L'UGAP propose l'e-procurement qui automatise et sécurise vos achats publics. Notre plateforme connecte votre système d'information via des flux en EDI (échange de données informatisées) à un catalogue de plus de 500 000 références : consommables et réactifs scientifiques pour laboratoires, papeterie, fournitures de bureau, tampons encreurs, EPI (équipement de protection individuelle), consommables d'encrage, périphériques informatiques, produits hygiène et entretien. Cette approche réduit le temps de préparation des commandes, évite la double saisie et sécurise les données de la commande.
Découvrez les 3 types d’e-procurement UGAP - punch out, e-catalogue hébergé, marketplace -, des retours d'expérience concrets d'établissements publics, et les avantages de l'electronic procurement par métier.
Quelles sont les 3 types d’e-procurement proposés à l'UGAP ?
L'UGAP propose trois solutions d'e-procurement conçues pour s'adapter aux besoins et au niveau d'équipement des acheteurs publics. Ces dispositifs permettent de connecter votre système d'information au catalogue UGAP et d'automatiser vos commandes tout en garantissant le respect de vos procédures internes.
L'e-catalogue hébergé dans votre système d'information
L'e-catalogue hébergé consiste à intégrer un catalogue UGAP statique directement dans votre système d'information. Vos agents peuvent consulter les produits référencés dans le SI client, comparer les produits et effectuer leur sélection des produits sans basculer vers une interface externe.
Elle permet de maîtriser l'environnement d'achat en interne tout en bénéficiant de l'offre UGAP. L'e-catalogue hébergé est recommandé pour les structures qui privilégient une gestion autonome de leur catalogue fournisseur.
Le Punch Out pour une connexion directe au catalogue UGAP
Le Punch Out, également appelé Round Trip, établit une connexion directe entre votre système d'information et le catalogue UGAP. Lorsque vous créez un panier depuis votre ERP ou votre plateforme d'achat, vous accédez au catalogue UGAP. Une fois vos produits sélectionnés, les informations de commande sont automatiquement rapatriées et intégrées dans votre système d'information.
Cette solution garantit fiabilité et traçabilité à chaque étape du processus. Les données prix et disponibilités restent synchronisées, ce qui réduit les erreurs de saisie et accélère la préparation des commandes. Le Punch Out convient particulièrement aux clients déjà interfacés avec une plateforme d'e-procurement.
La marketplace et les flux EDI pour automatiser vos commandes
L'UGAP collabore avec la marketplace Proactis pour les clients déjà connectés à cette plateforme.
Cette option facilite l'accès au catalogue UGAP via un point d'entrée unique regroupant plusieurs fournisseurs.
Les flux EDI (Échange de Données Informatisées) permettent d'automatiser l'échange structuré des données de commande entre vos systèmes d'information et l'UGAP. Ces flux assurent une transmission rapide et sécurisée des informations, de la consultation du catalogue et mise au panier, au passage de commande jusqu'à la facturation. L’avantage de la marketplace pour le client est de bénéficier d’une plateforme unique et donc d’une intégration homogène quel que soit le fournisseur.
Tableau récapitulatif des 3 types d’e-procurement
| Type d’e-procurement | Principe | Mode de connexion | Cas d'usage recommandé |
|---|---|---|---|
| Punch Out |
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| E-catalogue hébergé |
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| Marketplace et flux EDI |
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Des exemples concrets en marchés publics
Des acteurs publics engagés dans l'e-procurement
L'UGAP accompagne des acteurs publics de profils variés dans leur transition vers l'e-procurement. Parmi les clients utilisateurs, on compte des CHU (Centres hospitaliers universitaires), l'INSERM, l'INRAE et le CEA. Cette diversité illustre l'adoption de l'e-procurement par les établissements hospitaliers, les organismes de recherche et les grandes institutions publiques. Ces structures ont choisi d'intégrer la solution e-procurement pour automatiser leurs processus d'achat et gagner en efficacité. L'e-procurement répond aux besoins spécifiques de chaque organisation tout en respectant le cadre réglementaire des marchés publics.
Des résultats mesurables pour les utilisateurs
Les bénéfices constatés par ces clients sont concrets. L'e-procurement réduit le temps de préparation des commandes et diminue les erreurs de saisie grâce à l'automatisation des flux. Les utilisateurs bénéficient d'un suivi en temps réel de leurs commandes et d'une traçabilité complète de chaque étape. Les délais de traitement sont optimisés, ce qui améliore la réactivité des services. Après un délai de mise en place de 6 mois en moyenne pour un client déjà mature sur le sujet, l’e-procurement avec l’UGAP lui permet de passer plusieurs dizaines de milliers de commandes par an. Les entreprises partenaires profitent également de cette dématérialisation qui fluidifie les échanges, renforce la collaboration, assure le respect des procédures internes et des workflows clients, et garantit l’engagement comptable dans le SI client sans risque d’erreur de saisie.
