Description de l’offre
Touchant plus de 380 000 enfants en France pour près de 10 milliards d’euros de dépenses publiques, la gestion des dossiers d’aide sociale à l’enfance (ASE) constitue un enjeu majeur pour les départements.
Ces derniers doivent concilier efficacité administrative, sécurisation des données sensibles et coordination entre de multiples acteurs : services sociaux, magistrats, familles d’accueil, établissements spécialisés, etc.
L’offre proposée par l’UGAP et le groupement CGI – Tessi – Eliot, dans le cadre du marché d’assistance à la dématérialisation et à l’archivage électronique, permet aux collectivités territoriales de moderniser la gestion des dossiers ASE grâce à une démarche complète :
- numérisation fidèle des documents (certification NF 544),
- intégration dans une GED (gestion electronique des documents) ou un SAE (système d'archivage électronique) certifié NF 461,
- automatisation des processus et circulation sécurisée des informations,
- hébergement souverain sur des infrastructures certifiées ISO 27001 et HDS.
Les objectifs de l’offre
- Moderniser et fiabiliser la gestion administrative des dossiers ASE, de leur réception à leur archivage, dans le respect des exigences réglementaires (RGPD - règlement général sur la protection des données, NF Z42-013, service interministériel des archives de france - SIAF).
- Garantir la sécurité, la traçabilité et la valeur probatoire des documents dématérialisés, grâce à des processus certifiés et audités.
- Réduire les délais de traitement et les tâches manuelles pour améliorer la réactivité des services et la qualité du suivi des situations.
- Optimiser les coûts de gestion liés à l’impression, à l’archivage physique et aux échanges interservices.
- Renforcer la coordination entre acteurs (services sociaux, magistrats, familles d’accueil, établissements spécialisés) via un accès centralisé et sécurisé à l’information.
- Favoriser une approche centrée sur l’humain, en libérant du temps aux agents pour l’accompagnement social et en offrant aux familles une expérience plus fluide et transparente.
Comment vous accompagner ?
L’UGAP et le groupement CGI – Tessi – Eliot proposent un accompagnement complet, depuis la phase de cadrage jusqu’à la mise en production, pour garantir la réussite et la conformité de votre projet :
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01
Diagnostic et cadrage du projet :
- Analyse de l’existant (volumes, processus métiers, contraintes réglementaires)
- Élaboration d’un schéma directeur intégrant les exigences de conformité, de sécurité et d’archivage
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Conception et préparation :
- Définition des spécifications fonctionnelles et techniques
- Mise en place de la convention de numérisation fidèle (NF 544) et préparation des flux entrants physiques et numériques
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03
Déploiement et intégration :
- Numérisation et indexation des documents, automatisation des traitements, intégration dans une GED ou un SAE certifié NF 461, et interopérabilité avec les systèmes métiers existants
- Assistance à la recette et accompagnement technique jusqu’à la mise en production
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Conduite du changement et transfert de compétences :
- Formation des agents, accompagnement au déploiement des nouveaux usages et transfert de savoir-faire
- Mise à disposition d’outils de pilotage et de suivi
Pourquoi nous faire confiance ?
Le groupement CGI – Tessi – Eliot s’appuie sur une expertise éprouvée pour industrialiser et sécuriser le traitement des dossiers d’aide sociale à l’enfance (ASE).
- Une maîtrise de bout en bout de la chaîne de
traitement
De la collecte des dossiers à leur archivage électronique, avec des dispositifs certifiés NF 544 (numérisation fidèle) et NF 461 (archivage à valeur probatoire). - Un cadre conforme et sécurisé pour les données
sensibles
Traitement des dossiers ASE dans des environnements certifiés ISO 27001 et HDS (hébergeur d'infrastructure santé), garantissant confidentialité, conformité RGPD et respect du cadre réglementaire (durées de conservation, droits d’accès, destruction). - Une capacité industrielle associée à une présence de
proximité
Un réseau de centres de numérisation permettant de traiter des volumes importants, avec un accompagnement des équipes sur l’ensemble du cycle (logistique, production, qualité, transfert de compétences).
En s’appuyant sur cette offre référencée par l’UGAP, les départements disposent d’un dispositif fiable, sécurisé et opérationnel, au service d’une gestion plus fluide et équitable des dossiers ASE.
Nos fournisseurs
Mandataire
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CGI
Co-traitant
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Eliot
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