Comment choisir un photocopieur professionnel pour un établissement public ?

Avant de vous intéresser aux caractéristiques d’un photocopieur, il est important de déterminer en premier lieu à quoi il va vous servir. En effet, votre dispositif sera-t-il utilisé ponctuellement ou amené à délivrer un gros volume de documents ? Vos collaborateurs n’auront besoin que de copies de documents ou faudra-t-il doter votre copieur d’autres fonctionnalités, comme le scanner ou le fax ? Le copieur servira pour une, deux ou plusieurs personnes ? Pour choisir correctement l’appareil qui accompagnera vos agents au quotidien, il est nécessaire de connaître la réponse à ces questions.

Il est également essentiel de déterminer l’emplacement de votre photocopieur, afin d’en connaître les dimensions. Certains appareils peuvent en effet prendre de l’espace au sol et il est nécessaire de prévoir leur installation.

D’autres spécificités importantes sont à définir pour répondre à vos contraintes en matière d’impression.

En règle générale, les photocopieurs qui délivrent des copies en noir et blanc sont utilisés dans des administrations standards, où il n’est pas nécessaire d’avoir des impressions en couleurs. Pour les établissements scolaires ou de loisirs, ou encore pour les structures qui possèdent un pôle communication, les documents en couleurs sont essentiels au quotidien. Il est important de noter que les copieurs capables de délivrer des copies en couleurs sont plus onéreux, tant à l’acquisition qu’en termes de consommables. En effet, s’il suffit d’une cartouche d’encre noire pour les photocopieurs « noir et blanc », il est nécessaire de se doter d’au moins deux cartouches (voire quatre) pour les appareils couleur.

Il existe deux technologies de photocopieurs :

• Le photocopieur analogique utilise la technique de la xérographie. C’est un procédé d’impression qui utilise l’électricité statique pour attirer la poudre d’encre (toner) sur le papier et la fixer par chauffage. Il offre une qualité d’impression moins nette que le copieur numérique, mais possède l’avantage d’être plus économique tout au long de son cycle de vie (prix de l’appareil, consommables et entretien). L’appareil analogique ne peut pas être connecté au réseau (Ethernet ou WiFi), et n’existe pas en version multifonction, ce qui limite son utilisation. Il est souvent compact, donc utilisé pour un usage personnel ou dans des structures de taille moyenne. Pour toutes ces raisons, le photocopieur analogique a tendance à disparaître au profit du copieur numérique. Il aura cependant parfaitement sa place dans des administrations qui réalisent des copies en noir et blanc, en faible volume.
• Le photocopieur numérique, quant à lui, utilise la numérisation du document avant d’en faire la photocopie. C’est pour cette raison que les documents imprimés sont plus nets qu’avec des photocopieurs analogiques. Il est disponible en version multifonction, un atout non négligeable pour les structures qui recherchent un appareil qui copie, mais également qui scanne et faxe. Enfin, le photocopieur numérique est plus efficace, car plus rapide à imprimer. Il est donc idéal pour des structures de grande envergure, comme les Ministères, les établissements d’enseignement ou encore les établissements de santé.

Le photocopieur standard permet uniquement de faire des copies. Si vous ou vos collaborateurs recherchez un appareil qui peut proposer d’autres fonctionnalités, vous pouvez vous tourner vers les photocopieurs multifonctions qui permettent généralement de copier, d’imprimer, de scanner ou encore de faxer des documents. La version multifonction est très prisée dans les administrations, car elle permet de réaliser de nombreuses missions différentes, en utilisant qu’un seul et même appareil. La différence principale entre une machine standard et une machine multifonction réside dans le coût : du fait de sa polyvalence, la machine multifonction est généralement plus onéreuse.

Ces deux types de cartouches dépendent de la technologie de votre photocopieur : on utilise des cartouches d’encre pour des copieurs à jet d’encre, et des toners pour des copieurs laser.

