Conditions générales de vente
Version en vigueur au 01/10/2024
ARTICLE LIMINAIRE
Les présentes Conditions générales de vente (CGV) sont soumises à la loi française et sont applicables aux relations commerciales qui s’établissent entre l’UGAP et les acheteurs tels qu’ils sont définis à l’article 1er du décret n° 85-801 du 30 juillet 1985 relatif au statut et au fonctionnement de l'UGAP.
Seules les CGV mises en ligne sur le site www.ugap.fr, en vigueur à la date de la passation de la commande, sont applicables à l’acheteur et à l’UGAP.
ARTICLE 1 - ACCORDS CONTRACTUELS PARTICULIERS
Les présentes CGV s’appliquent, sans réserve, à toute commande passée, en l’absence d’accord contractuel particulier. Dans le cas contraire, elles présentent un caractère supplétif.
ARTICLE 2 - FORMALITÉS PRÉALABLES À LA PASSATION DE COMMANDE
Préalablement à la commande, l’acheteur doit :
- formaliser par écrit son besoin, notamment et si besoin est, pour permettre à l’UGAP et au fournisseur de lui présenter un devis accompagné, le cas échéant, d’un dossier technique ;
- permettre, si besoin est, la visite de son site par l’UGAP et par le fournisseur.
Les devis sont établis en fonction des besoins exprimés par l’acheteur et ont une durée de validité limitée. Cette durée figure sur le devis. Toute modification du besoin donne lieu à l'établissement d'un nouveau devis ou d'un devis complémentaire.
ARTICLE 3 - PASSATION DE COMMANDE
3.1 Composition de la commande
La commande emporte acceptation, par l’acheteur :
- des présentes CGV ;
- le cas échéant :
- du devis transmis par l’UGAP et ses annexes ;
- des conditions générales d’exécution (CGE) ;
- des conditions d’utilisation de la licence, lorsque la commande porte sur des logiciels.
La commande mentionne le code client de l’acheteur, le numéro d’engagement juridique (n° d’EJ) ou la référence interne de la commande et, le cas échéant, le code du service prescripteur.
Lors de sa commande, l’acheteur doit également préciser :
- les conditions de livraison du produit ou de l’exécution de la prestation (adresse, horaires, accréditation, accessibilité, contacts) ;
- toute demande de reprise « un pour un » entrant dans le cadre des dispositions relatives à la collecte des déchets (articles L. 541-10-8 et R. 541-161 du code de l’environnement).
3.2 Accusé de réception de la commande (ARC)
Un accusé de réception de commande est adressé par l’UGAP à l’acheteur pour lui notifier les conditions dans lesquelles sera réalisée sa commande et la durée de la garantie contractuelle. L’ARC indique les coordonnées du service client, le numéro identifiant la commande et le prix. L’absence d’observations écrites de l’acheteur pendant un délai de 48 heures ouvrées à compter de sa réception vaut acceptation de celui-ci.
Lorsque le marché dont l’UGAP dispose avec le fournisseur arrive à expiration avant l’enregistrement de la commande de l’acheteur, elle notifie à ce dernier l’impossibilité de répondre à son besoin et, par conséquent, de nouer un contrat valide.
ARTICLE 4 - ANNULATION, RÉSILIATION ET MODIFICATION DE COMMANDE
4.1 Annulation et modification de la commande à l’initiative de l’acheteur
Il ne peut être procédé à aucune annulation ou modification des commandes ayant un délai de livraison inférieur ou égal à 72 heures.
Pour les autres commandes, leur annulation ou leur modification requiert l’acceptation formelle de l’UGAP.
En sollicitant l’annulation ou la modification de sa commande, l’acheteur accepte d’en supporter les conséquences et de devoir éventuellement indemniser les préjudices subis par le fournisseur et éventuellement l’UGAP.
