Article préliminaire
Les présentes conditions générales de vente sont soumises à la loi française et sont applicables à l'ensemble des relations commerciales entre l'UGAP et tout acheteur éligible à l'établissement. Seules les conditions générales de vente mises en ligne sur le site www.ugap.fr sont opposables à l'acheteur et à l'UGAP. Les conditions générales d'achat de l'acheteur sont inopposables à l'UGAP.
Les conditions générales de vente applicables sont celles en vigueur à la date de la passation de la commande.
ARTICLE 1 - Acheteurs
L'Union des groupements d'achats publics (UGAP) est une centrale d'achat au sens des dispositions législatives et réglementaires du code de la commande publique. Elle est réservée aux acheteurs mentionnés dans ses dispositions statutaires (ci-après « l'acheteur »).
ARTICLE 2 - Accords contractuels particuliers
Les présentes conditions générales de vente s'appliquent sans réserve à toute opération confiée par l'acheteur à l'UGAP, en l'absence d'accord contractuel particulier entre l'acheteur et l'établissement public. En cas d'existence d'accord particulier, elles ont un caractère supplétif.
ARTICLE 3 - Passation de commande
L'acheteur s'adresse à l'UGAP dans les conditions fixées par les dispositions mentionnées à l'article 1er. Le recours aux modalités du commerce électronique ou l'utilisation de la carte d'achat requiert la conclusion préalable d'un accord particulier.
Toute commande est adressée par l'acheteur au service de l'UGAP compétent ou est enregistrée et transmise selon les modes de commande à distance mis à sa disposition par l'UGAP.
La commande mentionne obligatoirement le code client de l'acheteur, le numéro d'engagement juridique (n° d'EJ) ou lorsqu'il n'est pas concerné par le n° d'EJ, la référence interne de la commande, ainsi que l'adresse et les conditions d'exécution (horaires, accréditation, contacts).
L'acheteur doit également préciser, lors de sa commande, toute demande de reprise « un pour un » entrant dans le cadre des dispositions relatives à la collecte des déchets d'équipements électriques et électroniques (article L. 541-10-8 du code de l'environnement).
Un accusé de réception de commande (ARC) est adressé en retour par l'UGAP pour notifier à l'acheteur l'acceptation de sa commande. L'accusé de réception indique notamment le numéro identifiant la commande, les prix de facturation, et toute indication utile. À défaut de précision sur le délai de livraison, celui-ci sera disponible sur le site ugap.fr. L'absence d'observations de l'acheteur sur l'ARC, signifiées à l'UGAP dans un délai de 48 heures à compter de sa réception, vaut validation de la conformité de celui-ci à la commande.
ARTICLE 4 - Annulation et modification de commande
L'acheteur peut demander l'annulation ou la modification de sa commande le jour même de sa commande. Aucune demande d'annulation ou de modification de commande n'est acceptée dans le cas où les fournitures sont livrées dans un délai inférieur à 72 heures.
Passé ces délais, l'acheteur peut néanmoins solliciter auprès du service compétent de l'UGAP, par écrit, l'annulation ou la modification de sa commande. Dans ce cas, toute annulation ou modification intervient aux frais et risques de l'acheteur.
ARTICLE 5 - Prix
Les prix de facturation sont ceux en vigueur à l'UGAP à la réception de la commande par l'UGAP. Ils comprennent en sus, le cas échéant, toute contribution rendue obligatoire par les lois et règlements, toutes taxes et frais compris (et d'éco-contribution) en vigueur au jour de la facturation. Le montant de l'éco-contribution est donc susceptible d'évoluer, en vertu des articles L541-10-3, L541-10-20 et L541-10-21 du code de l'environnement.
Les commandes de faible montant peuvent supporter des frais forfaitaires de livraison pour un montant précisé par le catalogue de l'UGAP en vigueur ou sur le site ugap.fr.