• La cartouche d’encre projette des gouttelettes d’encre sur un document. Elle se compose soit de quatre cartouches (magenta, cyan, jaune, noir), soit de deux cartouches (noir et couleur). Les cartouches d’encre sont recommandées pour une utilisation régulière, car l’encre qui s’y trouve peut sécher et endommager les appareils à photocopier. La cartouche d’encre offre une qualité d’impression incomparable. De ce fait, on conseille généralement des photocopieurs à jet d’encre pour des réalisations graphiques et artistiques, au sein des établissements scolaires ou du pôle communication d’une structure publique.
• Le toner possède de l’encre à l’état solide, semblable à de la poudre. Cette dernière est chauffée sur la feuille afin d’y être fixée. Cette technologie à impression laser permet une impression rapide. Nous vous recommandons ce dispositif pour des impressions en noir et blanc, de gros volumes et un usage ponctuel.

Il existe également certains photocopieurs qui combinent les deux techniques, bien qu’elles ne soient pas utilisées simultanément.

La majorité des photocopieurs permettent d’imprimer sur des feuilles A4. Il est tout à fait possible de trouver des copieurs qui gèrent des formats plus grands, comme du A3, ou plus petits, comme des enveloppes. En choisissant un appareil qui prend en charge différents formats, vous êtes certain de pouvoir répondre aux différentes missions de vos agents.

Nous vous recommandons également de prêter attention au volume des bacs accueillant le papier : plus il est important, moins vos collaborateurs ont besoin de recharger l’appareil, surtout s’il est utilisé pour de gros volumes.

En plus des différents usages, il est nécessaire de penser aux caractéristiques techniques, qui vous permettront de choisir un appareil fidèle aux missions de vos collaborateurs, comme la vitesse d’impression, la résolution d’impression ou encore la mémoire de l’appareil.

Vitesse d’impression

La vitesse d’impression est liée au volume de documents à imprimer. Elle est exprimée en cpm (copie par minute) ou ppm (page par minute). Les photocopieurs offrent des ppm de 20 à 90. Plus le volume de copies à produire est élevé, plus il est recommandé d’opter pour une vitesse d’impression importante.

Dans le cadre d’un renouvellement de matériel, le relevé du compteur de l’ancienne machine permet d’estimer approximativement le volume nécessaire. Pour une première acquisition, il convient d’évaluer le nombre d’utilisateurs, le type de documents à imprimer ainsi que la fréquence d’utilisation. Il est également essentiel de tenir compte de vos pics de production.

Résolution d’impression

La résolution d’impression est exprimée en ppp (point par pouce) ou dpi (dot per inch), et représente la qualité d’impression de votre photocopieur. En effet, plus le dpi ou ppp est élevé, plus vos copies seront de bonne qualité, car l’appareil sera capable d’imprimer plus de points par pouce et donc d’offrir des impressions ultraprécises.

Le dpi dépend du type de document imprimé (format, couleur ou noir et blanc, etc.) : plus votre copie est grande, plus nous vous conseillons de vous tourner vers un haut dpi. Il est également recommandé de choisir, sur l’interface de votre photocopieur, un dpi élevé pour les impressions en couleurs.

Mémoire de l’appareil

La mémoire de l’appareil est essentielle pour éviter de relancer les copies en cas de bourrage papier ou de coupure de courant. L’impression de vos documents reprend dès que l’appareil est de nouveau fonctionnel. La mémoire de l’appareil est donc à déterminer en fonction du nombre de collaborateurs utilisant le photocopieur simultanément, et du volume de copies à imprimer. De plus, si vous possédez un appareil multifonction, il est essentiel de choisir une mémoire plus élevée afin que l’appareil puisse prendre en charge toutes les tâches demandées. Pour un usage courant, nous recommandons une mémoire vive de 512 Mo à 1 Go.