4.2 Annulation ou résiliation de la commande à l’initiative de l’UGAP
1. Cas d’annulation ou de résiliation
L’UGAP se réserve le droit d’annuler ou de résilier la commande de l’acheteur dans les cas ci-dessous mentionnés :
- Erreur sur les qualités essentielles de la commande : l’UGAP, en application des principes dont s’inspirent les articles 1130 et suivants du Code civil, peut annuler la commande de l’acheteur avant le début de son exécution lorsqu’elle a été conclue sur la base d’une erreur grossière qui en affecte les qualités essentielles, notamment la chose ou le prix ;
- Absence de signalement d’éléments de nature à contrarier la bonne exécution de la commande par le fournisseur : l’UGAP peut annuler ou résilier la commande de l’acheteur lorsque ce dernier n’a pas communiqué des éléments nécessaires à sa bonne exécution ;
- Survenance d’une décision faisant obstacle à la poursuite du marché conclu entre l’UGAP et le fournisseur : l’UGAP peut annuler ou résilier la commande de l’acheteur lorsque, dans le cadre d’une procédure collective en France ou à l’étranger, une décision du mandataire judiciaire, de l’administrateur judiciaire ou du tribunal de commerce fait, provisoirement ou définitivement, obstacle à l’exécution du marché dont elle dispose avec le fournisseur ;
- Interruption pour une durée indéterminée de l’activité du fournisseur en raison de difficultés d’approvisionnement : l’UGAP peut annuler ou résilier la commande de l’acheteur lorsque l’activité du fournisseur est interrompue en raison de difficultés d’approvisionnement exceptionnelles.
2. Modalités de mise en œuvre de l’annulation ou de la résiliation
L’UGAP adresse à l’acheteur sa décision d’annulation ou de résiliation par tout moyen permettant de lui donner date certaine. Cette décision précise le motif sur lequel elle se fonde ainsi que sa date d’entrée en vigueur. Cette date ne peut être inférieure à quinze (15) jours à compter de la notification de la décision à l’acheteur.
Dans la limite de ce délai et en application des principes posés par la jurisprudence (CE, 8 octobre 2014, Société Grenke Location n°370644), l’acheteur peut s’opposer par écrit à la décision de l’UGAP uniquement pour motif d’intérêt général tiré notamment des exigences du service public dont il a la charge. Passé ce délai, la décision de l’UGAP est définitive.
Dans le cas où l’acheteur s’est opposé à l’annulation ou à la résiliation de la commande et s’il est matériellement possible de l’exécuter, l’UGAP en application de la jurisprudence (CE, 25 octobre 2013, Région Languedoc-Roussillon, n°369806) peut demander l’indemnisation de tout préjudice résultant de la décision de poursuivre l’exécution.
4.3 Modification des délais d’exécution
L’UGAP peut modifier ou suspendre les délais d’exécution ou de livraison dans les hypothèses suivantes :
- pour des raisons imputables à l’acheteur, notamment s’il en a fait la demande par écrit auprès du service client. Dans tous les cas, des frais supplémentaires peuvent lui être appliqués ;
- en cas de survenance d’un ou de plusieurs des évènements décrits à l’article 4.2 ou à l’article 17 des présentes CGV.
ARTICLE 5 – STIPULATIONS PARTICULIÈRES RELATIVES AUX SITES SENSIBLES ET PROTÉGÉS
L’acheteur informe l’UGAP et le fournisseur du classement de tout ou partie de son site en zone protégée. Il lui communique les informations nécessaires à la bonne exécution de la commande, ainsi que les modalités d’établissement des autorisations d’accès en zone protégée avant l’exécution ou la livraison de la commande.
Conformément à l’article L. 211-2 du code des relations entre le public et l’administration, le refus de l’autorisation d’accès en zone protégée est motivé par l’acheteur sauf lorsque la communication des motifs pourrait être de nature à porter atteinte à l’un des secrets ou intérêts protégés par les dispositions du a au f du 2° de l’article L.311-5 du code des relations entre le public et l’administration.
ARTICLE 6 – PRIX
Prix de l'ARC
L’ARC mentionne les prix de vente qui comprennent notamment : le prix des produits ou prestations commandés, toute taxe ou contribution rendue obligatoire par la loi ainsi que, le cas échéant, tous les frais liés à la livraison du produit (forfaitaire ou complémentaire).
Ecocontribution
Les prix des produits ou prestations concernés par un dispositif de responsabilité élargie du producteur (REP) intègrent une contribution environnementale obligatoire en application de l’article L.541-10-1 et suivants du code de l’environnement.
