Quels sont les différents types d’imprimantes professionnelles ?
Il existe une grande variété d'imprimantes professionnelles, chacune adaptée à des besoins spécifiques : de l'imprimante laser à l'imprimante jet d'encre, en passant par les modèles multifonctions et spécialisés, sans oublier les scanners.
Les imprimantes laser
Ces imprimantes utilisent le laser pour fixer la couleur de l’image, via des cartouches d’encre en poudre, les toners. Les impressions sont rapides, même sur de gros volumes, et offrent une qualité graphique incomparable. Les imprimantes laser sont particulièrement recommandées pour les documents textes.
Elles sont durables et demandent très peu de maintenance. En effet, les toners contiennent de la poudre qui ne sèche pas. Les imprimantes laser sont plus volumineuses et plus bruyantes que les imprimantes à jet d’encre.
Les imprimantes multifonctions
Une imprimante sert avant tout à imprimer des documents. Vous trouverez des modèles qui possèdent davantage d’options. Les imprimantes multifonctions proposent de scanner, de photocopier et, sur certains modèles, de faxer des documents.
Elles sont donc essentielles dans des services polyvalents qui ont besoin de ces options, comme les administrations ou encore les espaces d’accueil de vos établissements publics.
Les imprimantes jet d’encre
(Offre non disponible à l'UGAP)
Ce type d’imprimante emploie la technique de projection de minuscules gouttes d’encre, qui se fixent sur le papier.
Cette technologie permet de retranscrire à la perfection les couleurs, c’est pourquoi les imprimantes jet d’encre sont généralement utilisées pour les impressions de documents couleur, comme des photos, des affiches, etc. Elles nécessitent davantage de maintenance, car les buses peuvent se boucher avec l’encre. Elles sont légères et compactes.
- Les imprimantes grand format/traceur : pour les structures qui ont besoin d’imprimer des documents en très grand format, comme des affiches et des bannières, ces imprimantes offrent une bonne qualité d’image en fonction de la résolution.
- Les imprimantes matricielles : le papier est frappé par des aiguilles qui passent à travers un ruban encreur. Elles sont souvent utilisées pour l’impression en chaîne, notamment avec l’utilisation de papier carbone. Ces imprimantes industrielles sont résistantes aux conditions extrêmes (entrepôts, ateliers, etc.) et répondent à un usage spécifique, comme l’impression de listings de pointage.
- Les imprimantes à code-barres : permettent l’impression de codes EAN aux QR codes et codes 128. Elles utilisent un ruban encreur pour offrir une impression durable, nécessaire dans de nombreux services. En effet, ce type d’imprimante peut vous servir à étiqueter des biens, des livres ou encore du matériel au sein de vos administrations, bibliothèques, DSI, etc.
- Les imprimantes à badge : ces imprimantes spécifiques permettent d’imprimer toutes les informations nécessaires sur les badges de vos collaborateurs, élèves, visiteurs ou usagers. Elles prennent en charge des épaisseurs spécifiques, comme les badges PVC, et utilisent différentes technologies pour faciliter leur utilisation (impression recto verso, encodage magnétique, etc.).
- Les télécopieurs : ces appareils sont de moins en moins utilisés, mais sont toujours nécessaires dans les administrations utilisant des archives papier. Ils permettent de faxer un document, ce qui veut dire le numériser, le convertir en image, puis en signal audio, pour l’envoyer sur un autre télécopieur qui peut l’imprimer.
- Les imprimantes 3D (Offre non disponible à l’UGAP) : les imprimantes 3D permettent de créer une impression en trois dimensions, donc d’imprimer des objets. Elle peut être utilisée dans le cadre de l’éducation et de l’apprentissage, dans le domaine de la recherche et de la santé, ou encore la préservation et la restauration du patrimoine culturel. Cet appareil est assez coûteux, tout comme la matière première pour l’impression (plastique, résine, métal, etc.).
Les scanners
Les scanners permettent d’enregistrer sous format numérique des documents imprimés.
Il existe de nombreux types de scanners, comme des scanners à plat et des scanners à défilement, qui offrent la possibilité de numériser tous types de fichiers, des documents manuscrits, tapuscrits, en passant par les photos et les affiches. Le format de votre scanner dépend de vos besoins.
Quelle est la différence entre une imprimante monofonction et une imprimante multifonction ?
L’imprimante multifonction se distingue de l’imprimante monofonction par les fonctionnalités offertes par l’appareil.
Une imprimante monofonction ne fera qu’imprimer des documents, tandis qu’une imprimante multifonction peut imprimer, mais aussi scanner, photocopier, et, dans certains cas, faxer des documents.
Cette dernière présente un atout non négligeable en termes de polyvalence ; elle est idéale pour les administrations ou les services qui ont besoin de réaliser ses différentes actions au cours de leurs missions. Les imprimantes multifonctions sont plus onéreuses que les imprimantes monofonctions.
Quels sont les critères à prendre en compte lors du choix d’une imprimante professionnelle ?
Le type d’imprimante dépend de son utilisation au sein de votre structure, et de nombreuses caractéristiques techniques sont à prendre en compte.
