Description de l’offre
La numérisation dépasse aujourd’hui la simple conversion de documents papier en fichiers numériques : elle constitue le fondement d’une stratégie de dématérialisation efficace, en résonance avec la transformation numérique du secteur public.
En transformant vos flux multicanaux et vos archives physiques en données structurées, elle permet d'optimiser la gestion documentaire et de réduire les coûts opérationnels de 30 % à 50 %* grâce à l’automatisation des processus.
L’offre de numérisation de l’UGAP répond aux besoins des acteurs publics pour tous types de flux documentaires et processus métier, en conformité avec les normes réglementaires.
Pour vous accompagner avec succès dans le déploiement de cette transition digitale, l’UGAP a sélectionné le groupement CGI, Tessi et Eliot composé d’experts de référence et doté de centres spécialisés utilisant les outils et technologies de dernière génération en matière de numérisation : scanner, traitement de lecture/reconnaissance automatique de documents (LAD RAD), reconnaissance optique de caractères (OCR).
* Etude Deloitte
Les objectifs de l’offre
L’offre de numérisation de l’UGAP apporte une réponse adaptée et efficace aux enjeux des acteurs publics :
- Gain de temps : accélération des processus administratifs grâce aux données numérisées
- Efficacité opérationnelle : classement et indexation des données, selon vos référentiels métiers, pour faciliter leur exploitation au sein de processus digitaux
- Réduction des coûts : diminution des dépenses liées à la gestion et au stockage des archives papier
- Suppression des stocks physiques : suppression et remplacement des documents papier par des copies numériques fidèles (norme Z42-026)
Comment vous accompagner ?
L’UGAP et le groupement CGI, Tessi et Eliot proposent un panel de prestations de bout en bout pour accompagner chaque étape de votre projet de numérisation depuis l’audit jusqu’à la restitution finale de vos données :
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01
Diagnostic et cadrage
Audit des flux multicanaux (papier, mails…) et des processus métier.
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02
Préparation des documents
Contrôle des plis, dossiers ou boîtes d’archives, tri des flux par typologie dans le respect des consignes clients, préparation manuelle le cas échéant.
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03
Numérisation
Traitement de tous types de formats et de cadence par des scanners dernière génération. Horodatage pour traçabilité complète.
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04
Indexation et traitement
Transformation des flux multicanaux (papiers et mails) en données exploitables, classées et structurées selon vos référentiels.
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05
Restitution ou destruction sécurisée
Remise sécurisée des données dans l’environnement de votre choix, restitution des documents ou destruction conforme aux normes en vigueur.
Pourquoi nous faire confiance ?
Pour répondre à vos attentes, l’offre s’appuie sur des solutions et des processus éprouvés :
- Technologies innovantes : taux de reconnaissance élevé quelle que soit la complexité du document.
- Capacité de traitement élevée, rapide et efficace.
- Sécurité et confidentialité : environnements sécurisés et traçabilité complète pour protéger vos données sensibles.
- Respect des normes réglementaires : ISO 9001, ISO 2859-1 et ISO 27001 et certifications NF544 et NF461 pour une stricte conformité au RGPD.
L’alliance de CGI, Tessi et Eliot offre une couverture nationale complète, parfaitement adaptée à vos besoins. Ce groupement unique réunit des expertises complémentaires et des solutions de bout en bout pour numériser tous types de flux et soutenir votre stratégie de dématérialisation. Avec un réseau de plus de 800 conseillers et experts en dématérialisation, 12 centres industriels dédiés et plus de 60 implantations en France, le groupement met à votre disposition des prestations complètes, alliant proximité, réactivité et expertise.
Nos fournisseurs intervenant sur cette offre
Mandataire
CGI
Co-traitants
Tessi
Eliot