Pour garantir le succès de votre événement, il est essentiel de choisir un mobilier événementiel adapté. Celui-ci doit non seulement assurer le confort et la sécurité des participants, mais aussi être facile à installer et à ranger. Que vous organisiez une kermesse, une cérémonie officielle, une commémoration ou la fête des voisins, la sélection de votre équipement événementiel joue un rôle déterminant dans l'image de votre collectivité.
L’UGAP vous accompagne dans le choix de votre équipement événementiel. Découvrez nos conseils pour bien choisir votre matériel en fonction de vos besoins et faire de votre événement une réussite.
Les critères de choix essentiels
Le type d'événement détermine le choix du mobilier. Les critères comme le style, la fonctionnalité, la configuration, mais aussi le nombre de participants ainsi que l'emplacement (intérieur ou extérieur) représentent des indicateurs précieux pour identifier les meubles appropriés.
Nature de l'événement
Chaque type d'événement requiert des équipements particuliers.
Lors d'une cérémonie officielle, comme un discours ou l'inauguration d'un bâtiment, il est indispensable de prévoir des éléments comme une estrade, un drapeau tricolore (bleu, blanc, rouge) ou un pupitre.
Pour des animations plus festives – fêtes de quartier, concerts à l'occasion de la fête de la musique ou bal du 14 juillet – plusieurs équipements sont incontournables : une scène amovible avec une toile en PVC, des chaises en plastique, de la nourriture, des boissons, de la vaisselle… Aussi, des barrières en métal et de la
rubalise sont essentielles pour délimiter l'espace et assurer le confort et la sécurité des personnes présentes.
Dans le cadre d'un événement sportif, comme une compétition ou un cross interécoles, il est également recommandé de disposer d'un podium, de coupes et de médailles à remettre aux gagnants et aux participants.
Localisation
Un autre facteur important à considérer concerne l'emplacement de l'événement : on privilégiera les matériaux en fonction de l'environnement. Par exemple, les sièges d'extérieur devront avant tout résister aux intempéries, mais aussi aux UV et à la boue, tandis que ceux qui resteront en intérieur pourront
être plus délicats. Nous vous conseillons de vous orienter vers des meubles pratiques, faciles à mettre en place et à ranger. Il existe des chaises et tables pliantes, fabriquées dans un plastique de qualité, durable et esthétique, qui peuvent rapidement être installées dedans comme dehors puis entreposées dans un local à part.
Nombre de participants
La fréquentation d'un événement fait également partie des facteurs importants à prendre en compte au moment de sélectionner son mobilier événementiel. Les événements tels que les vœux du maire ou les forums des associations, qui attirent souvent plusieurs centaines de participants, nécessitent des aménagements plus importants qu'une cérémonie en petit comité d'une
cinquantaine de personnes. Ainsi, selon le budget disponible, il est possible d'opter pour un nombre variable de fauteuils confortables d'intérieur ou de nombreuses chaises pliantes pour l'extérieur.
Les équipements de base indispensables
Il existe des pièces de mobilier très polyvalentes, adaptées à l'intérieur comme à l'extérieur, et essentielles pour recevoir du public dans de bonnes conditions : sièges, tables et mange-debout, mais aussi des barnums et des tentes pour se protéger lorsque l'événement a lieu dehors.
Mobilier
Accueillez du public dans de bonnes conditions avec du mobilier simple à manipuler. Parmi les incontournables, vous trouvez les chaises pliantes et les chaises empilables. Les sièges se rangent alors en ligne ou s'imbriquent dans un local réservé à cet effet de façon rapide et pratique. La plupart du temps, ces meubles sont conçus
en plastique ou en métal, pour une grande résistance et un nettoyage facilité. Il existe aussi des déclinaisons munies d'accoudoirs, pour un confort supérieur.
Pour accompagner les sièges, il est souvent nécessaire de prévoir des tables. Même si l'événement n'implique pas de repas, ce meuble permet de poser des distributeurs de boissons, des assiettes ou bien, dans un contexte plus formel, une urne pour recevoir les bulletins de vote. Là encore, il existe des tables pliantes faciles à mettre en place, avec des largeurs
différentes. On trouve également de longs buffets ou bien des mange-debout, qui forment des alternatives intéressantes en fonction de l'événement et du public reçu.