Pour toute destination autre qu'en France continentale, des frais peuvent être occasionnés par une livraison sur place. Ces frais sont facturés après acceptation par l'acheteur d'un devis estimatif.
Pour les livraisons en exonération de TVA dans l'Union européenne, tous les justificatifs nécessaires émanant des autorités compétentes sont joints au bon de commande ou envoyés dans les plus brefs délais. À défaut, les taxes éludées et les pénalités encourues sont mises à la charge de l'acheteur sans que celui-ci puisse invoquer une quelconque prescription.
ARTICLE 6 - Livraison
La livraison intervient dans le délai indiqué par l'ARC1 ou, à défaut, sur le site ugap.fr. Sauf clause particulière préalablement convenue, elle s'effectue au rez-de-chaussée du lieu de livraison indiqué.
Les reports de livraison sont demandés par écrit au service client indiqué sur l'accusé réception de commande. Le cas échéant, ces reports sont susceptibles d'entrainer des frais supplémentaires.
Il appartient à l'acheteur de vérifier la conformité des quantités reçues avec celles précisées dans les documents émis par l'UGAP, de consigner toute détérioration constatée sur le bordereau du transporteur et, le cas échéant, d'y mentionner le refus de ce dernier d'une vérification contradictoire après déballage immédiat des colis.
Lorsqu'un bon de livraison est établi par le transporteur, il peut l'être sur tout support, papier ou dématérialisé.
En application des dispositions d'ordre public de l'article L. 133-3 du code de commerce, ces observations sont confirmées au transporteur dans les trois jours suivant la réception des objets transportés, par lettre recommandée avec avis de réception postal. Le non-respect de ces formalités éteint tout recours ultérieur. Copies de cette lettre recommandée et de l'avis de réception sont adressées sans délai à l'UGAP.
L'acheteur peut demander à l'UGAP, pour les fournitures non déballées et non utilisées, et non personnalisées, la reprise des fournitures livrées dans les sept jours de leur réception. En fonction de la typologie des fournitures, l'UGAP se réserve le droit de refuser cette demande.
L'acheteur tient à la disposition de l'UGAP la preuve de la reprise par le transporteur.
L'UGAP ne saurait être tenue responsable des écarts constatés entre les images ou les visuels mis à disposition et les produits réellement livrés.
Sauf fait directement imputable à l’UGAP, les frais suivants sont à la charge de l’acheteur :
- frais de reprise de matériel,
- frais résultant d’un report de livraison,
- frais de relivraison.
ARTICLE 7 - Santé et sécurité au travail - Prévention des risques - Plan de prévention - Protocole de sécurité
L'acheteur doit respecter les prescriptions relatives aux « travaux réalisés dans un établissement par une entreprise extérieure » du Titre 1er du Livre V de la Quatrième partie du code du travail.
ARTICLE 8 - Admission/Réception et transfert de propriété
L'admission/réception est la constatation par l'acheteur que les prestations réalisées ou les fournitures livrées sont conformes aux stipulations convenues.
Les opérations de vérification quantitative et qualitative précédant l'admission/réception des prestations ainsi que la décision d'admission/réception, d'ajournement et de rejet sont à la charge de l'acheteur. Toute décision d'ajournement et de rejet doit être expresse et notifiée à l'UGAP dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la date de livraison des fournitures ou de réalisation des prestations de service.
Tout agent de l'acheteur est réputé habilité à effectuer les opérations de vérification, sauf si un responsable a été nommément désigné à cet effet sur le bon de commande.
L'admission/réception est acquise à la date de notification à l'UGAP de la décision y afférant. En l'absence de cette notification et sauf contestation de l'acheteur, la date d'admission/réception est celle qui figure sur la facture du fournisseur adressée par celui-ci à l'UGAP.
Le transfert de propriété est réalisé : pour les personnes publiques, par l'admission/réception et, pour les personnes privées, par le paiement intégral du prix.