Exonération ou application d’une taxe sur la valeur ajoutée réduite
Pour les livraisons en exonération de TVA, dans l’Union européenne, ou soumises à une TVA à taux réduit, tous les justificatifs nécessaires, émanant des autorités compétentes, doivent être joints au bon de commande ou envoyés dans les plus brefs délais. À défaut, les taxes éludées et les pénalités encourues sont mises à la charge de l’acheteur sans que celui-ci puisse invoquer une quelconque prescription.
Prix de facturation
Les montants de taxes et d’écocontributions applicables aux produits ou prestations sont ceux en vigueur à la date d’émission de la facture.
ARTICLE 7 - LIVRAISON DES PRODUITS
Le délai prévisionnel de livraison est indiqué dans l’ARC ou, à défaut, dans l’espace client de l’acheteur, sur le site ugap.fr. Sauf clause particulière préalablement convenue, la livraison s’effectue au rez-de-chaussée du lieu de livraison indiqué.
Il appartient à l’acheteur de veiller, au préalable, à la préparation, à l’accessibilité et à la conformité aux normes applicables des locaux et emplacements où doivent être livrés les produits commandés. À défaut, des frais complémentaires peuvent être facturés par l’UGAP.
Il appartient à l’acheteur de vérifier la conformité à la commande, de consigner toute détérioration constatée contradictoirement sur le bordereau du transporteur et, le cas échéant, d’y mentionner le refus de ce dernier d’une vérification contradictoire après déballage immédiat des colis. L’acheteur en informe le service client de l’UGAP sans délai.
Lorsqu’un bon de livraison est établi par le transporteur, il peut l’être sur tout support, papier ou dématérialisé.
En application des dispositions d’ordre public de l’article L. 133-3 du code de commerce, ces observations doivent être confirmées au transporteur dans les trois jours suivant la réception des objets transportés, par lettre recommandée avec avis de réception postal. Le non-respect de ces formalités éteint tout recours ultérieur. Copie de cette lettre recommandée et de l’avis de réception doivent être adressées sans délai à l’UGAP.
Dès lors que l’acheteur a accepté la livraison sans réserve, les responsabilités du transporteur et de l’UGAP sont dégagées au titre des dommages occasionnés lors des opérations de livraison ou de transport.
Il est rappelé que la mention « sous réserve de déballage » ou toute autre mention équivalente n’a aucune valeur juridique et ne permet pas d’établir que les dommages existaient lors de la livraison. Par conséquent, cette mention ne saurait dégager l’acheteur de son devoir de vérification et de contrôle de l'état des produits livrés.
Si le transporteur ne laisse pas le temps à l’acheteur de contrôler l'état des produits livrés, pour quelque raison que ce soit, l’acheteur doit impérativement le préciser sur le bordereau de livraison ou, à défaut, sur un papier libre qu’il doit faire contresigner par le transporteur.
Sauf clause particulière, les emballages des produits restent la propriété de l’acheteur.
ARTICLE 8 – REPRISE DES PRODUITS USAGES (REPRISE « UN POUR UN »)
Selon les articles L. 541-10-8-I et R. 541-161 du Code de l’environnement, pour les filières concernées et en fonction des caractéristiques et de la volumétrie des anciens produits, l’UGAP propose à l’acheteur l’une des modalités suivantes :
- reprise lors de la livraison d’un nouvel achat
- désignation du point de collecte de proximité
- mise à disposition d’une solution de renvoi sans frais
Cependant, certaines conditions doivent être respectées :
- équivalence de produit : le produit que l’UGAP reprend doit être de même nature et de même quantité que le produit livré ;
- demande de reprise : l’acheteur doit informer l’UGAP de son souhait de reprise au moment de sa commande. Toute demande ultérieure ne sera pas prise en compte ;
- préparation des produits : dans le cas d’une reprise sur le lieu de livraison, les produits à reprendre doivent être propres, démontés et rangés de manière sécurisée. Ils doivent être manipulables, sans danger, et regroupés au rez-de-chaussée du lieu de livraison indiqué. Concernant les équipements électriques et électroniques, ceux-ci doivent être débranchés, vidés et vidangés avant l’arrivée du livreur.
Conformément à l’article R 541-164 du Code de l’environnement, si ces conditions ne sont pas respectées, les équipes de l’UGAP et les livreurs peuvent refuser de reprendre le produit usagé. Toute collecte devant être replanifiée du fait de l’acheteur sera facturée.