Qu'est-ce que l'electronic procurement ? Définition et fonctionnement
L'e-procurement, ou approvisionnement en ligne, désigne un module de gestion électronique permettant de passer et de suivre des commandes par voie électronique. Le terme associe le préfixe « e- » (électronique) à « procurement » (approvisionnement en anglais). Cette structure connecte les systèmes d'information des acheteurs et des fournisseurs pour automatiser et sécuriser l'ensemble du processus d'achat.
Le terme associe le préfixe « e- » (électronique) à « procurement » (approvisionnement en anglais).
La différence entre e-sourcing et e-procurement
L'e-sourcing intervient en amont du cycle d'achat.
Il couvre la phase de sélection des fournisseurs, la préparation des appels d'offres et la négociation des termes contractuels.
L'e-procurement prend le relais une fois le contrat établi. Il permet d’accéder au catalogue fournisseur, gère le passage de commande, le suivi de la livraison et la réception de la facture. Les deux processus sont complémentaires dans le cycle d'achat public et permettent de structurer la gestion des achats de bout en bout.
Les étapes du cycle d'approvisionnement en ligne
Le cycle d'approvisionnement en ligne se décompose en cinq grandes étapes.
-
01
Première étape
Accès aux produits et sélection. L'acheteur consulte le catalogue en ligne ou via son système d'information.
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02
Deuxième étape
le client compare les références et constitue son panier.
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03
Troisième étape
La commande est transmise automatiquement par flux structuré, puis suivie jusqu'à la livraison.
-
04
Quatrième étape
La facture électronique est reçue et rapprochée de la commande et du bon de livraison, facilitant la validation comptable.
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05
Cinquième étape
L’UGAP émet un accusé de réception de commande au client.
Cette logique de définition claire des étapes distingue l'e-procurement des pratiques d'e-commerce grand public, en intégrant des workflows de validation et de conformité propres aux organisations publiques.
Quels sont les avantages de l'e-procurement pour la gestion financière ?
Un logiciel pour automatiser et réduire les coûts
L'e-procurement supprime les processus manuels à faible valeur ajoutée et accélère le traitement des commandes. Les tâches répétitives, telles que la saisie des informations ou la création de bons de commande, sont automatisées grâce aux flux informatisés et structurés. Cette automatisation des tâches répétitives réduit les erreurs de saisie et garantit une cohérence des données entre les systèmes. La gestion de la facturation devient plus fluide avec le rapprochement automatique entre commandes, réceptions et factures. L'impact sur la maîtrise des dépenses fournisseurs est direct : chaque achat est tracé, validé et intégré dans les circuits budgétaires. Vous bénéficiez d'une visibilité accrue sur vos engagements financiers et d'une réduction des coûts administratifs. Les gains moyens constatés varient selon le niveau de maîtrise initial de vos achats.
Une communication fluide entre acheteurs et fournisseurs
La plateforme d'e-procurement centralise les échanges entre toutes les parties prenantes : acheteurs publics, fournisseurs, services financiers et directions métiers. Chaque commande fait l'objet d'un suivi en temps réel, de la sélection des produits jusqu'à la réception de la facture. Cette traçabilité renforce la transparence et facilite le pilotage des achats. Les informations circulent de manière structurée, sans rupture de flux ni perte de données. Vous disposez d'un historique complet pour chaque transaction, ce qui simplifie les contrôles et les audits. La communication devient plus efficace, car tous les acteurs accèdent aux mêmes données actualisées. Les délais de traitement se réduisent et les litiges liés aux erreurs de commande ou de facturation diminuent. L'UGAP propose des installations telles que le Punch Out et l'intégration de catalogues dans votre système d'information, garantissant une connexion directe et sécurisée avec ses plus de 500 000 références.
L’accompagnement dédié pour réussir le déploiement de l’e-procurement
La plateforme d'e-procurement centralise les échanges entre toutes les parties prenantes : acheteurs publics, fournisseurs, services financiers et directions métiers. Chaque commande fait l'objet d'un suivi en temps réel, de la sélection des produits jusqu'à la réception de la facture. Cette traçabilité renforce la transparence et facilite le pilotage des achats. Les informations circulent de manière structurée, sans rupture de flux ni perte de données. Vous disposez d'un historique complet pour chaque transaction, ce qui simplifie les contrôles et les audits. La communication devient plus efficace, car tous les acteurs accèdent aux mêmes données actualisées. Les délais de traitement se réduisent et les litiges liés aux erreurs de commande ou de facturation diminuent. L'UGAP propose des installations telles que le Punch Out et l'intégration de catalogues dans votre système d'information, garantissant une connexion directe et sécurisée avec ses plus de 500 000 références.
