Comment choisir un cloud pour un établissement public ?

Le cloud est une solution informatique qui permet de stocker différentes ressources sur un serveur en ligne, géré depuis des centres de données (data centers) connectés au réseau Internet. De ce fait, les données stockées, qu’il s’agisse de services, de logiciels, d’applications ou de dispositifs de stockage, sont accessibles depuis n’importe quel appareil.

Un cloud présente de nombreux avantages dans son utilisation :

• Un cloud propose une capacité de stockage extensible, qui s’adapte à vos besoins et à l’évolutivité de votre infrastructure.
• Il permet des connexions simultanées, avec un nombre d’utilisateurs évolutifs, pour davantage de flexibilité.
• Il s’agit d’une solution ouverte, qui offre la possibilité de croiser les données de divers établissements. Cela permet d’alléger les procédures et d’optimiser la réalisation des tâches entre les différentes structures.
• Comme les données sont accessibles de n’importe quel appareil, le cloud présente des qualités de sécurité élevées.
• Un cloud est mis à jour automatiquement par l’hébergeur, ce qui diminue les besoins de maintenance et permet d’avoir un espace de travail optimal en toute circonstance.
• Un cloud fonctionne sur un système de paiement régulier (abonnement mensuel ou annuel), qui répond exactement à votre consommation réelle.

Il existe deux méthodes pour stocker ses données : le serveur physique ou le serveur dit en « nuage » (le cloud). D’un côté, le serveur physique est directement installé dans vos centres de données, tandis que le cloud est localisé chez un hébergeur externe, accessible par Internet. Nous vous listons quelques différences notables entre un cloud et un serveur physique :

Plus de flexibilité

Le serveur physique dispose d’une capacité de stockage limitée et non évolutive. C’est une solution dite « en local » et gérée de bout en bout par votre DSI (Direction des systèmes d’information). Le cloud, lui, se choisit selon des options prédéfinies qui relèvent d’un paiement régulier (mensuel ou annuel). Ces options peuvent être réévaluées, notamment lors des pics d’utilisation, puis être de nouveau diminuées lorsque les besoins se font moindres. Vous pouvez alors diminuer ou augmenter le nombre d’utilisateurs ainsi que votre capacité de stockage. De plus, le cloud propose des mises à jour automatiques et récurrentes, pour offrir un espace de travail toujours prêt à l’emploi.

Accessibilité et mobilité

Le serveur physique est limité à une infrastructure. Un cloud est un espace ouvert et sécurisé : vos collaborateurs peuvent avoir accès à leurs fichiers à partir de n’importe quel appareil, sous conditions d’avoir accès à Internet et de connaître leurs identifiants. Contrairement au serveur physique, le cloud permet également de partager les données entre les établissements publics, pour faciliter les échanges selon les missions des différentes structures.

Sécurité renforcée

Cette ouverture présente aussi un avantage de taille en termes de protection des données. Un serveur physique peut être soumis à des risques électriques divers (variations de tension, pannes de courant, etc.), entraînant une perte de contenu. Sur un cloud, cette perte est limitée grâce à la configuration des centres de données de l’hébergeur : en effet, les fichiers sont disséminés et dupliqués sur plusieurs disques durs. Ainsi, si l’un d’entre eux tombe en panne, un autre prend le relais. La seule limite du cloud est l’accès au réseau.

Les fournisseurs de cloud répondent à des normes strictes en matière de sécurité, notamment la norme ISO 27001, pour la détection et la réaction des cyberattaques, et la norme RGPD, pour la protection des données personnelles.

Réduction des coûts

Un serveur cloud demande moins de maintenance qu’un serveur physique, ce qui diminue les coûts d’entretien. Il ne nécessite pas de matériel physique et le forfait mensuel s’adapte également à votre consommation réelle, avec des possibilités d’adaptabilité en cours de contrat.

Gain de temps

Le déploiement d’une solution cloud se fait en quelques clics : certains hébergeurs proposent notamment une aide à la migration.

Accès aux nouvelles technologies

Le cloud, grâce à ses mises à jour régulières internes, permet d’être toujours au fait des dernières technologies. Par conséquent, utiliser un cloud vous donne accès à de nouvelles technologies, telles que l’IA (Intelligence artificielle), les data lake, etc.

La conformité et la sécurité

Le choix de votre cloud dépend en premier lieu des données stockées et de la sensibilité des informations contenues. Pour vous aider à choisir la solution adéquate pour votre structure, l’État préconise un cloud qui répond à des normes et des certifications de sécurité reconnues, comme SecNumCloud, lorsque les données conservées répondent à ces deux critères :

• Les données protégées appartiennent à une catégorie protégée par la loi.
• Les données protégées sont liées à un service de l’État.

De nombreuses solutions cloud peuvent répondre aux données spécifiques de votre établissement : c’est notamment le cas des solutions possédant l’agrément HDS (hébergement de données de santé), qui présentent une sécurité accrue des informations personnelles utilisées dans les établissements publics de santé.

