Une organisation à plusieurs niveaux
À Évian, le G7 ne s’est pas seulement joué dans les salles de réunion. Derrière les rencontres entre chefs d’État et les conférences de presse, plusieurs centaines de professionnels étaient mobilisés pour assurer le bon fonctionnement des différents sites. Pour l’UGAP, la mission consistait à accompagner le besoin exprimé par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et à coordonner la mise en œuvre des prestations avec ses partenaires. ONET est ainsi intervenu sur deux volets complémentaires : la sécurité et la propreté.
Dès la réception de la demande, la centrale d’achat a engagé un travail étroit avec ONET afin de qualifier le besoin et de construire un dispositif adapté aux enjeux de l’événement. « Sur le périmètre de la sécurité, dès la réception de la demande par notre équipe commerciale, le service Achats Services de l’UGAP a immédiatement mobilisé le prestataire pour valider la faisabilité du projet et co-construire une organisation sur mesure avec l'ensemble des acteurs. », explique Yann Connant, Coordinateur offres Achats Services à l’UGAP.
Cette première phase a permis de confronter rapidement les besoins du ministère aux capacités opérationnelles du prestataire et d’anticiper les différentes contraintes liées à l’événement. Côté UGAP, Btisam El Bousani, chargée d’affaires spécialisée services, et Anne-Catherine Lombardi, chargée d’affaires généraliste, ont accompagné cette phase de préparation et les échanges avec les différents interlocuteurs. « Il y a eu une bonne communication entre nous », résume Btisam El Bousani.
Cette coordination s’est faite progressivement : l’UGAP a assuré l’interface lors de la phase de définition et de chiffrage du besoin, avant qu’ONET et le ministère travaillent plus directement sur les spécificités opérationnelles des différents sites.
Pour Btisam, cette organisation collective a été déterminante : « On faisait des points régulièrement, que ce soit avec ONET et l’UGAP ou en tripartite. » Une méthode de travail qui a permis d’avancer rapidement et d’ajuster le dispositif au fur et à mesure de sa préparation. Pour Yann Connant, cette concertation continue constitue l’un des facteurs clés de la réussite du projet : « La réussite du projet illustre la force de la relation entre l’UGAP et ONET au bénéfice du client. Grâce à une concertation continue et un alignement parfait des acteurs, le dispositif a été déployé avec une grande efficacité. »
Au-delà de la coordination opérationnelle, cette prestation illustre également les exigences liées à l’accompagnement d’un événement de cette envergure. « Cette réussite démontre la capacité de l’UGAP à sélectionner des prestataires experts, grâce à ses appels d’offres, en mesure de répondre à des projets d’envergure aux enjeux de sécurité et d’image très élevés. », souligne Yann Connant.
La sécurité : une mobilisation nationale
Sur le volet sécurité, l’ampleur du dispositif a nécessité de mobiliser des équipes issues de plusieurs agences ONET. Lyon, Paris et Marseille ont ainsi contribué à réunir les effectifs nécessaires. Au total, près de 200 collaborateurs, encadrement compris, ont été mobilisés sur la durée de la prestation, avec des coordinateurs, des chefs d’équipe et des agents de sécurité répartis sur plusieurs sites.
Pour Sébastien Koenig, Directeur des opérations événementielles chez ONET Sécurité, le principal défi résidait dans cette capacité à faire converger rapidement toutes les ressources nécessaires : « On avait cinq sites à gérer. Donc on avait des coordinateurs, des chefs d’équipe et des agents de sécurité. Plus, j’avais mobilisé tout mon encadrement agence pour pouvoir gérer tout ce petit monde. »
À cette mobilisation humaine s’est ajoutée une importante organisation logistique. Les équipes venant de différentes régions, ONET a dû organiser leur transport, leur équipement et leur hébergement pendant toute la durée de l'événement. « Quand vous déplacez 200 collaborateurs comme ça, il faut arriver à les faire dormir, puis il ne faut surtout pas en oublier un, sinon ça peut être problématique », explique Sébastien Koenig. Une logistique qui illustre la dimension collective de la prestation, bien au-delà de la seule présence des agents sur le terrain.
Des espaces de presse sous haute exigence
La propreté constituait l’autre composante essentielle du dispositif. ONET Propreté a notamment pris en charge plusieurs espaces dédiés à la presse, dont la Cité de l’eau, qui accueillait plusieurs milliers de journalistes, ainsi que le centre de presse avancé et le Palais Lumière. Dans ces espaces, l’enjeu était aussi celui de l’image. Journalistes français et internationaux, grandes chaînes de télévision et délégations étrangères se côtoyaient pendant plusieurs jours. « Il fallait donner une image impeccable de la France à ce moment-là, que ce soit dans la propreté ou dans l’accueil », souligne Julien Dedeken, directeur d’agence chez ONET Services à Annecy.
La prestation devait donc s’adapter au rythme de l’événement et à ses contraintes. Les horaires pouvaient évoluer en fonction du déroulement des opérations et des impératifs de sécurité. Pour les équipes ONET, cette capacité d’adaptation fait partie de l’ADN de l’événementiel. « On a déjà cette culture de la réactivité à une demande qui peut arriver le matin pour le midi. Donc on a réussi à bien s’adapter », explique Julien Dedeken.
Anticiper pour mieux gérer l’imprévu
Si la prestation s’est déroulée dans de bonnes conditions, c’est aussi parce que les équipes avaient anticipé au maximum les besoins. Côté propreté, l’agence locale d’ONET d'Annecy a notamment pris en charge la préparation opérationnelle : recrutement, achat du matériel et organisation des équipes. L’entreprise a également mobilisé son expertise événementielle, acquise notamment sur d’autres grands rendez-vous. « Avec un mois de préparation, j’ai pu organiser l’activité de mon agence et prévenir la plupart de mes clients en disant : on va avoir à piloter le G7 », raconte Julien Dedeken.
L’intégralité de son équipe managériale a ainsi été positionnée sur l’événement afin de pouvoir répondre aux besoins au plus près du terrain. Cette anticipation a finalement permis de limiter les situations d’urgence : « Au final, on n’a pas eu d’urgence, parce que tout le monde avait bien anticipé.» Du côté de la sécurité, la même logique a prévalu. Les équipes ont dû anticiper les besoins en effectifs, en formation, en équipements et en mobilité, avec plusieurs agences mobilisées simultanément.
Une expérience collective qui crée de la confiance
Au-delà de la performance opérationnelle, le G7 aura surtout été une expérience collective pour les équipes de l’UGAP et d’ONET. Les premiers retours du ministère ont notamment souligné le professionnalisme et la réactivité des équipes de propreté. Pour ONET Sécurité, la reconnaissance reçue à l’issue de la prestation vient confirmer le travail réalisé sur le terrain. « Ça montre que le travail a été bien fait, que le service a été rendu et que la confiance a été gagnée », estime Sébastien Koenig.
Pour les collaborateurs mobilisés, cette prestation restera également comme une expérience professionnelle singulière. « Pour mes équipes, ça a été exceptionnel. Ils ont vraiment gardé un super souvenir, une super image », poursuit-il.
C’est finalement cette capacité à travailler collectivement qui aura permis de relever le défi : l’expertise des équipes ONET, la coordination de l’UGAP et le dialogue constant avec le ministère ont contribué à assurer la continuité des prestations dans un contexte international particulièrement exigeant. Une collaboration qui, au-delà du G7, a permis de construire une relation de confiance appelée à se poursuivre sur d’autres rendez-vous institutionnels.