ARTICLE 9 – ADMISSION, TRANSFERT DE GARDE, TRANSFERT DE PROPRIÉTÉ
L’admission est la constatation, par l’acheteur, que les fournitures livrées ou les prestations réalisées sont conformes à la commande passée.
Les opérations de vérification quantitative et qualitative, précédant l’admission des prestations, ainsi que la décision d’admission, d’ajournement et de rejet, sont à la charge de l’acheteur.
Tout agent de l’acheteur est réputé habilité à effectuer les opérations de vérification.
Toute décision d’ajournement ou de rejet doit être expresse et notifiée à l’UGAP dans un délai de 10 jours calendaires, à compter de la date de livraison des fournitures ou de réalisation des prestations de service.
Les présentes modalités d’admission s’appliquent sans préjudice des obligations susmentionnées de l’acheteur au titre des opérations de vérification lors de la livraison.
La décision d’admission est acquise à la date de sa notification par l’acheteur à l’UGAP. À défaut de notification, la date d'admission est celle qui figure sur la facture du fournisseur, telle qu’adressée par celui-ci à l'UGAP.
La garde des produits livrés est transférée à l’acheteur à compter de leur livraison. Il appartient à ce dernier de prendre toutes mesures nécessaires à leur conservation.
Le transfert de propriété, au bénéfice de l’acheteur, s’opère à l’admission.
ARTICLE 10 – AVANCES À LA COMMANDE - PAIEMENT
10.1 Avances
L’UGAP peut demander à l’acheteur le versement d’avances, telles que mentionnées à l’article 13 du décret n°85-801 du 25 juillet 1985 modifié, et ce, sans limitation de montant.
En cas de remboursement par l’UGAP à l’acheteur de ces avances, ce remboursement n’ouvre droit au versement d’aucun intérêt ni d’aucune indemnité de quelque nature que ce soit.
10.2 Paiement
Le paiement est exigible à l’admission.
Conformément aux textes en vigueur, l’acheteur est tenu de procéder au paiement sur présentation de la facture émise par l’UGAP. En conséquence et sous réserve des stipulations de l’article 9, l’acheteur ne peut valablement s’opposer au paiement de la facture au seul motif de l’absence de preuve du service fait ou de l’absence de reversement de pénalités de retard.
Le paiement intervient dans les délais et conditions prévues par la réglementation applicable en matière de lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique. Ainsi, en application des articles R.2192-10 et R.2192-11 du code de la commande publique et sauf dérogation règlementaire, le paiement d’une facture émise par l’UGAP doit intervenir dans un délai maximum de 30 jours.
Le dépassement du délai de paiement fait courir, de plein droit, des intérêts moratoires dont le taux est égal au taux d’intérêt de la principale facilité de refinancement de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au premier jour du semestre de l’année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage. Tout retard de paiement ouvre droit, au bénéfice de l’UGAP, au versement, par l’acheteur, de l’indemnité forfaitaire de recouvrement dont le montant est fixé à 40 euros.
Les titres de paiement sont établis exclusivement à l’ordre de l’Agent comptable de l’UGAP et lui sont adressés par virement, par chèque ou par carte d’achat. Ils exposent les références des opérations concernées.
Les renseignements nécessaires à cet effet sont :
- n° de RIB : 10071 75000 00001000047 36.
- Adresse postale : UGAP, 1 boulevard Archimède - Champs-sur-Marne - 77444 Marne-la-Vallée Cedex 2.
Toute contestation de la facture doit intervenir dans le délai maximum de deux (2) mois à compter de sa date d’émission par l’UGAP. Passé ce délai, toute contestation devient irrecevable et le paiement de la facture est définitivement dû.
ARTICLE 11 – PÉNALITÉS DE RETARD
L’UGAP procède au reversement de toute pénalité de retard à l’acheteur, d’un montant supérieur à 500 €, appliquée et perçue dans le cadre des marchés conclus avec ses fournisseurs. Pour chaque dossier de pénalités, une déduction forfaitaire de 250 € est appliquée à titre de frais.
