À quoi sert un système de visioconférence dans une collectivité ?
Un système de visioconférence est un ensemble de moyens technologiques permettant à plusieurs participants de se connecter à un rendez-vous virtuel depuis différents emplacements géographiques. Cela offre la possibilité de communiquer en temps réel grâce à l’audio et la vidéo. Nous vous recommandons une connexion à internet et d’ inclure des ordinateurs, micros et casques ou encore des smartphones. Le dispositif de visioconférence doit être équipé de logiciels ou capable d’accéder à des plateformes en ligne pour participer aux réunions.
Répondre aux enjeux de modernisation et d’accessibilité
Dans un monde interconnecté qui évolue très vite, cette solution garantit de rester en contact et de pouvoir échanger en direct avec des interlocuteurs différents localisés dans d’autres structures. Le système de visioconférence permet, entre autres, de réduire les déplacements intersites pour la tenue de réunions importantes, notamment vers les mairies annexes, des établissements rattachés ou des hôpitaux régionaux, par exemple. Il offre la possibilité à tous les interlocuteurs de participer à distance, comme dans le cas de conférences ministérielles, de comités régionaux ou même de formations impliquant des personnes disséminées aux quatre coins du pays.
La mise en place d’un système de visioconférence assure également de pouvoir maintenir les activités de façon quasiment normale, surtout en cas de crises majeures, telles que celle du COVID il y a quelques années, ou à la suite de catastrophes naturelles.
Des usages spécifiques selon les secteurs d’activités
Chaque structure peut bénéficier de cette solution à son échelle. Les collectivités locales peuvent s’en servir dans le cadre de réunions d’élus, de comités techniques ou de conseils municipaux hybrides, par exemple, si tous les participants concernés ne peuvent se déplacer.
Dans le milieu médical, la visioconférence devient également de plus en plus présente : depuis la crise sanitaire, les téléconsultations se développent et représentent une très bonne alternative aux visites traditionnelles pour les patients situés dans des zones éloignées. De même, cette solution facilite la coordination interétablissements ainsi que la tenue de comités d’éthique à distance.
Les universités, établissements scolaires et organismes de formation utilisent souvent ce système pour délivrer des cours ou des examens à distance. La visioconférence permet d’ailleurs d’accéder à des intervenants extérieurs situés dans des régions éloignées, mais disponibles sur un créneau horaire donné.
Les secteurs de la défense et de la sécurité publique s’en servent aussi, de leur côté, pour assurer la coordination opérationnelle sécurisée, des débriefings interservices ou bien la formation continue, qui peut ainsi se dérouler à distance.
Quels sont les différents systèmes de visioconférence disponibles ?
Différentes configurations peuvent être mises en place pour un système de visioconférence adapté à son environnement, nous vous détaillons les plus répandues :
Systèmes intégrés (kits tout-en-un)
Sans doute, l’une des solutions les plus simples à mettre en place, le kit tout-en-un comprend l’intégralité du matériel nécessaire pour des visioconférences réussies : caméra, microphone, haut-parleurs et unité de traitement, le tout dans un format compact et souvent intégré au-dessus d’un écran géant ou sur une barre facile à fixer.
Cette solution est souvent préconisée pour les petites structures, comme les mairies ou les petites collectivités, mais d’autres établissements, notamment les CHU (Centre hospitalier universitaire) ou les EHPAD (Établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes). Ce dispositif est idéal pour réaliser des téléconsultations. De même, beaucoup d’universités et de centres de formation s’en servent pour proposer des cours à distance depuis des salles de cours standards.
La plupart du temps, ces systèmes ne requièrent ni d’ordinateur ni de compétences particulières pour être installés. Ils disposent d’une interface tactile ou d’une télécommande intuitive pour une mise en place simplifiée et sont généralement compatibles avec la majorité des logiciels de communication tels que Teams, Zoom ou encore Webex.
Solutions modulaires
Certaines structures aux besoins particuliers privilégient des systèmes personnalisés, avec des équipements indépendants à configurer : caméras, microphones installés dans le plafond, haut-parleurs ou codecs, par exemple.
Ces solutions conviennent, entre autres, aux grands espaces comme les salles de conseil, les auditoriums ou bien les centres de commandement. Les établissements de sécurité ou de formation professionnelle optent aussi souvent pour des configurations adaptées à leurs locaux, tout comme les structures dotées d’une architecture qui nécessite des ajustements en raison d’une acoustique spéciale.
Cette capacité d’adaptation à l’environnement convient très bien à certains bâtiments. La plupart du temps, le choix d’un système modulaire garantit également une meilleure qualité audio et vidéo et se révèle souvent compatible avec des intégrations domotiques ou audiovisuelles plus larges.