Le volume d’impression
Le volume d’impression est exprimé en nombre de pages par mois et vous permettra de choisir l’imprimante professionnelle qui correspondra à vos besoins.
En règle générale, on estime qu’un faible volume d’impression correspond à moins de 500 pages/mois, un volume d’impression moyen correspond de 500 à 3 000 pages/mois et un gros volume d’impression correspond à plus de 3 000 pages/mois.
Pour des impressions en petit volume, des imprimantes professionnelles compactes peuvent être suffisantes, comme celles qui sont souvent utilisées dans des bureaux individuels ou dans un petit groupe.
Pour les gros volumes d’impression, que l’on retrouve dans les administrations ou dans les espaces d’accueil, il est essentiel de choisir une machine performante avec des capacités d’encre et de papier conséquentes. A fortiori pour les imprimantes en réseau qui sont utilisées par les agents de plusieurs bureaux ou services d’une administration.
La vitesse d’impression
Ce critère est essentiel si votre volume d’impression est important, mais aussi en fonction des contraintes dues à votre structure.
Pour les industries ou pour les services de logistique, où le volume d’impression est important et où les délais sont critiques, nous vous conseillons d’opter pour une imprimante professionnelle à très haute vitesse d’impression, soit à plus de 50 pages par minute.
Pour les administrations et les bureaux partagés qui ont un flux d’impression régulier, une haute vitesse standard (comprise entre 20 et 50 pages par minute) sera suffisante pour une gestion optimale.
Enfin, pour les utilisations ponctuelles, sur de faibles volumes dans des petites structures, l’UGAP vous recommande une vitesse entre 10 et 20 pages par minute.
La résolution
La résolution d’impression correspond à la netteté de l’image imprimée. Cette valeur est exprimée en dpi (dot per inch) ou en ppp (point par pouce), et correspond au nombre de points imprimés sur un pouce.
Pour des impressions textes, des documents administratifs ou encore des dossiers avec des graphismes simples, nous vous recommandons d’opter pour une résolution classique, à savoir entre 300 et 600 dpi.
Pour toutes les impressions graphiques et artistiques de votre service de communication, il est essentiel de choisir des imprimantes professionnelles qui proposent une résolution de plus de 1 200 dpi.
Le format d’impression
Il est important de déterminer le format de vos impressions avant de sélectionner votre imprimante professionnelle. La plupart des imprimantes standards impriment des formats A4 (210 x 297 mm), idéaux pour les usages courants.
Certains services peuvent avoir besoin d’impression au format A3 (297 x 420 mm) en complément. Pour les travaux de communication, qui ont besoin d'affiches, de bannières ou de plans, il est recommandé de sélectionner une imprimante professionnelle grand format, qui vous permettra d’imprimer des documents jusqu’au format A0 (841 x 1 189 mm).
L’autonomie papier
Ce critère est important : il vous évite de recharger les bacs trop souvent si vous imprimez en grand volume. En effet, pour les espaces administratifs qui impriment de nombreux documents par jour, nous vous recommandons de choisir des bacs qui peuvent contenir plus de 1 000 feuilles.
Certaines imprimantes professionnelles peuvent même proposer plusieurs bacs, de formats similaires ou divers, inclus ou en option. Ainsi, il existe des appareils qui intègrent des formats A4 et A3 dans la même machine disposant de plusieurs bacs différents.
Pour un usage quotidien et standard, vous pouvez choisir des bacs de 100 à 250 feuilles d’autonomie pour des impressions de faible volume, ou des bacs de 250 à 1 000 feuilles pour les services qui impriment des documents de façon régulière.
La connectivité
Une imprimante connectée vous permet de prendre en charge de nombreux fichiers, peu importe leur source. Vos usagers ou vos collaborateurs pourront retrouver un port USB pour une utilisation ponctuelle. Cette solution ne demande pas de passer par un ordinateur, car le fichier est pris en charge directement par l’imprimante. Pour des volumes d’impression plus intensifs, il est recommandé de connecter l’imprimante à un ou plusieurs ordinateurs.
Cela permet une utilisation et une organisation fluides au sein de votre structure. Votre imprimante peut être reliée au réseau avec un port Ethernet ou avec une connexion sans fil (Bluetooth, Wi-Fi). La connexion par câble RJ45 est plus stable que la connexion sans fil. Le Bluetooth ou le Wi-Fi permet de limiter l’abondance de câbles ou encore d’imprimer à partir de n’importe quel support (smartphone, ordinateur portable, etc.).
Certaines imprimantes professionnelles peuvent également être compatibles avec différents Cloud, si ceux-ci sont utilisés au sein de votre établissement, tels que Google Cloud Print, Apple AirPrint, etc.
La portabilité
L’imprimante portable, compacte et légère, est idéale pour imprimer des documents directement sur le terrain.
Pareillement, le scanner portable, léger et facile à transporter, est conçu pour numériser des documents rapidement et efficacement en déplacement.
Ces appareils nomades sont parfaits pour les professionnels mobiles : agents sur les chantiers ou forces de l’ordre par exemple.