La décision d’appliquer ou non des pénalités de retard appartient exclusivement à l’UGAP, en qualité de pouvoir adjudicateur. L’UGAP peut en prononcer l’exonération totale ou partielle.
ARTICLE 12 – GARANTIE ET DISPONIBILITÉ DES PIÈCES DÉTACHÉES
12.1 Durée de la garantie contractuelle
La durée de la garantie contractuelle, mentionnée dans l’ARC, court à compter de la date d’admission, par l’acheteur, des produits concernés.
12.2 Modalités de mise en œuvre de la garantie
La mise en œuvre de la garantie doit être sollicitée directement par l’acheteur, auprès du fournisseur, et ce, dans les conditions définies dans la fiche SAV disponible dans l’espace client sur ugap.fr. Une copie de cette demande est adressée au service client de l’UGAP.
L’acheteur peut se voir proposer l’une des modalités d’intervention suivantes :
- La réparation du produit défectueux ;
- L’envoi des pièces détachées chez l’acheteur dans le cadre du SAV facilement remplaçable par un néophyte ; ou
- L’intervention directe sur les lieux d’utilisation des produits dans le cadre du SAV nécessitant la compétence d’un technicien ou dans le cadre d’un nombre important de SAV sur le même site ; ou
- La reprise du produit pour réparation dans les locaux du fournisseur ;
- Le remplacement du produit ;
- Par un échange standard du produit ; ou
- Par un échange à neuf du produit lorsque celui-ci ne peut pas être réparé et/ou remplacé par un échange standard.
- La reprise et le remboursement du produit si la réparation et le remplacement sont impossibles.
Ces interventions comprennent la fourniture et le remplacement des pièces de toute nature, mises hors d'usage par un emploi normal des produits ou présentant un défaut de matière ou de fabrication.
L’entretien courant et les éléments qu’il nécessite restent à la charge de l’acheteur, selon les préconisations et les spécifications édictées par le constructeur et communiquées à l’acheteur.
La garantie ne joue pas dans le cas de dommages causés par l’acheteur, de détérioration résultant d’une utilisation anormale, de modification ou de réparation par un tiers sans l’accord écrit du fournisseur.
12.3 Pièces détachées
La durée de disponibilité des pièces détachées nécessaires à la réparation du produit figure dans la fiche SAV.
ARTICLE 13 – CONFORMITÉ ET DÉONTOLOGIE
L’acheteur s’engage à respecter lors de ses relations avec l’UGAP les dispositions de la charte de déontologie de l’établissement, disponible sur le site ugap.fr.
ARTICLE 14 – CONFIDENTIALITÉ ET PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Les engagements des parties en matière de confidentialité et de protection des données personnelles sont définis et consultables à la rubrique « Les marchés publics de l’UGAP et le RGPD : clauses applicables aux commandes », accessible sur le site ugap.fr au lien suivant :
Politique de confidentialité - La protection des données personnelles dans nos contrats.
ARTICLE 15 – CONTRÔLE DE CONFORMITÉ
L’UGAP se réserve la possibilité de réaliser ou faire réaliser, par un organisme extérieur indépendant et impartial, des audits de la conformité de l’exécution de la commande.
L’UGAP, ou l’organisme mandaté par elle, peut effectuer les missions de contrôle du respect des engagements contractuels, à tout moment et en tout lieu. L’acheteur s’engage à accepter ledit contrôle et à coopérer avec l’UGAP ou son prestataire.
ARTICLE 16 – EXONÉRATION DE LA RÉMUNÉRATION POUR COPIE PRIVÉE
En application de l’article L. 311-8 III du code de la propriété intellectuelle, les supports d’enregistrement (à l’exception des tablettes tactiles multimédias et des téléphones mobiles) acquis par l’acheteur auprès de l’UGAP, sont réputés acquis à des fins exclusivement professionnelles et, à ce titre, sont exonérés du paiement de la rémunération pour copie privée.
L’acheteur s’engage à ce que les supports d’enregistrement commandés auprès de l’UGAP :
- répondent à des conditions d’utilisation ne permettant pas de présumer un usage à des fins de copie privée ;
- sont utilisés par l’acheteur à des fins exclusivement professionnelles.