Les avantages clés de l'e-procurement pour la gestion financière :
- Réduction des coûts administratifs et opérationnels
- Gain de temps grâce à l'automatisation des tâches répétitives
- Évite la double saisie, sécurise la commande
- Traçabilité complète de chaque transaction
- Conformité renforcée avec les procédures d'achats publics
- Maîtrise des dépenses fournisseurs et pilotage budgétaire
- Communication simplifiée entre acheteurs, fournisseurs et services financiers
Les avantages de l’e-procurement à l'UGAP
Avec le e-procurement, les établissements publics bénéficient d'une réduction des coûts, d’une efficacité accrue et d’une sécurisation plus forte dans leurs transactions.
Traçabilité et conformité pour les acheteurs
Pour les acheteurs publics, l'e-procurement constitue un levier de sécurisation juridique et opérationnelle majeur. En automatisant les procédures d'achats, il garantit une conformité stricte avec le Code de la commande publique et les politiques internes de chaque établissement. Chaque étape, de la sélection des produits à la validation finale, est enregistrée, offrant une traçabilité complète indispensable lors des audits ou des contrôles de la Direction des Affaires Juridiques. Ce passage au numérique génère un gain de temps substantiel en supprimant les tâches administratives chronophages, permettant aux équipes de se recentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée.
Sécurité et interopérabilité pour la DSI
Les Directions des Systèmes d’Information (DSI) bénéficient d'une infrastructure robuste favorisant l'interopérabilité entre les différents systèmes d'information (ERP tels que SAP, Oracle ou des solutions spécifiques comme Sifac). L'utilisation de protocoles standards et de flux EDI (Échange de Données Informatisé) assure une transmission fluide et automatisée des données de commande sans rupture de chaîne. Cette architecture technique renforce la sécurité des échanges et la fiabilité des données transmises, tout en garantissant la continuité de service. L'intégration de plateforme comme le Punch Out permet ainsi de connecter le catalogue UGAP directement à l'environnement de travail habituel des utilisateurs.
Maîtrise budgétaire et pilotage pour la direction
Pour la direction et les services financiers des établissements publics, l'e-procurement est un outil de pilotage stratégique. Il permet une maîtrise budgétaire rigoureuse grâce à la mise en place de workflows de validation préalable, évitant ainsi les achats hors marchés ou non autorisés. La visibilité en temps réel sur les engagements financiers facilite le pilotage des dépenses et l'analyse précise des dépenses fournisseurs.
En centralisant les données, les décideurs disposent de tableaux de bord fiables pour optimiser leurs ressources et justifier l'efficience de l'achat public auprès de leurs tutelles.
FAQ e-procurement
Le terme procurement est d'origine anglaise et désigne l'approvisionnement, c'est-à-dire l'ensemble du processus d'acquisition de biens et services par une organisation. Il dérive du latin « procurare », signifiant « prendre soin de ». Dans le contexte des achats publics, l'e-procurement englobe l'ensemble du processus de commande par voie numérique, de l'identification du besoin jusqu'à la réception et au paiement. Cette dématérialisation permet aux acheteurs publics de passer des commandes via des flux de données informatisés et structurés, en optimisant la gestion et en sécurisant chaque étape.
Les produits éligibles à l’e-procurement à l’UGAP actuellement sont : consommables et réactifs scientifiques, fournitures de bureau, consommables d’impression, produits d’hygiène et entretien. Notre centrale d’achat compte une dizaine de clients, et bientôt quelques autres, qui passent plusieurs dizaines de milliers de commandes par an.
L'UGAP, centrale d'achat généraliste, propose trois systèmes d'e-procurement sur mesure pour les acheteurs publics et les établissements publics. Ces dispositifs visent à automatiser et sécuriser l'ensemble du processus d'achat.
- Le Punch Out (ou round trip) établit une connexion directe entre votre système d'information et le catalogue UGAP. Cette option garantit une synchronisation en temps réel des prix et des stocks, réduisant ainsi les erreurs de saisie.
- L'e-catalogue hébergé consiste à intégrer un catalogue statique dans votre propre logiciel d'achat. Il est recommandé pour les structures souhaitant une gestion autonome, bien que les mises à jour soient moins fréquentes que le Punch Out.
- Enfin, la marketplace Proactis et les flux EDI offrent une automatisation complète. Ils permettent un échange de données structuré pour un volume important de transactions, de la commande à la facturation électronique.
Ces plateformes permettent de gagner en efficacité opérationnelle tout en respectant le Code de la commande publique. Elles assurent une traçabilité totale des échanges entre les services achats et l'UGAP.
L'UGAP accompagne ses clients dans la mise en place de ces systèmes, en fonction de leur maturité numérique et de leurs besoins spécifiques.