Quels types de documents peuvent être détruits avec un destructeur ?
Les documents que vous conservez, qu’il s’agisse des informations personnelles de vos élèves, des comptes-rendus de réunions confidentielles, d’archives obsolètes ou encore de données médicales, sont principalement des imprimés. Le broyeur de papier est la machine la plus répandue. Il existe également des destructeurs de documents, qui peuvent broyer des supports rigides, tels que des CD, des DVD, des cassettes, des cartes magnétiques, etc. Avant chaque mention du classement de la norme DIN 33699, une lettre évoque le type de document qui peut être détruit :
- P : paper, ou papier en français.
- O : optical, ou optique en français, qui concerne les CD et les DVD.
- T : tape, ou cassette en français, qui concerne les cassettes, les disquettes, les cartes magnétiques ou encore les pièces d’identité.
- E : electronic, ou électronique en français, qui concerne les cartes SIM, les cartes mémoire, les clés USB, etc.
- F : film, qui concerne les microfilms, les microfiches, les diapositives.
- H : hard disc drives, ou disque dur en français, qui concerne également les smartphones et les ordinateurs portables.
Les destructeurs de documents les plus puissants peuvent traiter plusieurs types de supports. La valeur DIN 33699 n’est pas la même en fonction du type de support à détruire. Par exemple, un broyeur peut être classé 5 pour le papier, mais 2 pour l’électronique.
Quels sont les types de coupe d’un destructeur de papier et de documents ?
Les destructeurs de papier et de documents se déclinent selon différents types de coupe, à sélectionner en fonction du niveau de confidentialité de vos documents.
- La coupe droite découpe les documents de manière verticale. Les feuilles sont ainsi coupées en larges bandes. Pour ce type de travail, les documents peuvent être facilement reconstitués, c’est pourquoi ce type de destructeur est utilisé pour les documents communs ne contenant pas d'informations sensibles. Grâce à la coupe droite, les documents sont détruits facilement et rapidement. Ces modèles sont parfaits pour les administrations qui détruisent en gros volume des documents publics.
- La coupe croisée permet une découpe à la fois horizontale et verticale des documents, empêchant ainsi la reconstitution des documents. Ce type de travail permet aussi de réduire significativement le volume des déchets. Moins rapide qu’un destructeur à coupe droite, ce type de modèle demande davantage d’entretien.
- La coupe en microparticules réduit les documents en confettis. Elle est recommandée pour les documents hautement confidentiels, traités par exemple par les administrations des ministères. Les destructeurs de documents à coupe en microparticules sont moins adaptés à une utilisation fréquente du fait de leur lenteur de fonctionnement. Ce type de fonctionnement demande également un entretien régulier du destructeur.
Quelle est la capacité d’un destructeur de papier et documents ?
La capacité d’un destructeur de documents comprend deux critères distincts : la capacité de coupe en simultané, c’est-à-dire le nombre de feuilles à détruire en même temps, et le volume de documents découpés, dans la corbeille.
La capacité de découpe
Cette capacité dépend du volume de papier à broyer par jour. Si vous devez désagréger des documents de façon intensive, il est préférable d’opter pour des destructeurs de papier qui peuvent absorber un gros volume de feuilles de façon synchrone. Cela vous permettra de détruire aisément des dossiers. Pour un usage occasionnel, vous pouvez sélectionner un destructeur qui prend en charge un faible volume de feuilles à traiter en simultané. Les modèles de destructeurs des CD, des DVD, des cartes d’identité, des cartes magnétiques, etc. fonctionnent sur le même principe, par capacité.
Le volume de la corbeille
Le volume de la corbeille du papier déchiqueté dépend également du volume de documents à détruire. Si vous êtes amené à détruire un grand nombre de documents par jour, privilégiez une corbeille à fort volume pour éviter de la vider trop régulièrement. Il est possible de trouver des corbeilles de 20 à 460 l, afin de répondre à tous les besoins de votre structure.
Le nombre d’utilisateurs
Le volume de la corbeille dépendra du nombre d’utilisateurs :
| Volume de la corbeille | Nombre d’utilisateurs |
|---|---|
| Jusqu’à 80 litres | de 1 à 5 personnes |
| De 80 à 200 litres | de 5 à 12 personnes |
| Plus de 200 litres | + de 12 personnes |
Faut-il choisir un destructeur de papier et de documents fixe ou mobile ?