Pour transporter l'ensemble de ces meubles jusqu'au local de stockage, prévoyez un chariot capable d'en contenir plusieurs à la fois, ce qui réduit le temps d'installation et de rangement après la réception.
Pour un événement se déroulant dehors, différents modèles de tentes et barnums servent à protéger la foule, les stands de nourriture, la scène avec le podium, le pupitre ou même le groupe de musique des intempéries ou des UV. On trouve des structures amovibles faciles à monter et démonter, offrant à la fois une protection contre les rayons du soleil et contre la pluie.
Pour séparer les espaces à l'intérieur d'un gymnase, d'une salle des fêtes ou d'une école, les parois amovibles constituent, par exemple :
une bonne manière de délimiter des stands lors d'un salon de l'emploi, d'un forum des associations ;
une façon logique de définir des zones d'un bureau de vote aménagé pour les élections.
Localisation
Un autre facteur important à considérer concerne l'emplacement de l'événement : on privilégiera les matériaux en fonction de l'environnement. Par exemple, les sièges d'extérieur devront avant tout résister aux intempéries, mais aussi aux UV et à la boue, tandis que ceux qui resteront en intérieur pourront
être plus délicats. Nous vous conseillons de vous orienter vers des meubles pratiques, faciles à mettre en place et à ranger. Il existe des chaises et tables pliantes, fabriquées dans un plastique de qualité, durable et esthétique, qui peuvent rapidement être installées dedans comme dehors puis entreposées dans un local à part.
Nombre de participants
La fréquentation d'un événement fait également partie des facteurs importants à prendre en compte au moment de sélectionner son mobilier événementiel. Les événements tels que les vœux du maire ou les forums des associations, qui attirent souvent plusieurs centaines de participants, nécessitent des aménagements plus importants qu'une cérémonie en petit comité d'une
cinquantaine de personnes. Ainsi, selon le budget disponible, il est possible d'opter pour un nombre variable de fauteuils confortables d'intérieur ou de nombreuses chaises pliantes pour l'extérieur.
Chaque réception présente une configuration particulière, nécessitant des équipements spécifiques. Pour un discours ou une cérémonie officielle, il est fréquent de prévoir des écharpes tricolores ou bien des pupitres, tandis que, pour l'extérieur, des banderoles, une signalétique de sécurité ou encore des générateurs électriques se révèlent très utiles.
Pour une cérémonie ou un discours
Dans un contexte formel, comme un discours d'inauguration, une commémoration ou bien les vœux du maire, on observe souvent la mise en place d'un pupitre, sur lequel l'orateur s'appuie lors de son élocution. La plupart du temps, le pupitre est disposé sur une scène ou un podium modulable, qui assure à l'intervenant d'être vu par tous. Nous vous proposons, afin qu'il soit également entendu, de prévoir un système de sonorisation adapté. Des micros HF, des micros-cravates et des enceintes de qualité peuvent, selon le type de salle ou la configuration en extérieur, s'avérer nécessaires.
Pour insister sur l'importance de l'événement et fluidifier la circulation, on trouve aussi des supports de communication directe, comme les kakémonos, les affiches roll-up et la signalétique globale. De nombreux accessoires permettent, par ailleurs, de renforcer la dimension formelle de la réunion, telle que l'écharpe tricolore, le ruban d'inauguration,
ou encore le coussin en velours servant à porter les médailles à remettre.
Dans des circonstances plus festives, comme les kermesses d'écoles ou le bal des pompiers, il est possible de concevoir des affiches, des banderoles ou même des totems à l'image de l'événement. Ces supports de communication informent la population sur l'endroit, la date et l'heure, mais peuvent aussi la guider pour arriver jusqu'au lieu de réception.
Pour l'événement en lui-même, il existe des éclairages d'ambiance ainsi que des enceintes autonomes et des platines pour diffuser de la musique, pour une atmosphère accueillante et chaleureuse.
Pour les événements en extérieur
Soumis aux aléas météorologiques, l'extérieur nécessite de prévoir des équipements solides et résistants sur le long terme. Les matières comme le PVC, la résine ou le métal présentent toutes des qualités indispensables pour la tenue d'événements et de réception dehors.