Dans quels cas opter pour une imprimante spécifique ?
Les imprimantes spécifiques ne permettent pas toujours d’imprimer de façon standard des documents de la vie courante. Du fait de leurs spécificités, elles sont parfois plus onéreuses qu’une imprimante professionnelle classique, et s’utilisent donc en complément d’autres appareils.
Il est nécessaire de prendre en compte le volume de documents spéciaux à imprimer avant de sélectionner une imprimante spécifique.
Les imprimantes à code-barres
Les imprimantes à code-barres permettent d’imprimer de nombreux codes sur des étiquettes, des codes EAN aux QR codes, en passant par les codes 128 (code-barres). Chacun d’entre eux permet d’identifier des produits, dans le cadre d’inventaires, de suivi logistique, commercial, etc.
Ces imprimantes sont recommandées si vous devez réaliser une traçabilité sur du matériel prêté au sein d’un établissement public, d’une école ou encore d’une bibliothèque. Elles sont également essentielles pour l’identification d’échantillons au sein des laboratoires de recherche et d’analyse médicale.
Les imprimantes à code-barres sont recommandées pour les établissements publics qui ont besoin d’imprimer en gros volume des étiquettes d’identification, notamment pour répondre aux normes réglementaires des suivis des biens publics et des données sensibles.
Les imprimantes à badges
Les imprimantes à badges sont recommandées pour de l’impression en gros volume de badges. Les badges aident à identifier rapidement la personne et peuvent posséder un système magnétique qui permet d’ouvrir des accès. Un code-barres résume les informations du détenteur du badge.
Ce système peut être utilisé dans de nombreux cas de figure, notamment dans les établissements publics à entrée sécurisée, comme les hôpitaux, les mairies et les ministères, mais aussi dans certains espaces restreints de vos structures, comme les archives, les salles informatiques ou les laboratoires.
Les imprimantes à badge peuvent également servir dans les transports publics, pour les cartes d’abonnement, ou encore dans les universités, avec les cartes étudiant. Cette machine est donc essentielle pour les établissements à fort passage, qu’il s’agisse d’usagers ou de collaborateurs.
Les imprimantes grand format
Les imprimantes grand format permettent d’imprimer de nombreux documents, peu importe le volume, leur format et leur grammage. Ces machines traitent autant des documents textes en A4 que des bannières, des affiches et des plans de formats divers.
Elles ont parfaitement leur place dans les établissements publics de grande envergure dotés d’un service de communication, par exemple.
Les imprimantes matricielles
Les imprimantes matricielles sont essentielles pour les structures administratives qui gèrent des documents comptables ou financiers. Elles ne sont pas utilisées dans des cas d’impression standard.
Les télécopieurs ou fax
Ces appareils répondent à une utilisation très spécifique que l’on retrouve dans de nombreuses administrations, notamment dans les établissements publics de grande envergure qui communiquent des documents papier entre différents services.
Les imprimantes 3D
Les imprimantes 3D sont recommandées pour les établissements qui souhaitent promouvoir l’apprentissage des nouvelles technologies, mais également dans les établissements qui modélisent des prothèses ou des orthèses en gros volume, comme les centres hospitaliers.
Elles permettent également de modéliser des maquettes en 3D pour les services d’urbanisme de vos collectivités.
Tableau récapitulatif des différents types d’imprimantes professionnelles
| Type d’appareil | Caractéristiques principales | Avantages | Inconvénients | Usages |
|---|---|---|---|---|
| Imprimante jet d’encre | Impression à base de gouttelettes liquides projetées |
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| Imprimante laser | Utilise de la poudre de toner fixée par la chaleur |
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| Imprimante multifonction | Combine impression, scanner, photocopie et parfois fax |
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Fréquence de maintenance élevée | Pour les administrations générales (secrétariats, services RH), pour l’archivage (scanner) |
| Imprimante matricielle | Technologie à impact avec ruban encreur et aiguilles |
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Pour la comptabilité (factures, bulletins de paie) |
| Imprimante grand format | Impressions sur des supports de grande taille (de A2 à A0) |
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Plans architecturaux (urbanisme), affiches municipales, bannières pour les services de communication |
| Imprimante 3D | Dépose des couches de matière (résine, plastique) pour créer un objet 3D | Créations d’objets personnalisés et prototypes | Coût et entretien élevés | Pour l’artisanat, l’industrie, la santé et l’éducation |
| Imprimante à code-barres | Imprime des code-barres sur des étiquettes par transfert thermique de l’encre |
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Utilisation très spécialisée, ne correspond pas à une impression classique | Logistique : gestion des stocks, traçabilité |
| Imprimante badge | Personnalise des cartes PVC pour en faire des badges |
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Utilisation très spécialisée, ne correspond pas à une impression classique | Spécifique : pour tous les badges de vos élèves, collaborateurs et usagers |
| Scanner | Appareils dédiés à la numérisation de documents et d’images |
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Ne peut ni imprimer ni photocopier | Archivage électronique, numérisation de photos ou de documents rares |