L’acheteur s’engage à remettre à l’UGAP, à COPIE FRANCE ou aux personnes mandatées par cette dernière, sur demande, tout document, notamment règlement intérieur, note d’information, charte, affiche, permettant d’établir que sont portés à la connaissance des personnels agents/utilisateurs desdits supports :
- le rappel que lesdits supports sont mis à leur disposition exclusivement dans le cadre de leur activité professionnelle ;
- le rappel que l’usage desdits supports à des fins de copie privée pour la reproduction d’œuvres littéraires et artistiques est assujetti à la rémunération pour copie privée et que tout usage de ce type doit être impérativement signalé au responsable hiérarchique.
L’acheteur reconnaît également à COPIE FRANCE ou aux personnes mandatées par cette dernière, la faculté d’obtenir communication du détail des commandes, des factures et/ou bons de livraison correspondant à ses achats de supports d'enregistrement.
L’acheteur engage sa responsabilité à l’encontre de COPIE FRANCE en cas de violation des obligations précédentes.
ARTICLE 17 – FORCE MAJEURE ET LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
17.1 Force majeure
L’UGAP ne peut être tenue responsable, vis-à-vis de l’acheteur, d’une inexécution totale ou partielle de ses obligations et de ses conséquences directes ou indirectes si cette inexécution résulte de la survenance d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.
De convention expresse, sont réputés également constituer des cas de force majeure, les évènements suivants dès lors qu’ils font obstacle à l’exécution de la commande :
- Guerre, émeutes et mouvements insurrectionnels ;
- Grève générale ou spécifique à un ou plusieurs secteurs d’activité, affectant ou non la circulation des biens et des personnes ;
- Épidémie, pandémie ou crise sanitaire d’une ampleur exceptionnelle ;
- Incendie, tremblement de terre, événements climatiques donnant lieu à la publication d’un arrêté portant reconnaissance de l'état de catastrophe naturelle ;
- Difficultés d’approvisionnement exceptionnelles ;
- Mesures nationales ou locales de police administrative restreignant ou interdisant toute circulation ;
- Arrêt partiel ou total des réseaux internet ou des autres réseaux de télécommunications
- Absence de reprise de la commande par un repreneur dans le cadre d’une procédure collective ouverte à l’encontre du fournisseur.
17.2. Limitation de responsabilité
De convention expresse, la perte totale ou partielle de financements extérieurs subis par l’acheteur est réputée ne pas être imputable à l’établissement lorsque cela résulte d’un allongement du délai initial d’exécution de la commande, exclusivement imputable au fournisseur de l’UGAP.
ARTICLE 18 – LOI APPLICABLE ET JURIDICTIONS COMPÉTENTES
Les présentes CGV sont soumises pour leur validité, leur interprétation et leur exécution, à la Loi française.
Les parties s’engagent à tout mettre en œuvre pour privilégier un règlement à l’amiable de tout différend. Toute réclamation de l’acheteur doit faire l’objet d’une demande dûment motivée et adressée au service client dont les coordonnées figurent sur l’ARC.
Tout litige qui ne serait pas réglé à l’amiable sera porté devant le tribunal compétent.
ARTICLE 19 – CONDITIONS PARTICULIÈRES DE VENTE APPLICABLES AUX PRODUITS « UGAP PACK SERVICES + »
L’acquisition par l’acheteur de tout produit identifié « UGAP Pack Services + » est soumise aux conditions particulières de vente consultables via le lien suivant :
Conditions particulières de vente.
ARTICLE 20 – IDENTIFIANT UNIQUE DE PRODUCTEUR SOUMIS À LA RESPONSABILITÉ ÉLARGIE DU PRODUCTEUR (REP)
Conformément aux dispositions de l'article L.541-10-13 du Code de l’environnement, l’UGAP (code Siret 77605646700587) dispose d’un identifiant unique pour les filières suivantes :
- filière ameublement : FR013360_10MPZW (VALDELIA) ;
- filière emballages ménagers et papiers graphiques : FR013360_01ZPGN (CITEO).
Annexes
Annexe 1 : Modèle d’attestation d’admission de commande (PDF - 212 Ko)
Annexe 2 : Modèle d’état des réserves (PDF - 222 Ko)
Annexe 3 : Modèle de procès-verbal de levée des réserves (PDF - 183 Ko)
Télécharger les CGV (PDF - 266 Ko)