Systèmes basés sur PC ou BYOD
Certaines salles sont déjà équipées de caméra, de microphone et d’écran, et l’utilisateur n’a qu’à brancher son poste sur l’entrée du système pour que ces équipements diffusent en direct ce qui se déroule sur son ordinateur. Ainsi, l’intervenant peut se connecter facilement à la réunion sur son propre PC et la retransmettre en temps réel dans l’ensemble de la pièce.
Cette méthode nécessite toutefois d’être en mesure de connecter son poste au système de visioconférence en place dans la salle. Elle offre, par ailleurs, un certain nomadisme, qui semble particulièrement adapté aux collectivités de taille moyenne, aux salles de réunion à usages divers, susceptibles d’accueillir des agents itinérants ou des réunions interservices ponctuelles.
Solutions intelligentes et collaboratives
On trouve également des solutions technologiques plus avancées, incluant des écrans tactiles intelligents avec des logiciels de visioconférence et des fonctions collaboratives intégrées, comme un tableau blanc, une possibilité de faire des annotations ou de partager son écran en direct, par exemple.
Ces systèmes s’adressent, entre autres, aux centres de formation de la fonction publique, aux classes inversées des universités et des lycées, mais aussi aux structures effectuant des réunions stratégiques, nécessitant des interactions actives de la part des participants. Ils offrent une expérience collaborative immersive très intéressante pour tous les établissements d’enseignement à distance et pour tous ceux qui souhaitent mettre en place des ateliers participatifs.
Comment choisir le matériel le plus adapté à vos besoins ?
Face à la multitude de solutions disponibles, il est essentiel d’opter pour un équipement parfaitement adapté à votre environnement. Nous vous conseillons d’analyser les caractéristiques de votre salle (taille, acoustique, éclairage) afin de sélectionner un système qui garantit une expérience fluide. Choisissez des dispositifs offrant une qualité audio et vidéo irréprochable pour des réunions claires, productives et sans interruption. Un bon choix de matériel de visioconférence, c’est la clé d’une collaboration efficace et productive en distanciel.
Analyser l’usage, le lieu et les publics
La première chose à étudier au moment de sélectionner une solution reste l’environnement dans lequel elle sera intégrée. Selon qu’il s’agit d’une salle de conseil, d’un amphithéâtre, ou d’un petit bureau, voire d’un espace polyvalent, les besoins sont différents et certains systèmes seront plus adaptés que d’autres.
Nous vous listons quelques questions à se poser pour une utilisation optimale du système :
- Des agents équipés de leur propre ordinateur pour faire une présentation ?
- Des patients venant réaliser une téléconsultation ?
- Des personnes venant animer une formation ou en suivre une ?
- Pour un usage individuel ou collectif ?
Le type de public et l’utilisation de la solution revêtent donc une grande importance, car ces données permettent également de définir s’il vaut mieux privilégier un système avec outil collaboratif intégré ou pas. Dans le cas de cours ou de réunions à distance, ce type de fonctionnalité peut s’avérer précieux, mais, pour des rendez-vous individuels ou de coordination interagences avec la préfecture ou des hôpitaux, par exemple, un système basé sur PC ou BYOD peut parfois suffire. Pour des réunions confidentielles des services de sécurité, certaines restrictions peuvent aussi être imposées au niveau des outils à utiliser.
Qualité audio : la priorité pour des échanges clairs
Pour un rendez-vous efficace et productif, la qualité sonore est primordiale. Dans une collectivité, une université ou un établissement médical, il est essentiel que tous les intervenants puissent s’entendre et se comprendre, a fortiori si la salle est très vaste ou si son acoustique laisse à désirer. Dans ce cas, il peut être nécessaire de s’équiper :
- de microphones omnidirectionnels,
- d’un moyen de réduction active du bruit ambiant,
- de barres de son intégrées dans les solutions tout-en-un.
Qualité vidéo : une image fluide et professionnelle
Pour des réunions institutionnelles, des conseils municipaux hybrides ou des cours à distance, une vidéo fluide et nette renforce la crédibilité de la communication. Il est conseillé de viser :
- une résolution Full HD minimum, voire 4K pour les grands écrans,
- un zoom optique performant (5x minimum),
- un cadrage automatique pour suivre les intervenants sans opérateur technique.
Connectivité : simplicité et compatibilité
Le matériel choisi doit s’adapter aux différents profils d’utilisateurs (agents administratifs, enseignants, médecins, formateurs, etc.). Tous les intervenants concernés ne disposent pas forcément du même matériel, c’est pourquoi il est primordial de prévoir des équipements polyvalents ou appropriés selon les profils :
- des connexions simples en USB-C, HDMI ou Ethernet,
- une compatibilité avec Wi-Fi sécurisé pour les bâtiments publics,
- la prise en charge native de plateformes comme Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet.
Les solutions Yealink Android ou Windows sont un bon exemple d’outils tout-en-un pour une connectivité instantanée avec une installation Plug & Play sans configuration complexe, ce qui est idéal pour les personnes peu à l’aise avec l’informatique.
