PROVIGIS

Provigis met à votre disposition une solution intuitive et fiable pour gagner du temps dans vos processus opérationnels. Vous gérez votre référentiel de tiers digitalisé, centralisez et personnalisez la collecte des documents de conformité, authentifiez les pièces, mutualisez les données tout en bénéficiant de pistes d’audit à valeur probante opposables juridiquement (évènements, archives documentaires, dossiers de preuves, documentations diverses). Avec Provigis sécurisez les relations commerciales avec vos tiers localisés en France et à l'étranger (fournisseurs, prestataires, sous-traitants, clients, partenaires et plus encore). Développez votre activité au sein d’un écosystème responsable, lisible et maîtrisé.

Les avantages :

  - Collecte et dépôt de documents : La souplesse de l’outil vous permet d’opérer une 
     collecte de documents personnalisée selon vos enjeux métiers.

  - Contrôle : La validation des documents et données de conformité renforcent la 
     sécurité de votre organisation. Avec Provigis, réduisez les risques tout en optimisant 
     le suivi de vos indicateurs de conformité  (rapports, statistiques et autres analyses).

  - Piste d'audit et archivage documentaire sécurisé : facilitez vos audits et renforcez la 
     protection de votre entreprise contre les risques juridiques ou financiers 
    (évènements, archives documentaires, dossiers de preuves et documentations 
     diverses).

  - Score : Calculez le statut de la donnée et optimisez vos dispositifs internes.

- 50% des entreprises du CAC 40 clientes de Provigis
 
- 1M d’entreprises suivies sur la plateforme 

- 20% de croissance annuelle 

- 5M de documents contrôlés par an

- 70% de taux de recouvrement*

*Lorsqu'un nouveau client rejoint Provigis, en moyenne 70% de ses fournisseurs sont déjà  référencés sur la plateforme. 

Provigis met en œuvre des processus éprouvés qui résultent de plus de 12 années d’expérience. En veille sur les innovations technologiques, nos équipes anticipent vos nouveaux usages pour simplifier les diligences et faciliter l’évaluation du risque tiers.

De manière générale, une entreprise qui ne suit pas sa conformité convenablement s’expose à des sanctions :
- Amendes de la part du législateur en cas de contrôle ;
- Responsabilités opérationnelles en cas de défaillance : Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement (QHSE) ;
- Conséquences commerciales en ne respectant pas les attentes des clients.

L’ensemble de ces sanctions implique des conséquences financières et impacte de manière non négligeable l’image de marque.
Au même titre qu’une assurance, l’utilisation de Provigis permet de réduire de manière significative ce risque de sanctions et confère des gains plus directs à savoir : 

    •	Une réduction des coûts opérationnels : l’alternative est souvent un processus 
        manuel

    •	Une plus grande efficacité dans les processus de suivi :
                                          - Notre spécialisation nous confère des leviers d’efficacité 
                                          - Si un nouveau client nous rejoint, en moyenne 70% de ses 
                                             fournisseurs sont déjà présents sur Provigis ;

     •	Une solution clé en main.

Les étapes du déploiement :

1/ PARAMETRAGE ET IMPORT // • Paramétrage du compte selon vos besoins • Nettoyage, chargement et embarquement de vos tiers afin de constituer un référentiel digitalisé. • Automatisation du processus d’inscription et de communication auprès de vos tiers.

 2/ CONTRÔLE ET VALIDATION DES DOCUMENTS • API Gouvernementales • Contrôle automatisé des documents simples et typés (Exemple : KBIS, URSSAF) • Notifications automatiques, • Alertes défaillances, santé financière • Certains documents ou certaines situations particulières requièrent une vérification manuelle. Exemple : documents scannés non automatisables, attestations d’assurances, code de conduite, Loi Sapin etc..

 3/ CAMPAGNE D'INSCRIPTION ET DE COMPLÉTUDE • Processus continu de relance pour garantir les taux de complétude et conformité attendus • Suivi des transferts d’établissements ou établissements hors ligne • Recherche de contacts & qualification (adresse e-mail, nom, prénom, fonction…) • Accompagnement des utilisateurs donneurs d’ordres et tiers à l’inscription et/ou aide sur l’utilisation de la plateforme (formations) • Collecte différenciée et vérification des documents des tiers, selon vos propres règles et besoins métier

 4/ RAPPORTS DE CONFORMITE ET SUIVI DES INDICATEURS • Statistiques récapitulatives basées sur des données consolidées fiables. Suivez en temps réel les statuts de conformité et d'activité de vos tiers sur Provigis ou dans vos outils de gestion. •  Vos exports à la demande, vos archives documentaires et rapports mensuels sont téléchargeables.