ARTICLE 9 - Paiement
Conformément aux dispositions statutaires de l'UGAP, des avances peuvent lui être versées par les acheteurs, sans limitation de montant.
Le paiement est exigible à l'admission/réception.
Le paiement intervient dans les conditions prévues par la réglementation applicable en matière de lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique.
Le dépassement du délai de paiement fait courir de plein droit des intérêts moratoires dont le taux est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement de la Banque centrale européenne (BCE), en vigueur au premier jour du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de huit points de pourcentage. Tout retard de paiement ouvre droit au bénéfice de l'UGAP au versement par l'acheteur de l'indemnité forfaitaire de recouvrement dont le montant est fixé à 40 euros.
Les titres de paiement sont établis exclusivement à l'ordre de l'agent comptable de l'UGAP avec les références de l'opération concernée et lui sont adressés par virement, par chèque ou par carte d'achat. Les renseignements nécessaires à cet effet sont indiqués ci-dessous.2
ARTICLE 10 - Pénalités de retard
L'UGAP procède au reversement de toute pénalité de retard, d'un montant supérieur à 500 €, dès lors qu'elle est appliquée et perçue dans le cadre des marchés conclus avec ses fournisseurs, déduction faite, sauf convention particulière entre l'UGAP et l'acheteur, de la somme forfaitaire de 250 € HT par dossier de pénalités instruit.
ARTICLE 11 - Garantie
La garantie qui incombe au fournisseur prend effet à la date d'admission/réception.
Les conditions de sa mise en œuvre sont portées à la connaissance de l'acheteur, notamment sur le site ugap.fr.
Pour les livraisons en dehors de la France continentale, la garantie ne porte que sur le remplacement des pièces défectueuses sauf dispositions particulières prévues au moment de la commande.
La mise en œuvre de la garantie est demandée directement par l'utilisateur au fournisseur. Une copie de cette demande peut être adressée au service compétent de l'UGAP.
ARTICLE 12 - Conformité et déontologie
L'acheteur s'engage à respecter les dispositions de la charte de déontologie de l'UGAP, disponible sur le site www.ugap.fr.
ARTICLE 13 - Exonération de la rémunération pour copie privée
En application de l'article L. 311-8 III du code de la propriété intellectuelle, les supports d'enregistrement (à l'exception des tablettes tactiles multimédias et des téléphones mobiles) acquis par l'acheteur auprès de l'UGAP sont réputés acquis à des fins exclusivement professionnelles et, à ce titre, sont exonérés du paiement de la rémunération pour copie privée.
L'acheteur s'engage à ce que les supports d'enregistrement commandés auprès de l'UGAP :
- répondent à des conditions d'utilisation ne permettant pas de présumer un usage à des fins de copie privée ;
- et seront utilisés par l'acheteur à des fins exclusivement professionnelles.
L'acheteur s'engage à remettre à l'UGAP ou à COPIE FRANCE ou aux personnes mandatées par cette dernière, sur demande, tout document, notamment règlement intérieur, note d'information, charte, affiche, permettant d'établir que sont portés à la connaissance des personnels agents/utilisateurs desdits supports :
- le rappel que lesdits supports sont mis à leur disposition exclusivement dans le cadre de leur activité professionnelle ;
- le rappel que l'usage desdits supports à des fins de copie privée pour la reproduction d'œuvres littéraires et artistiques est assujetti à la rémunération pour copie privée et que tout usage de ce type doit être impérativement signalé au responsable hiérarchique.
L'acheteur reconnaît également à COPIE FRANCE ou aux personnes mandatées par cette dernière, la faculté d'obtenir communication du détail des commandes, des factures et/ou bons de livraison correspondant à ses achats de supports d'enregistrement.
L'acheteur engage sa responsabilité à l'encontre de COPIE FRANCE en cas de violation des obligations précédentes.
