Concertation, intelligence collective et projets collaboratifs

Pour concevoir des solutions réellement adaptées aux besoins et qui s’installent facilement dans leurs usages, il est essentiel d’associer l’ensemble des parties prenantes de l’écosystème aux phases clés de conception.

Cependant, instaurer une démarche de dialogue efficace soulève souvent plusieurs questions :

• Comment écouter et consulter les agents, usagers et parties prenantes ?
• Comment créer des dispositifs de participation engageants et utiles pour orienter les politiques publiques et de nouvelles solutions ?
• Comment créer une vision commune lorsque plusieurs entités ou administrations sont impliquées ?
• Comment installer un dialogue constructif en dépassant les silos et intérêts divergents ?

Afin de répondre à ces défis, cette solution vise à accompagner les acteurs publics pour écouter, faire dialoguer, cocréer et déployer efficacement les initiatives avec ceux qui les mettront en œuvre au quotidien. En créant une dynamique positive de co-construction autour des initiatives, nous renforçons l’adhésion, consolidons la légitimité des projets de manière durable et soutenons l’engagement des parties prenantes.

Le marché proposé offre un accompagnement opérationnel dédié, porté par Eurogroup Consulting et BearingPoint, experts de la transformation des organisations publiques, de l’innovation publique et de la concertation. L'approche est sur-mesure et s’adapte aux spécificités de chaque organisation : enjeux, complexité, taille, nature des missions, maturité, contexte territorial…

Audit de maturité : savoir où vous en êtes

Évaluer le niveau de maturité de l'organisation en matière de pratiques collaboratives et de participation interne et externe, cartographier les dispositifs existants, les compétences, la culture de l'organisation et les enjeux.

Structuration et renforcement des compétences : établir un cadre favorable aux projets de concertation et de dialogue

Structurer la gouvernance de la participation (instances de pilotage, rôles, articulation avec les processus de décision), construire des référentiels méthodologiques internes (guides de concertation, kits d'animation, chartes de participation, , tutoriels, process…), former des facilitateurs et référents internes et assurer le transfert de compétences pour garantir l'autonomie dans la durée.

Accompagnement des dispositifs : co-déployer vos initiatives concrètes

• Exploration/Cadrer le dispositif : Déterminer la problématique à traiter et le mandat des participants, cartographier les acteurs, identifier les publics à impliquer (usagers, agents, partenaires), co-concevoir le dispositif.
• Co-création/Préparer et déployer un cycle d'ateliers : Concevoir et animer des séances adaptées en mobilisant les méthodes d'intelligence collaborative et de concertation, préparer les contenus et les éléments de langage, faciliter l’organisation et la coordination des acteurs mobilisés, adapter les formats aux publics vulnérables, acculturer les agents aux méthodes collaboratives.
• Concrétisation/Décider et lancer la mise en œuvre : Transformer les enseignements partagés et les données recueillies en recommandations opérationnelles et leviers d’action, puis déployer le plan d’action et conduire les expérimentations.

Principaux bénéfices attendus d’une telle démarche :

• Renforcer la légitimité des décisions publiques,
• Améliorer la qualité du service rendu,
• Réduire les risques contentieux,
• Engager davantage les agents (levier de fidélisation et de réduction de l'absentéisme) et les usagers (augmenter l’adhésion),
• Améliorer la performance (réduction de coûts à ne pas développer des solutions non adaptées, cibler mieux et plus vite…),
• Gagner en réactivité et en transversalité…