Le lieu de stockage de données revêt également une importance capitale lors du choix de votre cloud. En effet, les fichiers stockés dans les clouds peuvent être localisés physiquement dans des data centers du monde entier. En choisissant un cloud dont le centre de données est en France ou en Europe, vous assurez la conformité des normes de sécurité aux réglementations françaises et européennes. Ces clouds présentent notamment l’avantage de répondre au règlement RGPD (règlement général de protection des données).

La performance et l’évolutivité

Le choix d’un cloud dépend de vos besoins actuels, mais également de vos besoins futurs. L’avantage des clouds d’une manière générale est leur possibilité d’évolutivité. Au moment de choisir votre environnement cloud, nous vous conseillons de prêter attention à la variété de services proposés avec la solution. Il peut notamment s’agir de propositions liées à l’espace de stockage ou à des applications par exemple. Le cloud doit également répondre à vos demandes en termes de performance : il s'agit, par exemple, du temps de réponse des applications, du temps de latence ou encore de la puissance de la bande passante.

L’idéal est de préparer un audit pour estimer les besoins, afin de trouver le cloud qui répondra parfaitement à votre utilisation quotidienne et qui correspondra à votre enveloppe budgétaire.

Le support et l’accompagnement

Il est essentiel d’être accompagné constamment sur votre cloud, aussi bien pour former les équipes que pour bénéficier d'une assistance à la suite d'un incident technique. En choisissant des clouds dont les data centers sont en France, vous êtes certain de bénéficier d’un service client de proximité.

En outre, il est important de faire attention à la sauvegarde des données proposée par l’hébergeur, et ce, peu importe l’incident rencontré. La sauvegarde passe également par la récupération rapide des fichiers.

Le diagnostic interne

La première étape est d’évaluer vos besoins et d’analyser les contraintes. Il est également essentiel de faire l’inventaire de vos données : applications et services. Estimer le volume des fichiers à migrer est également un critère indispensable avant toute recherche de fournisseur.

La recherche de solutions

La sélection de prestataires se fait en fonction de vos besoins. Après avoir analysé vos données et défini l’utilisation souhaitée, vous pouvez commencer par faire une première sélection de solutions cloud.

Pour vous aider dans votre choix et trouver le fournisseur qui vous correspond le mieux, vous pouvez également rédiger un appel d’offres, conformément au Code des marchés publics. Dans celui-ci, vous pourrez notamment inclure le niveau de sécurité souhaité, la localisation des données, mais aussi les critères du SLA (Service level agreement), qui reprend tous les engagements de l’hébergeur en termes de service client : le taux de disponibilité, le temps de résolution des incidents, l’évolutivité des applications, les capacités de stockage et les services possibles, etc.

Lorsque vous avez trouvé l’hébergeur de cloud qui vous convient, il ne reste plus qu’à établir le contrat, vérifier les certifications et les garanties, et vous assurer des engagements de performance prévue dans le SLA.

Les phases de migration et d’intégration

Lorsque vous avez choisi votre cloud, vous devez ensuite migrer vos données sur la solution sélectionnée. Cette étape est importante, surtout si vous avez de nombreux fichiers à déplacer.

Certains hébergeurs proposent dans leurs solutions cloud une méthode de migration et d’intégration des données, soit d’une manière physique, soit via Internet. Cette phase de migration peut prendre du temps. Lorsqu’elle est terminée, il est important de vérifier que tous les fichiers ont été correctement transférés, et qu’ils sont en parfait état de fonctionnement.

La formation des équipes

Pour assurer la continuité de service au sein de votre structure, il est essentiel que les collaborateurs puissent s’approprier efficacement la solution cloud et l’adapter à leurs tâches. De nombreux hébergeurs proposent des services de formation pour former vos équipes. Il peut s’agir de formations sur l’utilisation du cloud, mais également sur les dernières technologies accessibles, comme une formation sur l’utilisation de l’IA.

Les offres UGAP sur le cloud

L’UGAP vous accompagne dans votre transition numérique et vous propose de nombreux services pour une solution cloud adaptée à l’envergure de votre établissement public :

• Accompagnement dans l’audit de vos besoins ;
• Conseils avisés sur la meilleure solution adaptée à votre profil ;
• Accompagnement lors de la migration de vos données ;
• Formation des équipes.

Voir les offres cloud de l'UGAP

En premier lieu, un cloud doit répondre des réglementations et des obligations légales :

• Il doit respecter le règlement RGPD pour les données personnelles.
• Il doit être conforme avec les exigences de cybersécurité mises en valeur par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).

Votre infrastructure doit également prendre en compte la stratégie numérique de l’État, notamment la politique de souveraineté numérique qui consiste à offrir une nouvelle génération de services numériques de qualité.

La sécurité des données est au centre de la doctrine de l’État, c’est pourquoi il est nécessaire, selon la nature sensible de vos informations, de donner priorité aux fournisseurs agréés ou labellisés SecNumCloud.

Enfin, il est essentiel de respecter la procédure en vigueur pour l’acquisition d’un cloud, à savoir :

• Consulter des offres conformes ;
• Respecter les procédures d’appels d’offres éditées dans les règles des marchés publics ;
• Valider les prestataires par l’administration de votre structure.