Comment est né ce projet de déménagement du siège ?
Par Patricia Maherault, cheffe de service Achat, Appui juridique et Logistique de l’AESN entre 2018 et 2021 :
Nous avions depuis longtemps un projet de rénovation de notre bâtiment à Nanterre, sans penser à partir forcément. En réalisant les travaux pour remplacer les fenêtres, nous nous sommes aperçus qu’il y avait de l’amiante sur les poteaux et les murs porteurs. Nous avons immédiatement arrêté le projet de rénovation et il a fallu réagir en urgence : le choix a
porté sur un plan B, à savoir mener un projet immobilier dans le but de quitter ce site.
Au cours du mandat 2020-2026, nous nous sommes retrouvés face à une problématique : la flotte des véhicules de collecte est vieillissante. Il appartenait donc aux élus et aux équipes techniques du SYCODEM de renouveler cette flotte de bennes à ordures ménagères, composée de 4 poids lourds 26 tonnes, 1 de 19 tonnes, 1 de 16 tonnes et des
micro-bennes pour collecter les cœurs de ville peu faciles d’accès.
En quoi le conseil en immobilier a-t-il été un prérequis incontournable ?
Par Valérie Sarotin, chargée d’affaires UGAP Cergy depuis 29 ans :
L’AESN est un de nos clients fidèles depuis plus de 15 ans, signataire de la convention de partenariat « Opérateur de l'Etat » depuis près de 10 ans. Les responsables achat de l’Agence de l’eau connaissent bien l'UGAP et ses avantages comme le gain de temps sur les procédures. C’est pourquoi ils nous ont
assez naturellement parlé du projet de déménagement dès les prémisses.
C’est en 2019 que nous leur avons présenté Colliers, titulaire de marché conseil en immobilier, qui s’est mis activement à la recherche de bâtiments et leur a proposé des options dans le quartier de La Défense notamment. Finalement, ils ont décidé de s’installer dans un bâtiment à Courbevoie.
Par Patricia Maherault :
Une fois que la décision du départ a été prise en interne, nous nous sommes retrouvés face à une page blanche : l’immobilier n’est pas notre cœur de métier, l’idée est donc venue très rapidement d’externaliser, pour prendre les compétences là où elles se trouvent, dans un souci de gain de temps.
Naturellement, nous nous sommes tournés vers l'UGAP et nous avons vite compris que le titulaire Colliers avait toutes les compétences dont nous avions besoin pour mener un projet immobilier : compétences juridiques , notariales, techniques (conseil en choix d’implantation et de suivi des travaux). Le besoin s’est
coconstruit avec l’UGAP et avec le titulaire du marché, au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Comment avez-vous procédé au choix du nouveau mobilier et son installation ?
Par Valérie Sarotin :
J’ai beaucoup collaboré avec l'architecte d'intérieur de Colliers avec qui nous avons fait les choix du mobilier dans le cadre de notre offre. Nous avons organisé un showroom chez nos différents titulaires, pour que les équipes de l’AESN puissent voir et tester les différents mobiliers. C’est ainsi qu’ils ont renouvelé
le mobilier des salles de réunion standard et direction, les fauteuils de bureau, les armoires, les poubelles, les patères, les espaces de convivialité, le mobilier d’extérieur. Au quotidien, notre rôle consiste à faire le lien avec l'équipe travaux , se coordonner avec eux quand il y avait du retard sur le chantier, déterminer les
circuits de circulation au sein du bâtiment, suivre le calendrier des livraisons au jour le jour. C’était un facteur de réassurance pour l’AESN et ses équipes, d’être déchargés de cette mission.
Comment s’est déroulé le déménagement ?
