Cette offre s'inscrit dans la thématique Mobilité des engagements des services publics écoresponsables.
Notre offre
Nous vous proposons une offre de services « clés en main ! ».
L’agence de voyage FCM Travel Solutions vous accompagne pour tous vos déplacements professionnels via son outil de réservation en ligne et reste accessible par téléphone 24 h/24, 7jours/7.
Un outil de réservation en ligne
Un site de réservation en ligne disponible pour toutes les demandes simples.
Conseil et gestion, outils statistiques en ligne de compte d'optimisation
Un chargé de clientèle FCM dédié vous accompagne dans la gestion et l'optimisation du budget.
Billetterie, hébergement, prestations complémentaires
-
Billetterie
- Train : accès aux meilleurs tarifs de la SNCF, Prem's compris
- Avion : compagnies régulières et low-cost, congés bonifiés
-
Hébergement
- Réservation et prise en charge du paiement dans le respect des tarifs réglementaires du secteur public : plus d'avance de frais par le voyageur.
-
Prestations complémentaires
- Location de véhicules courte durée, réservation par voie maritime, fret, affrètement privé, organisation de petits séminaires, groupes...
Le suivi qualité de vos prestations
- Des indicateurs pour piloter la qualité de vos prestations : des engagements qualité garantis (85% de taux de satisfaction, 90% des appels pris en charge en moins de 60 secondes, prise en charge des commandes urgentes sous 2h, 99% de taux de disponibilité des outils).
- Une procédure de déclaration des anomalies liées aux outils.
La gestion des ordres de mission et états de frais (en niveau 3 et 3+), la dématérialisation des factures
Un outil de gestion d’ordres de mission et d’états de frais interfacé avec le moteur de réservation, permettant également la réconciliation automatique des données de facturation.
L’outil de réservation Notilus
Les particularités de chaque offre
| Niveau de services | Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 | Niveau 3+ |
|---|---|---|---|---|
| Caractéristique de l'offre | Outil de réservation Version simple |
Outil de réservation Version grand compte |
Outil de réservation grand compte avec module OM*/EF** standard |
Outil de réservation grand compte avec module OM/EF personnalisable |
| Paramétrage |
|
|
|
|
| Module de gestion des ordres de missions et états de frais (OM/EF) | NON | Standard |
Personnalisable (personnalisation OM/EF, workflow, import RH automatisé…) |
|
| Revue de compte (en plus des points de contact) |
Semestrielle ou Annuelle Sur site ou via visio |
Trimestrielle | ||
| Délai d’implémentation estimé | 1 à 2 mois | 1 à 2,5 mois | 4 à 6 mois | |
| Frais de formation (hors frais de déplacement) |
Webex ( à distance ) : illimité, « Ugap Académie », formation en petit groupe maximum 10/12 personnes ( 5 personnes sur site bénéficiaires ), formation spécifique aux SBT*** ( tous les 2 mois ) | |||
| Frais de maintenance | Inclus | |||
*OM : ordres de mission / **EF : états de frais / ***SBT (Self Booking Tool) : moteur de réservation des prestations de voyages
Les + de l'offre
Un accompagnement avant, pendant et après la prestation
Proposition de plans d’optimisation
Un service d’assistance aux voyageurs 7 jours sur 7 et 24h sur 24
Un suivi qualité de vos prestations
Aucune avance de frais : toutes les dépenses sont consolidées par l’UGAP et facturées mensuellement
Pas de taux d’intermédiation (facturation au réel constaté)
Protection des données
Aspects environnementaux :
bilan carbone
Nos fournisseurs
Comment commander ?
-
01
Contactez votre interlocuteur UGAP habituel
-
02
Qualifiez votre besoin avec l’agence
Présentation des outils et modalités d’intervention
-
03
Complétez la fiche de renseignement client avec votre interlocuteur UGAP
-
04
Recevez la convention et ses annexes accompagnées des CGE
-
05
Choisissez le niveau de service avec le prestataire
- Niveau 1 : Outil de réservation en ligne simple
- Niveau 2 : Outil de réservation en ligne version grand compte
- Niveau 3 ou 3+ : Niveau 2 + mise à disposition du module « gestion des missions » en version standard ou personnalisée
-
06
Signez / retournez la convention et ses annexes à l’UGAP et au prestataire
-
07
Réunion de lancement avec le prestataire
-
08
Implémentation et paramétrage de la solution par le prestataire
-
09
Formation des utilisateurs par le prestataire
Contact
Pour une présentation complète de l'offre, une étude personnalisée de vos besoins et pour plus de visibilité sur les frais de prestations :