ARTICLE 14 - Traitement de données personnelles
14.1 Qualification des acteurs au sens du RGPD :
Lorsque la passation de la commande concerne l'exécution d'une prestation nécessitant un traitement de données à caractère personnel entre l’acheteur et le prestataire, par principe, l’acheteur est qualifié juridiquement de responsable de traitement, cependant que le prestataire est sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette qualification de principe des rapports contractuels entre l’acheteur et le prestataire en matière de traitement de données à caractère personnel doit faire l’objet d’un examen au cas par cas, traitement par traitement, avant l’exécution de la commande. L’acheteur et le prestataire restent libres de qualifier autrement leurs rôles respectifs dans les activités de traitement qu’elles sont amenées à réaliser pour l’exécution de la commande.
La responsabilité de l'UGAP envers l'acheteur ne peut être engagée que pour des faits qui lui seraient directement imputables et qui lui causeraient un préjudice directement lié à ces faits. Elle ne peut être engagée pour les préjudices indirects. L'opposabilité des présentes conditions générales de vente dans les relations commerciales entre l'UGAP et tout acheteur ne dispense pas ce dernier de faire son affaire personnelle des formalités lui incombant au titre de la réglementation relative à la protection des données, notamment en se rapprochant, le cas échéant, du fournisseur afin d'établir un acte juridique conformément aux dispositions de l'article 28 du RGPD.
14.2 Transmission par l'UGAP des données personnelles de l'acheteur à Net Reviews pour le service « Avis vérifiés » :
L'acheteur est informé que ses données à caractère personnel peuvent être transmises au tiers Net Reviews pour le service « Avis vérifiés » dans le but de collecter son avis suite à sa commande passée sur le site ugap.fr.
Net Reviews utilise les Données Personnelles de l'acheteur uniquement dans le cadre de sa solution et pour les seuls besoins de celle-ci.
Net Reviews s'interdit formellement de communiquer à quiconque des informations personnelles ou nominatives permettant d'identifier l'acheteur ou portant atteinte au respect de sa vie privée. L'acheteur peut s'opposer à la diffusion de ces informations à Net Reviews via l'adresse : donneespersonnelles@ugap.fr
ARTICLE 15 - Différends et litiges
Les parties s'efforcent de régler à l'amiable tout différend. Toute réclamation de l'acheteur doit faire l'objet d'une réclamation préalable dûment motivée adressée par tout moyen au service client dont les coordonnées figurent sur l'accusé de réception de commande (ARC).
En cas de persistance du différend ou du litige, l'acheteur s'adresse à la Direction centrale du développement territorial de l'UGAP – Pôle ADV, au siège de l'établissement public.3
Les frais d'expertise éventuellement exposés sont partagés par moitié entre l'acheteur et l'UGAP.
ARTICLE 16 - Conditions particulières de vente applicables aux produits « UGAP Pack Services + »
L’acquisition par l’acheteur de tout produit identifié « UGAP Pack Services + » est soumise aux conditions particulières de vente consultables via le lien suivant :
Voir les conditions particulières de vente
ARTICLE 17 - Identifiant unique de producteur soumis à la responsabilité élargie du producteur (REP)
Le numéro d’enregistrement de l’UGAP au registre des producteurs de la filière ameublement est : FR013360_10MPZW (VALDELIA).
Cet identifiant unique atteste de l’enregistrement au registre des producteurs de la filière ameublement en application de l’article L.541-10-13 du Code de l’Environnement. Il a été attribué par l’ADEME à l’UGAP (code Siret 77605646700587) et atteste de la conformité de l’UGAP au regard de son obligation d’enregistrement au registre des producteurs de cette filière et de ses obligations déclaratives auprès de l’éco-organisme VALDELIA.
- (1) L'accusé de réception de commande (ARC) est défini à l'article 3.
- (2) Recette générale des finances : RIB 10071 75000 00001000047 36.
- (3) UGAP, 1 boulevard Archimède - Champs-sur-Marne - 77444 Marne-la-Vallée Cedex 2.