Interopérabilité : parler à tous les interlocuteurs
De nombreuses collectivités ont besoin d’échanger avec d’autres institutions, à l’image des préfectures, des ministères ou des agences régionales. De ce fait, il est très important de prévoir une solution qui supporte les protocoles de communication standardisés SIP et H.323, en particulier pour les centres hospitaliers, les services de sécurité intérieure ou les centres de formation d’État.
Dans ce domaine, les produits Cisco et Poly, disponibles par l’UGAP, assurent une parfaite interopérabilité avec les environnements complexes et les systèmes déjà déployés.
Sécurité : respect de la confidentialité
Dans plusieurs contextes, la confidentialité des échanges constitue une priorité. Pour la garantir, on recommande de s’orienter vers une solution d’infrastructure ouverte aux plateformes virtuelles PEXIP, avec une certification ou une qualification de l’ANSSI (Autorité nationale en matière de cybersécurité et de cyberdéfense en France). Parmi les éléments à privilégier, on trouve notamment :
- Solution d’interopérabilité : Teams et Google
- Solution de confidentialité : permet de sécuriser les salles virtuelles, certification ANSSI
- Innovation dans les usages : création de plateformes spécifiques pour inclure de nouveaux usages
- Virtualisation de serveur par un cloud sécurisé
Évolutivité et maintenance : penser sur le long terme
Le matériel de visioconférence est un investissement durable. Il est donc indispensable de s’assurer des mises à jour logicielles régulières. La solution doit disposer d’un support technique en français accessible et que les pièces détachées et accessoires tels que les micros, télécommandes et modules complémentaires demeurent disponibles durant plusieurs années.
Grâce à son référencement UGAP, chaque solution proposée dans notre catalogue est accompagnée d’un service après-vente fiable, avec possibilité d’assistance à l’installation ou à distance.
Comment aménager sa salle de visioconférence ?
Aménager une salle dédiée à la visioconférence requiert une réflexion globale sur l’ergonomie, le confort et la qualité de l’expérience pour tous les participants. Un bon agencement permet de garantir une communication fluide, d’éviter les problèmes techniques récurrents et d’optimiser l’usage des équipements. De l’éclairage à l’acoustique, en passant par le mobilier et l’établissement des connexions, chaque détail compte pour favoriser des échanges professionnels efficaces et agréables.
Disposition de l’espace
Avant de réaliser toutes les installations nécessaires, il est indispensable de réfléchir à l’exposition lumineuse de l’écran et des caméras. Ces dernières sont sensibles à la lumière, et une sous-exposition ou l’inverse peuvent empêcher les participants d’avoir une image nette. De même, lorsqu’un écran géant est exposé en plein soleil, il devient très difficile de distinguer l’image qui y est projetée. On conseille donc d’éviter d’organiser ses visioconférences dans des pièces à forte réverbération ou mal éclairées.
Dans le cas où les participants utilisent leur propre poste et la webcam assortie, on recommande de la placer à hauteur des yeux, pour une vue globale sur l’ensemble du visage. Par ailleurs, dans le cas d’un plus vaste espace avec une caméra grand-angle, on conseille souvent de prévoir suffisamment de recul pour garantir aux autres participants de voir la totalité des personnes présentes dans la pièce.
Traitement acoustique et visuel
La qualité du son est primordiale pour que tous les participants se comprennent. Aussi, il existe des panneaux acoustiques et des rideaux épais faciles à installer dans une salle de visioconférence, pour empêcher toute réverbération désagréable. Concernant l’éclairage, on trouve également des lampes diffusant une lumière homogène, qui évite les inconvénients liés à une exposition en contre-jour.
Mobilier et connectique
Une salle de visioconférence inclut inévitablement du mobilier spécifique ainsi que des câbles et des prises particuliers. Dans le cas d’une grande salle, on préconise d’installer une table centrale avec le passage de câbles discrets pour se connecter au système. Nous vous recommandons également de prévoir des boîtiers de connexion au centre avec les prises standards, comme un port USB, HDMI et RJ45. De plus, dans certains cas, il est aussi judicieux d'ajouter un support mural pour rehausser l’écran ou la caméra.
Intégration du matériel
Le matériel peut soit rester en place de façon permanente, soit être rangé après chaque utilisation, voire se trouver sur un chariot mobile. Il existe, en effet, des supports mobiles et des chariots, qui incluent tout le système de visioconférence : écran, haut-parleurs, micro et caméra. Certains disposent même d'une étagère pour poser un PC et des câbles pour le connecter, par exemple.
Dans des situations plus traditionnelles, on recommande de prévoir un espace de stockage sécurisé pour le matériel audiovisuel et les équipements portables, pour limiter le risque de casse ou de vol. Celui-ci doit cependant rester accessible aux personnes susceptibles de l’utiliser, dans un local technique, par exemple.