Par Valérie Sarotin :
Du fait de sa vocation environnementale, l’AESN a été très exigeante en la matière. Le déménagement a donné lieu à quelques mises au rebut en amont : courant 2022, nous avons mis en place pendant deux semaines une benne sur l'ancien site pour que les agents puissent jeter ce qui ne pouvait pas être réutilisé en interne, ni vendu par la
DNID (Direction nationale d’interventions domaniales). Quant au mobilier à jeter, représentant un faible volume car correspondant à ce qui était déclassé, notre titulaire chargé du déménagement, Organidem, a récupéré tout le mobilier voué à la benne et a fourni au client un certificat de destruction.
Les mobiliers récupérables ont été offerts à des associations ou recyclés , grâce à un partenariat avec Valdelia. Cette démarche d'écoresponsabilité était essentielle pour l’AESN : remettre dans le circuit tout ce qui pouvait l’être.
Par Laurent Adenot, chef de service Achat, Appui juridique et Logistique de l’AESN depuis 2022 :
Le déménagement a eu lieu entre février et avril 2023 et il a fallu l'étaler en plusieurs vagues sur trois mois , ce qui était bénéfique aussi bien pour nous que pour le titulaire Organidem. Nous en sommes très satisfaits, à tel point qu’après la préparation au déménagement et le déménagement en lui-même,
nous avons poursuivi avec l'UGAP en prenant de nouveaux contrats de prestation de services.
Par Patricia Maherault :
Au moment du déménagement, je n’occupais plus le poste de cheffe de service achat, je l’ai donc vécu au même titre que les 200 autres agents : il a été totalement transparent pour moi ! Le jeudi soir j’emportais mon PC chez moi pour télétravailler le vendredi, et le lundi suivant, j’arrivais à mon nouveau bureau, avec tous mes cartons.
Certaines prestations de service ont-elles été transférées de l’ancien site au nouveau ?
Par Laetitia Licette, chargée d’affaires UGAP Cergy depuis 12 ans :
Une fois le déménagement achevé, j’ai pris le relais de Valérie sur la partie services : il a fallu transférer les prestations de propreté sur le nouveau site, avec une volonté de passer sur une qualité de prestation supérieure . Nous avons donc adapté les prestations avec le titulaire actuel, comme le maintien de l’équipe quelque peu remaniée et le
changement de prestataire pour les fournitures sanitaires. Nous avons également mis en place des prestations de sécurité, ce qui était une nouveauté, à organiser en tuilage avec les prestations d'accueil , que l’on a transférées également. Pour la prestation d’accueil, ils ont recruté depuis janvier 2024 une hôtesse en situation de handicap, ce qui leur
tenait à cœur.
Par Laurent Adenot :
Nous avons également mis en place une prestation de sécurité humaine sur l'ancien site, le temps du déménagement et maintenant qu’il est vide, il y a une ronde effectuée par jour, jusqu’à la vente du bâtiment pour s’assurer qu’il ne soit pas squatté.En arrivant dans ce bâtiment neuf, nous avons
voulu être aidés sur la partie de maintenance multi-technique avec des personnes compétentes , donc nous avons pris l’offre de maintenance de l’UGAP avec une personne affectée en place chez nous, en temps plein.
Ce qui fait la réussite de ce projet, selon vous ?
Par Valérie Sarotin :
En trois mots, la réussite du projet repose sur la communication, la confiance et la transparence.
Par Laurent Adenot :
Pour moi, la réussite du projet repose sur les personnes avec qui nous avons collaboré, aussi bien côté UGAP que chez les différents titulaires .
Par Patricia Maherault :
A mon sens, c’est le panel de compétences qu’on avait en face, dans un délai contraint, qui a été un vrai plus pour nous. J’ai particulièrement apprécié avoir un interlocuteur pour chaque domaine : quand j’avais une question juridique, je la posais à l’avocat UGAP, quand j’avais une question sur le conseil en immobilier, j’appelais Colliers.
Au début d’un projet, quand on se pose beaucoup de questions, avoir les différents conseils avec chacun leur spécialité, c'est très agréable et c’est ce qui nous a permis d’y aller.