En plus des différentes fonctions que vous pourrez trouver sur votre photocopieur (fax, copie, scan, etc.), vous pourrez bénéficier d’options qui faciliteront l’impression de vos copies au quotidien. La plupart des appareils, par exemple, possèdent l’option recto verso, essentielle pour faire des économies d’impression ou encore pour réaliser des livrets rapidement.

Certains appareils possèdent également des options de finition. Dans les établissements publics scolaires ou encore les administrations, vos collaborateurs auront besoin d’agrafer les documents et les livrets. Vous pourrez trouver des modèles de photocopieurs avec agrafeuse intégrée, c’est-à-dire que l’appareil se charge d’agrafer vos documents, ou avec agrafeuse externe, où le collaborateur se charge d’agrafer les pages.

Vous pourrez également trouver des photocopieurs qui permettent de perforer vos documents. Ces derniers sont immédiatement insérables dans des classeurs.

Certains modèles de photocopieurs nécessitent la présentation d’un badge pour libérer les impressions. Ce système renforce la sécurité des documents imprimés et prévient les risques d’accès non autorisé aux impressions.

Pour que les copies se réalisent facilement, il est parfois nécessaire que votre machine soit reliée à un appareil externe, avec ou sans fil, qui envoie le document à imprimer. En choisissant votre photocopieur, nous vous recommandons de vous assurer de sa bonne connectivité :

• Des ports USB afin d’accueillir clés USB ou smartphones ;
• Des ports Ethernet pour se connecter au réseau avec fil ;
• Des options WiFi, NFC ou Bluetooth pour se connecter au réseau sans fil.

• L’acquisition présente un moindre coût sur la durée malgré un prix élevé à l’achat. Il s’agit généralement d’un équipement neuf ou reconditionné, qui est donc durable et performant, à la pointe de la technologie. L’acquisition d’un photocopieur peut être une bonne option pour se passer d’une dépendance à un contrat. Par ailleurs, ces équipements doivent être renouvelés régulièrement pour conserver un niveau de performance adapté aux évolutions technologiques.
• La location vous permet de bénéficier d’avantages non négligeables, comme une continuité d’activité, même en cas de panne : en effet, vous êtes liés par un contrat à un prestataire de location qui vous accompagne et répare l’appareil, le remplace le cas échéant. La plupart des machines sont renouvelées après un certain temps d’utilisation déterminé au préalable dans le contrat. Cela vous permet de bénéficier d’appareils récents, avec des fonctionnalités nouvelles tout en lissant votre budget.

Un photocopieur reconditionné est un appareil ayant déjà servi, qui est vérifié sur de nombreux points techniques avant d’être remis sur le marché. Non seulement cela vous permet d’obtenir un appareil à moindre coût, car les appareils reconditionnés sont moins onéreux que les appareils neufs, mais cela vous place dans une démarche écoresponsable au sein de votre structure en privilégiant l’économie circulaire.

Sur le site de l’UGAP, tous nos appareils sont reconditionnés en France.

Un contrat de maintenance est quasi conseillé ou fortement conseillé lors de l’achat d’un appareil à photocopier : il vous permet de bénéficier d’un appareil toujours en état de marche, peu importe le souci technique rencontré. Lors d’un dysfonctionnement, le prestataire de maintenance se charge de remplacer les pièces défectueuses, et, le cas échéant, de remplacer la machine afin d’immobiliser le moins longtemps le service concerné. De plus, certains contrats de maintenance possèdent des options intéressantes selon le service où il est installé : par exemple, des cartouches sont envoyées dès que le photocopieur signale une cartouche presque vide (un paramétrage est nécessaire au préalable) ce qui allège les missions d’achat de consommables de vos équipes. Il est à noter que le photocopieur devra être connecté à votre réseau informatique, pour bénéficier de cette automatisation.

Choisir un photocopieur professionnel pour un établissement public consiste à trouver l’équilibre entre performance, fiabilité et maîtrise des coûts. La solution la plus adaptée sera celle qui garantira la continuité du service et la pérennité de votre investissement.