Archivage

Alors que l'archivage numérique se développe et tend à devenir la norme, les archives physiques demeurent indispensables pour la plupart des collectivités, qui conservent encore beaucoup de documents en papier. Ces derniers témoignent souvent d'une action entre une institution publique et une personne physique ou morale, il est donc très important de garder ces traces dans les contextes accueillant du public, notamment les hôpitaux ou les écoles, par exemple. Dans ce type d'environnement, la boîte à archives joue un rôle central pour organiser, protéger et classer les dossiers administratifs, comptables, financiers, techniques ou encore RH.

Le carton à archives, plus spacieux, sert à regrouper les documents par année, par type de dossier ou par service, ce qui simplifie la lisibilité et la recherche ultérieure. Ils offrent une grande liberté d'organisation et permettent, en fonction des besoins de chaque institution, de constituer des séries par nature de documents (gestion comptable, suivi du personnel, marchés publics, urbanisme, état civil, etc.), afin de structurer les locaux d'archives et de mieux maîtriser les flux documentaires. Les boîtes et cartons d'archives sont généralement proposés en lot, avec des formats adaptés aux principaux documents utilisés dans les services publics, ce qui contribue à une utilisation optimale de l'espace de stockage.

Pour la gestion de volumes plus importants ou pour les mouvements de dossiers, le conteneur à archives représente un complément pertinent aux boîtes et aux cartons. Il peut être utilisé pour centraliser plusieurs cartons d'archives, organiser des transferts entre services ou sites, ou encore pour préparer des opérations de tri et de versement vers des espaces de stockage dédiés. Cette solution est particulièrement adaptée aux services techniques, directions générales, services financiers ou services RH qui gèrent de grandes quantités d'archives intermédiaires.

Afin de garantir aux acheteurs publics de trouver la solution d'archivage dont ils ont besoin, l'offre UGAP est élaborée par des acheteurs publics, qui veillent à concilier praticité, solidité, fonctionnalité et maîtrise de la dépense publique. Les experts UGAP ont rigoureusement sélectionné boîtes et cartons à archives, en valorisant les modèles fabriqués à partir de matières recyclées pour des achats aussi sécurisés que responsables.

Pour compléter ces solutions de rangement, nous vous proposons également des chemises et dossiers, des classeurs ainsi que des trieurs et parapheurs, qui permettent aux agents publics de mieux organiser leur espace de travail au quotidien, pour une qualité de service optimale.

En recourant à la centrale d'achat, les établissements bénéficient d'une expérience d'achat fluide et transparente, en dispense de procédure d'appel d'offres, tout en s'appuyant sur des solutions d'archivage adaptées à leurs obligations et à leurs pratiques professionnelles.