Vous trouverez deux types de destructeurs de papier et de documents à adapter en fonction des besoins de votre bureau :
- Les modèles fixes sont recommandés pour une utilisation centralisée, comme dans un bureau administratif ou dans une salle d’archives. Les modèles fixes sont souvent robustes, parfaits pour une utilisation intensive.
- Les modèles mobiles, sur roulettes, peuvent être déplacés facilement d’un environnement à un autre, en fonction des besoins de vos services. Ils sont davantage adaptés pour une utilisation ponctuelle, et pour des papiers et documents sans contenu confidentiel ou sensible.
Quel est le niveau sonore d’un destructeur de papier ?
Il est important de prendre en compte le volume sonore d’un destructeur de documents. En effet, si ce dernier est situé dans un open-space ou dans un bureau partagé, il est essentiel que son utilisation soit discrète pour ne pas déranger vos collaborateurs. Exprimé en décibel (dB), le volume d’un destructeur de documents dépend principalement du type de coupe (les coupes droites sont moins bruyantes que les coupes en microparticules), du moteur et de la conception du produit.
L’UGAP a sélectionné des destructeurs, répondant aux besoins des collectivités, dont le niveau sonore est inférieur ou égal à 61 dB.
Quel destructeur choisir en fonction de l’environnement direct ?
Le choix d’un destructeur de documents dépend non seulement du type de document à détruire, mais aussi de l’environnement dans lequel vous souhaitez l’installer.
Le choix de votre destructeur dépendra également de plusieurs facteurs externes, comme l’environnement de travail de vos collaborateurs. Il est préférable d’éviter des broyeurs bruyants dans des environnements tels que les espaces ouverts ou calmes. Pour un usage collectif, nous vous conseillons de choisir un destructeur de documents qui peut détruire tout type de supports, du papier aux cartes magnétiques, en passant par les CD et les cassettes. Vous pouvez également choisir un destructeur mobile si plusieurs collaborateurs sont amenés à utiliser l’appareil, et ce, dans différents services.
Nous vous conseillons de choisir des destructeurs mobiles avec un haut degré de confidentialité (DIN 33699), notamment si vous estimez que les données entre vos différents services ne doivent pas être divulguées.
Quelles sont les normes à respecter ?
Dans le cadre de la destruction de documents, il existe plusieurs normes à respecter, notamment en matière de protection et de destruction des données.
La norme DIN 66399 est une norme allemande reconnue à l’international, elle définit les exigences de sécurité pour la destruction des documents confidentiels. Elle est donc assimilée aux destructeurs de papier et de documents qu'elle classe selon différents niveaux de sécurité, en fonction de leur capacité à réduire les supports de manière à empêcher leur reconstitution :
- P-1 à P-2 : la destruction est basique, les bandes dépassent rarement 6 mm de largeur. Les destructeurs de documents de classe P-1 et P-2 sont recommandés pour les documents généraux.
- P-3 à P-4 : ce niveau de sécurité est recommandé pour les documents internes et confidentiels. Les destructeurs de documents concernés sont souvent ceux qui utilisent la coupe croisée.
- P-5 à P-7 : il s’agit du niveau de sécurité le plus élevé, il concerne les destructeurs de documents avec une coupe en microparticules. Il s’adresse aux établissements qui détruisent des informations sensibles et confidentielles, comme des informations médicales ou des données financières.
Les niveaux P-1 à P-7 établis par la norme DIN 66399 se réfèrent à la lettre « P » qui signifie paper, papier en français.
En quoi le destructeur de papier et de documents est essentiel pour respecter les normes RGPD ?
Le Règlement général de protection des données (RGPD) est « un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne » (). Tous les établissements publics sont soumis à cette norme, et doivent ainsi traiter les données personnelles des usagers dans le respect des droits fondamentaux. Toutes données à caractère personnel, comme les identifications directes (nom, prénom, âge, etc.) et indirectes (identifiant, immatriculation, etc.) sont concernées par le RGPD.
Lorsque les données de vos utilisateurs deviennent obsolètes ou lorsqu’elles ont passé le délai de conservation recommandé, il est important de s’assurer qu’elles sont effacées et qu’elles ne peuvent plus être reconstituées par des tiers. Aussi, un destructeur de documents est essentiel pour répondre aux exigences de la norme RGPD.