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« La dématérialisation des factures, une double obligation pour la centrale d’achat »

témoignages Mis à jour le vendredi 30 juin 2017

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Lors d’un atelier sur la dématérialisation organisé mi-mars dernier par le Forum pour la Gestion des Villes et des Collectivités locales, Pascale Pradels, directrice financière et comptable de l’UGAP, a rappelé la démarche pionnière de l’établissement en la matière, aussi bien vis-à-vis des clients que des fournisseurs.

« La dématérialisation des factures s’impose ni plus ni moins comme une double obligation à l’UGAP, portant à la fois sur les échanges avec les fournisseurs, titulaires de marchés mais également avec les clients de l’ensemble de la sphère publique ». Voilà comment Pascale Pradels, directrice financière et comptable de la centrale d’achat, a planté le décor du premier rendez-vous organisé mi-mars dernier par le Forum pour la Gestion des Villes et des Collectivités locales consacré au thème : « De la dématérialisation à la digitalisation de la fonction Finance : enjeux et opportunités pour le bloc local ».

Alors que la centrale d’achat est engagée depuis déjà 2006 dans un programme de dématérialisation de ses échanges avec ses fournisseurs, un tel événement lui a permis de rappeler sa démarche pionnière en la matière. Une démarche stratégique qui porte donc aussi bien sur les factures fournisseurs que sur les factures clients dans un établissement public fort d’un modèle d’achat pour revente.

EDI ou PDF

Dès fin 2014, l’UGAP a imposé dans les cahiers des charges une obligation de transmission dématérialisée des factures fournisseurs en échanges de données informatisées (EDI) ou en PDF signé. « Sur 1,2 million de factures fournisseurs traitées au total en 2016 par notre établissement, trois quarts sont dématérialisées. Ce chiffre concerne 281 des 640 entreprises facturant l’établissement - titulaires de premier rang et cotraitants -, dont 61 % sont des PME », précise Pascale Pradels.

Et de rappeler que « le format PDF s’avère moins contraignant techniquement à mettre en place et moins onéreux pour les 59 % de PME titulaires de l’UGAP ». En effet, celles-ci n’ont qu’à déposer leurs fichiers au format ad hoc pour traitement via le site extranet fournisseur Sinoé de la centrale d’achat.

Maîtrise des délais de paiement

En terme de dématérialisation des factures clients, l’UGAP n’est pas en reste, avec près d'un million de factures - dont 15 % au format électronique - déjà envoyées aux clients publics. « Depuis le 1er janvier 2017, la centrale d’achat est dans l’obligation légale d’émettre ses factures sous forme dématérialisée sur le portail Chorus Pro destiné à l’ensemble de la sphère publique », rappelle Pascale Pradels.

Au-delà des économies générées par ce mode de transmission des factures, la dématérialisation a permis au travers de contrôles automatiques intégrés dans le SI de l’UGAP de sécuriser le processus de traitement des factures des fournisseurs (risques de non-réception des factures réduits, cohérence des montants facturés avec le bon de commande…). « Plus encore, elle contribue à renforcer la maîtrise des délais de paiement », analyse Pascale Pradels. Et pour cause : grâce à la dématérialisation des flux et à la réception des factures en un point unique, les paiements sont assurés à 30 jours à l’UGAP ! De quoi largement satisfaire les PME en mal de trésorerie.

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