement.

Comment vous accompagner ?

L’UGAP et le groupement CGI – Tessi – Eliot proposent une démarche complète d’accompagnement à chaque étape de votre projet SAE, du cadrage à la mise en production, en passant par la conduite du changement :

01
Cadrage et définition du projet
- Analyse de l’existant, des besoins métiers et des usages documentaires
- Études de cadrage ou de faisabilité
- Élaboration de la feuille de route stratégique
- Appui au choix de la solution (Vitam on-premise ou VaS) et de son mode d’intégration dans le système d’information
02
Conception fonctionnelle et technique
- Rédaction des spécifications fonctionnelles et techniques
- Définition des interconnexions entre la solution Vitam retenue (on-premise ou VaS) et les applications métier ou GED
- Conception de la stratégie de reprise d’un système existant et outillage associé
03
Déploiement et intégration
- Paramétrage de la solution selon les cas d’usage définis
- Mise en œuvre des flux d’alimentation et interfaces applicatives
- Assistance à la recette fonctionnelle et technique
- Accompagnement à la mise en production
- Assistance au transfert à la reprise des fonds
04
Transfert de compétences et conduite du changement
- Formation des archivistes utilisateurs métiers et administrateurs à la solution
- Sensibilisation des métiers et des équipes techniques aux pratiques d’archivage électronique
- Assistance à l’élaboration des procédures et modes opératoires
- Appui méthodologique à la conduite du changement pour favoriser l’appropriation de la solution

Pourquoi nous faire confiance ?

L’alliance de CGI, Tessi et Eliot s’appuie sur :

Une connaissance approfondie des enjeux réglementaires, techniques et organisationnels propres à l’archivage et à l’archivage électronique dans le secteur public,
Une expertise reconnue en gouvernance de l’information et en intégration de systèmes d’archivage électronique,
Une expérience confirmée dans le déploiement de la solution Vitam auprès d’organismes publics de toute taille, soutenue par une maîtrise technique et fonctionnelle de ses usages, de son architecture et de ses modalités d’intégration,
Un réseau de plus de 800 conseillers et experts, s’appuyant sur 12 centres industriels et 60 implantations en France, pour assurer une proximité territoriale et une grande réactivité.