Le tampon encreur est l'outil d'authentification et de marquage indispensable au sein des administrations publiques. Face aux nombreux modèles, vous devez choisir celui qui répond à vos besoins selon le type d'information à communiquer (texte, chiffre, date, visuel), l'environnement professionnel (médical, professionnels de la justice ou du droit, entreprise ou administration) et la fonction (outil de communication, d'identification ou de traitement de vos documents).
Usage, type de marquage, personnalisation... voici quelques conseils qui faciliteront votre choix.
Selon l'usage
Tampon bois pour un usage occasionnel
Le tampon bois est peu encombrant. Sa matière authentique apporte une touche d'esthétisme à votre bureau.
Vous aurez besoin d'un encreur séparé pour utiliser votre tampon bois.
Pour éviter que l'empreinte ne se salisse ou ne s'abime, il faut veiller à bien essuyer le caoutchouc après chaque utilisation.
Tampon avec une coque plastique pour un usage modéré
Léger, maniable et peu encombrant, ce modèle de tampon permet une utilisation plus fréquente. Il se ré-encre automatiquement pour un marquage plus rapide.
Tampon métallique pour un usage très intensif
Ce modèle de tampon est robuste et stable. Il permet une utilisation intensive au quotidien et garantit des empreintes propres et nettes.
Selon le contenu
Pour dater : le tampon dateur
Le tampon dateur est un tampon administratif indispensable au sein des administrations notamment dans les services comme la comptabilité, la logistique et les ressources humaines.
Il permet de valider la bonne réception d'un colis, d'une facture ou encore d'un paiement.
Muni de petites molettes pour régler la date, le tampon dateur peut s'utiliser jusqu'à 10 ans.
Pour numéroter : le tampon numéroteur
Le tampon numéroteur permet d'afficher un nombre comme 1234.
Dans un dossier imposant, le tampon numéroteur peut aider par exemple à déterminer l'ordre dans lequel les documents ont été émis.
Pour organiser et faciliter le traitement des documents : le tampon à formule standard ou multiformule
Avec ces tampons et le code couleur de leurs empreintes, rien de plus simple pour communiquer rapidement et organiser le classement des documents. Les formules classiques sont « Original », « Payé », « Confidentiel », « Urgent », « Copie ».
Pour identifier, signer et authentifier les documents : le tampon personnalisé
Le tampon personnalisé permet d'identifier et d'authentifier l'entreprise ou l'administration émettant ou signant un document (nom de la commune, nom du responsable, adresse, numéro de téléphone, numéros d'immatriculation légaux...).
Ces tampons existent sous de nombreuses variantes.
Sur ugap.fr, en quelques clics, après avoir déterminé le tampon qui vous convient, vous pouvez personnaliser rapidement et facilement vos tampons encreurs.
Comment créer son tampon personnalisé ?
-
01
Définir le texte de votre empreinte et déterminer ainsi le nombre de lignes dont vous avez besoin
Nous vous proposons une liste non exhaustive d'informations, qui pourraient être utiles à vos partenaires qu'ils soient clients, usagers ou fournisseurs :
- Le nom de votre administration
- Le nom du service exact
- Le nom et prénom
- L'adresse postale
- Le numéro de téléphone
- L'adresse e-mail ainsi que l'adresse de votre site internet
- Eventuellement le numéro de SIRET, SIREN ou RCS et votre numéro APE, ou pour une association la mention "Association loi 1901 n°xxx"
NB : Attention aux fautes d'orthographe :
En effet, une fois la personnalisation validée, elle ne pourra plus être modifiée. -
02
Sélectionner et mettre votre produit au panier avant sa configuration
Une fois l'usage et le nombre de lignes définis, ajoutez simplement le produit dans votre panier, puis laissez-vous guider pour effectuer la personnalisation directement en ligne.
-
03
Ajout d'une image (logo, pictogramme, cadre, signature, caducée...)
Pour garantir un bon rendu de l'empreinte de votre image, nous vous recommandons de déposer un fichier en noir sur fond blanc dans un format .TIF, .AI, .PDF, ou .JPG, soit vectorisé soit en 300 dpi.
-
04
Et la Marianne … Emblématique de nos mairies
L'option Marianne peut être rajoutée sur tous les tampons personnalisables.
Besoin d' aide pour la personnalisation ?
Consultez notre Guide pratique « comment personnaliser son tampon sur ugap.fr »
Ou contactez notre fournisseur Empreinte Océane (numéro VERT) au 0 805 037 944
Nos conseils pour bien entretenir votre tampon encreur
La durée de vie d'un tampon encreur peut varier en fonction de la monture choisie et de son utilisation.
En effet, un tampon utilisé de façon très intensive pourra s'user un peu plus vite. Toutefois, les tampons encreurs sont aujourd'hui pour la plupart des produits robustes, qui peuvent durer de nombreuses années, voire des décennies si l'on en prend bien soin.
De plus, les timbres de tampon ainsi que les encreurs peuvent être remplacés très facilement, vous permettant le plus souvent de conserver votre monture sur la durée.
Astuce
Pour augmenter la durée de vie de votre tampon encreur, pensez à le conserver dans un endroit où il ne subira pas les rayonnements du soleil. Cela permettra d'éviter que l'encre ne chauffe et donc ne s'altère trop rapidement.
Comment changer l'encre ?
Pour les tampons à recharge automatique, le changement d'encre se fait simplement et proprement. Vous pouvez même en profiter pour changer la couleur de l'encre : nos cassettes d'encrage sont disponibles en noir, bleu, rouge ou vert.
Vous possédez déjà une monture ?
Votre monture vous convient mais avez besoin de modifier votre empreinte ?
Vous pouvez alors vous orienter vers nos empreintes en caoutchouc seules, à changer vous-même sur votre monture existante, et à personnaliser directement sur ugap.fr.
