Qu'est-ce que le e-procurement ?
Une solution pour optimiser et simplifier votre processus d'approvisionnement
L’e-procurement consiste à établir une connexion directe et sécurisée entre votre système d’information et celui de l’UGAP. Ce système vous permet de gérer vos achats, au sein d’ une interface unifiée, auprès de plusieurs titulaires de marchés et en disposant de prix préférentiels. Fini les saisies multiples : une seule commande, un seul flux administratif et un processus optimisé pour un gain de temps significatif !
Les avantages du e-procurement
[Le e-procurement : une solution simple et sécurisée pour optimiser vos achats]
Olivier Gaudino, Ingénieur d'affaires e-commerce - UGAP :
Qu'est-ce que le "e-procurement" ?
Le "e-procurement" est une technique de passation de commande qui consiste à mettre en relation le système d'information du client avec le système d'information du fournisseur.
En quoi consiste la méthode "punch-out" dans le e-procurement ?
Le "punch-out" est une technique qui permet au client de récupérer le catalogue de son fournisseur via une connexion entre son système d'information et le site Internet du fournisseur.
En quoi consiste cette méthode ?
Dans cette méthode, l'utilisateur ouvre une connexion depuis son système d'information. Il arrive sur le site Internet du fournisseur, et fait ses recherches. Il remplit son panier de courses et dans son panier, il va avoir un bouton qui va lui permettre de rapatrier l'ensemble de son panier dans son système d'information. C'est-à-dire qu'il va rapatrier les quantités, les numéros de références, les lignes de postes et les prix.
Toutes ces informations vont venir irriguer son système d'information, c'est-à-dire impacter à la fois ses budgets mais également son système financier.
Une fois que la commande est prête de son côté, il va l'envoyer depuis son système d'information au format électronique. Ça va arriver directement vers le système d'information du fournisseur qui va l'intégrer.
Avec le e-procurement, les établissements publics bénéficient d'une réduction des coûts, d’une efficacité accrue et d’une sécurisation plus forte dans leurs transactions.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles de nombreux établissements choisissent d'adopter le e-procurement :
Automatisation des processus d'achat : Fini les tâches manuelles fastidieuses et les risques d'erreur humaine. Le e-procurement permet d'automatiser la gestion des commandes et des approbations, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches administratives.
Conformité : le e-procurement permet un contrôle plus précis sur les dépenses, en garantissant que les achats respectent les politiques internes de l’établissement.
Quelles sont les solutions de e-procurement proposées à l’UGAP ?
Tableau comparatif des 3 modes d’e-procurement à l’UGAP
| Solution | Description | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Catalogue hébergé | Intègre un catalogue statique de l'UGAP directement dans le système d'information du client. |
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| Punch Out | Accès au catalogue en ligne de l'UGAP depuis le système du client. |
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| Marketplace Proactis | Plateforme qui référence les articles de plusieurs fournisseurs sur un même catalogue et/ou flux à travers une interface unique |
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Pour le Catalogue hébergé et le Punch Out, une fois le panier constitué, le processus d'échange de commandes et d'accusés de réception est identique.
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Le client constitue son panier.
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Le panier est validé dans le SI client.
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La commande est envoyée à l'UGAP en EDI.
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L’UGAP émet un accusé de réception de commande au client.
Zoom sur le PunchOut
L'évolution du e-procurement pour un approvisionnement encore plus fluide
Parmi les différentes fonctionnalités offertes par le e-procurement, le PunchOut est une solution avancée qui permet d'aller encore plus loin dans l'optimisation du processus d'achat.
Qu'est-ce que le Punch Out ?
Le Punch Out est une interface qui connecte le système de e-procurement de l’établissement directement au catalogue en ligne du fournisseur, tout en restant intégré dans le système interne. Grâce au PunchOut, les utilisateurs peuvent accéder aux produits, visualiser les prix et les stocks en temps réel.
En d'autres termes, le PunchOut vous permet de naviguer et de faire vos achats directement sur le site de l’UGAP mais sans quitter votre propre système d'approvisionnement. Une fois votre sélection terminée, le panier d'achat est transmis directement à votre système de e-procurement, où il est prêt à être validé et finalisé.
Pourquoi utiliser le PunchOut dans votre solution de e-procurement ?
