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Les solutions Documalis se distinguent des solutions de Factures, Workflow et GED traditionnelles par leur simplicité de mise en œuvre, leur concept unique de bannettes virtuelles, leur forte capacité d’intégration aux systèmes existants et la possibilité de personnaliser les interfaces pour les besoins exacts de nos clients.

La solution Documalis repose sur un concept simple de Bannettes virtuelles qui remplacent les bannettes, parapheurs, dossiers ou casiers physiques omniprésents dans l’entreprise pour la gestion quotidienne des documents papiers entrants et sortants de l’entreprise. Elles servent aux circuits d’informations, de gestion ou de validation des documents, aussi appelés « Workflow » et fournissent des alertes et une interface conviviale aux utilisateurs, en mode Web ou via le client installé sur leur poste.

La gestion Documentaire est le pilier de tous les traitements Documalis : en effet, tous les documents sont immédiatement insérés dans la gestion documentaire dès leur capture et y « vivent » durant tout le cycle de traitement des documents. La GED Documalis est accessible via un simple navigateur Internet pour visualiser directement les documents, sur tous les postes internes ou externes de la collectivité.

Les documents les plus anciens sont souvent archivés dans une base documentaire d’historique pour les séparer des documents « vivants », mais restent accessibles au sein de la même GED, quel que soit le volume archivé : Documalis supporte facilement plusieurs millions de documents sur quelques Téraoctets de disque dur.

La solution Documalis a été imaginée en 2004, et a su évoluer au fil des années jusqu'à la version 6 actuelle, dotée d'une interface Web Angular responsive de dernière génération. 

Elle équipe à ce jour une centaine de clients, dont de nombreuses collectivités, comme le Département de Charente Maritime, les villes de Vanves, Pau, Angoulême, une dizaine d'hôpitaux et cliniques à travers la France, les GSS de Guadeloupe, Martinique et de la Réunion,  La vile de Pirae en Polynésie, etc.

Documalis compte près de 20.000 utilisateurs du quotidien dans le monde et archive plus de 100 millions de documents auprès des ses différents clients, de manière décentralisée et sécurisée.

La solution Documalis a été éprouvée auprès de dizaines de collectivités depuis plus de 15 ans à présent, mais ce qui fait la force de l'offre, c'est la compétence spécialisée des consultants experts Documalis pour tous vos projets de dématérialisation courrier, factures ou workflows métiers en règle générale.

L'expérience acquise au fil des déploiements clients  a été capitalisée dans les logiciels, mai aussi le savoir faire des équipes Documalis qui vous accompagnent tout au long de la phase projet, et ensuite sur les années de suivi, d'évolutions et de support en ligne.

Les mises en œuvre réalisées bénéficient des outils de gestion de projet et des méthodologies éprouvées par les équipes Documalis pour la conduite du projet, le respect des délais, les procédures qualité et la documentation fournie.

La plateforme Web collaborative Documalis Project est systématiquement mise à profit pour chaque mise en œuvre pour faciliter les échanges entre les personnes chargées du projet dans les différentes équipes.