Les matériaux doivent supporter aussi bien la pluie que les UV, mais il est également important de s'assurer que les structures comme les tentes et les barnums soient correctement attachés au sol, grâce à des sacs de lestage ou des fixations d'haubanage, par exemple. Ces systèmes permettent de rester à l'abri du vent et participent ainsi à la
sécurité globale de l'environnement. Afin de délimiter davantage certaines zones stratégiques, vous pouvez mettre en place des barrières, une signalétique et de la rubalise.
Enfin, dans le cadre d'une réception en extérieur, il convient de réfléchir à des solutions pour garantir un accès à l'électricité ou à des générateurs. Ainsi, toutes les installations électriques, comme le système de sonorisation, restent alimentées tout au long de l'événement.
L'accès à prévoir pour les PSH
Il est important de songer aussi à l'accueil des personnes en situation de handicap, sur le lieu de réception. Par exemple, les PMR, personnes à mobilité réduite, requièrent des aménagements particuliers afin de pouvoir assister aux événements. Parmi les dispositifs adaptés, on trouve les rampes d'accès amovibles pour les fauteuils roulants. Faciles et rapides à
installer, elles présentent une surface antidérapante qui garantit la sécurité des personnes même en cas de pluie, et peuvent soutenir des charges de plusieurs centaines de kilos. On conseille également de veiller à ce que les couloirs et les portes sur place mesurent au moins 0,80 m de largeur pour laisser passer un fauteuil roulant.
Pour rejoindre le lieu de l'événement, on recommande de s'assurer que des places de parking réservées sont disponibles à proximité de l'entrée et qu'une signalétique claire est prévue, pour que chacun trouve aisément son chemin. Il peut aussi s'avérer judicieux de mettre en place une file d'attente prioritaire et des accès coupe-file
pour éviter que les PMR soient bloqués dans une zone où ils ne peuvent pas se déplacer comme ils le souhaitent.
L'accessibilité aux événements par les personnes en situation de handicap est un enjeu crucial. Des solutions spécifiques existent pour aménager simplement l'espace d'accueil. Pour permettre à chacun de prendre place autour d'une table, on trouve notamment des meubles avec des dimensions prévues pour accueillir des fauteuils roulants. Beaucoup de ces équipements disposent
d'un plateau plus long, débordant de plusieurs dizaines de centimètres, afin d'offrir la possibilité à une personne en fauteuil roulant de s'installer sans difficulté.
Des comptoirs d'accueil abaissés ou munis d'une tablette (hauteur comprise entre 0,90 et 1,30 m) sont également disponibles. Toutes les zones d'accueil ou d'information peuvent également inclure des sonnettes d'appel, afin de garantir aux PSH de recevoir l'aide dont elles ont besoin en toute circonstance.
Les zones de restauration et de convivialité
Quelques équipements complémentaires liés à la restauration et, plus largement, à l'accueil sur place, sont à prévoir et participent à la convivialité de l'événement.
Pour les buffets et repas
Beaucoup de réceptions incluent un repas ou des rafraîchissements. Dans ce cas, il existe des solutions de vaisselle jetable compostable ou réutilisable, mais aussi de petites tables conçues spécialement pour présenter des assiettes d'amuse-bouche, par exemple.
Pour compléter ces accessoires, on trouve également des couverts de service et des plateaux lavables pouvant être réutilisés à chaque événement.
En cas de distribution de boissons, chaudes ou froides, il est important de disposer de conteneurs isothermes ou de bacs réfrigérés. Ceux-ci garantissent de préserver la température des liquides ou des plats, ce qui se révèle primordial en été ou en hiver. Il existe également des réchauds et des plaques de maintien au chaud portatifs, faciles à
transporter et à installer sur une simple table dans un gymnase ou en extérieur. Ces accessoires permettent de servir des plats chauds tout au long de l‘événement
Boissons
Pour offrir à chaque participant la possibilité de se désaltérer au cours d'une réception, on trouve différents formats de distributeurs de boissons. On peut intégrer toute sorte de boissons chaudes ou froides : jus de fruits, eau fraîche, café ou thé dans des bouilloires ou fontaines isothermes. Par ailleurs, selon l'article
L541-15-10 du Code de l'environnement, les établissements recevant du public (ERP), pouvant accueillir plus de 301 personnes, doivent être équipés de fontaines d'eau potable.
Pour que chacun puisse boire à sa convenance, il est possible de prévoir des gobelets consignés et réutilisables, afin de limiter le gaspillage.