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Gain de temps et réduction des erreurs
Le PunchOut élimine la nécessité de ressaisir les informations de commande, réduisant ainsi les erreurs manuelles et accélérant le processus d'achat.
Accès en temps réel aux informations des fournisseurs
Avec le PunchOut, les utilisateurs bénéficient des dernières informations de prix et de disponibilité des produits, ce qui leur permet de faire des choix d’achat optimisés.
Expérience utilisateur fluide
Le PunchOut offre aux utilisateurs une expérience d'achat continue et intuitive, en intégrant parfaitement le site du fournisseur dans leur propre système, facilitant ainsi l’adoption de l’outil.
Intégration via une place de marché ou non
Certains prestataires proposent la mise en place d'une interface unique entre le système d'information du client et les différents fournisseurs auprès desquels ce dernier souhaite passer des commandes.
Si vous travaillez d'ores et déjà avec une place de marché, sachez que l'UGAP est par exemple déjà interfacée avec l’une d'entre elle, Proactis, et apte à s’interfacer avec d’autres.
Un atout stratégique pour les établissements modernes
Le e-procurement, et plus particulièrement le PunchOut, est un véritable levier de compétitivité pour les établissements publics qui souhaitent rationaliser leurs processus d'achat tout en bénéficiant d'une visibilité et d'un contrôle total. Nous proposons une solution PunchOut entièrement intégrée, sécurisée et évolutive, qui s’adapte à vos besoins spécifiques pour un déploiement réussi et une efficacité durable.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont le PunchOut peut révolutionner vos achats ?
Nos clients
L'UGAP a acquis la maîtrise dans la mise en place de solutions e-procurement. Certains de nos clients ont déjà opté pour cette solution : l’AP-HP, des Centres Hospitaliers Universitaires et des opérateurs de l'Etat (INSERM ; INRAE ; CEA ; etc.) ou encore La Poste.
Retour d’expérience du CNRS
Comment s'est déroulée la mise en place de l'e-procurement avec l'UGAP au sein de votre établissement ?
La mise en place de l’e-procurement a été un vrai projet, qui a pris du temps et a mobilisé des ressources de plusieurs directions fonctionnelles à une période où le CNRS était l’un des précurseurs dans le domaine du Punch-Out. Nous avons toujours été accompagnés dans ce projet par l’UGAP pour identifier le maximum de solutions opérationnelles pragmatiques aux défis que nous identifions.
Si vous travaillez d'ores et déjà avec une place de marché, sachez que l'UGAP est par exemple déjà interfacée avec l’une d'entre elle, Proactis, et apte à s’interfacer avec d’autres.
Quels sont les principaux bénéfices que vous identifiez à l’usage du e-procurement ?
Le principal gain réside dans la simplification de l’acte de commande sur un e-catalogue et de la facturation électronique qui y est associée. De se rapprocher autant que possible, en tenant compte de nos contraintes, de la facilité d’un achat sur internet.
Vous disposez d’un catalogue punchout, comment jugez-vous son enrichissement au fil des années ?
Notre catalogue UGAP s’est enrichi progressivement au fur et à mesure du développement des segments d’achat adressés par l’UGAP. A ce titre, le segment des consommables et des réactifs de laboratoires a été intéressant pour communiquer à nouveau en interne sur cette modalité de commande simplifiée.
En savoir plus/FAQ
Encore des questions ? Nous avons les réponses.
Tous les établissements publics, et plus particulièrement ceux passant de gros volumes de commande.
Que ce soit pour le catalogue hébergé ou le punchout, les délais sont variables en fonction du degré de maturité et d’engagement des services informatiques des entités concernées. L’expérience nous montre des délais s’étalant de quelques mois à un an.
Il y a des frais de mise en place mais aucun sur la maintenance. Deux flux minimum sont nécessaires : le flux catalogue et le flux commandes. La mise en place pour chacun de ces deux flux est de 2500€. Flux optionnels : accusé de réception de commande ou avis d’expédition (2500€ par flux).
- Disponibilité d’équipes informatiques (MOE et MOA Client/UGAP).
- Volume de commande suffisant pour garantir la rentabilité de la solution.
- Périmètre de produits simples (exclusion des produits configurables).