Quels sont les critères à prendre en compte dans le choix d'une table de réunion ?
Pour bien choisir une table de réunion pour votre établissement public, il convient d'avoir une idée précise de l'usage que vous souhaitez en faire. Voici quelques critères à prendre en considération :
- La surface de la pièce concernée.
- Le type d'espace : salle de réunion, bureau ou open space.
- Le nombre de personnes à accueillir, en moyenne.
- Le statut des personnes accueillies : collègues, personnes extérieures à l'établissement, partenaires, membres de la direction, etc.
- La fonction principale de la table : réunion « au sommet », réunion présidée, avec ou sans vidéoprojecteur, réunions informelle, formation, usage polyvalent, etc.
- La fréquence d'utilisation : occasionnelle, journalière, hebdomadaire, etc.
- Le budget consacré à votre acquisition.
Tous ces points permettent de définir les dimensions de votre table de réunion, sa capacité d'accueil, sa forme ou encore ses matériaux.
Quelle table de réunion installer selon le type de pièce et la surface ?
Dans un premier temps, l'UGAP vous recommande d'évaluer la capacité d'accueil et la forme les plus adaptées pour votre table de réunion. La table choisie dépend de la superficie disponible et du type d'espace (bureau, salle de réunion...).
Comment évaluer l'espace disponible ?
Pour déterminer la taille de votre table, voici quelques règles de base afin d'assurer le confort d'utilisation :
- Pour garantir une bonne circulation dans la salle, on laisse au moins 1,5 mètre autour de la table de réunion. On prévoit également une distance suffisante pour la projection ou la présentation physique le cas échéant.
- Les usagers ont besoin d'un espace confortable pour travailler. On recommande un minimum de 0,60 m pour une position d'écoute, 0,7 m pour une situation de prise de notes (sur papier ou ordinateur) et de 0,8 m pour une consultation de documents. Pour plus de confort, vous pouvez prévoir jusqu'à 1 mètre par place.
- Prenez bien en compte les chaises et l'équipement disponible dans la salle afin de déterminer le recul nécessaire.
Ces critères vous permettront d'évaluer la taille maximale que peut occuper votre table de réunion, ainsi que ses dimensions idéales en fonction du nombre de personnes accueillies et de leur activité.
Les gammes de mobilier
Généralement, j’associe ma table de réunion à mon aménagement de bureau. Chaque gamme de mobilier de bureau référencée à l’UGAP est composée de bureaux, rangements et tables de réunion, vous permettant ainsi de créer un aménagement complet harmonieux.
Pour votre salle de réunion, vous pouvez aussi opter pour :
- des tables en U pour vos réunions présidées
- des tables hautes pour varier les positions
- des tables modulables pour plus de flexibilité
- du mobilier connecté pour se brancher rapidement
- du mobilier de conférence pour vos salles de conseil
Dans un open-space
Dans un open-space, la table de réunion peut varier selon l'espace disponible : des tables classiques, hautes, connectées ou confidentielles.
Quelle table choisir selon le type de réunion ?
L'espace disponible et le nombre de places ne sont pas les seuls critères qui ont une influence sur le choix de votre table de réunion. En effet, chaque type de réunion tenue dans votre établissement public implique des besoins spécifiques.
Le brainstorming ou la réunion de travail
Dans le cadre d'un brainstorming ou d'une réunion de travail, la priorité est à l'échange. On opte donc pour :
- Une table ronde, carrée ou diamant pour des petits espaces, car elle permet de mettre les interlocuteurs à la même hauteur et à proximité.
- Une table ovale ou rectangulaire dans un grand espace, car elle a une capacité d'accueil plus importante, tout en favorisant les interactions. Elle peut avoir un espace vide au centre, on parle alors de table anneau.
- Une table connectée ou haute pour favoriser le travail hybride.
Il est essentiel, pour ce type de réunion, de privilégier des formes qui facilitent les interactions et mettent chaque participant à même niveau.
La réunion présidée ou la présentation
Dans le cadre d'une réunion présidée ou d'une présentation, une personne pilote l'assemblée. Son rôle est généralement d'assurer le bon déroulement de la réunion, de la guider, de la modérer et de gérer la présentation. Ainsi, le président devrait :
- Bénéficier d'un recul confortable entre la table et le mur pour bouger et disposer son équipement.
- Être visible de chaque personne assise à la table.
- Disposer d'un espace confortable pour poser ses documents de travail.
- Avoir une connexion à disposition pour la présentation le cas échéant.
L'UGAP recommande une configuration en U, avec le président à l'extrémité. On peut aussi se tourner vers une table rectangulaire ou ovale.
La formation
Dans le cadre d'une formation, les participants doivent avoir une bonne visibilité sur le formateur ou l'intervenant et sur les projections le cas échéant.
La table de réunion doit aussi offrir un confort optimal pour la prise de notes, la réalisation d'exercices et les échanges.
- En formation, il est coutume d'utiliser un vidéoprojecteur, un écran ou un tableau. Il faut donc prévoir un certain recul entre la table et les équipements.
- Les échanges sont essentiels, mais l'intervenant préside. On privilégie dès lors une configuration en U ou une table rectangulaire.
- Pour réorganiser l’espace facilement et rapidement en fonction des besoins de la formation (petits travaux de groupe improvisés, etc.), il est aussi recommandé d’utiliser des tables modulables.
- Enfin, il est possible d'opter pour une table avec une connexion, pour chaque participant.
La réunion informelle
Pour une réunion informelle et polyvalente, toute table peut convenir. Il est toutefois conseillé de composer un espace flexible et décontracté. On peut ainsi créer un salon avec une table basse ou encore disposer des tables hautes.
Comment créer un espace de réunion flexible ?
Dans votre établissement public, vos besoins peuvent être variables : brainstorming, réunion informelle, rencontre avec des partenaires, formation, etc. Il est donc possible d'aménager ou d'adapter un espace de réunion flexible.
Le Flex Office est également une pratique professionnelle qui appelle certains aménagements. Dans ce contexte, le collaborateur n'a pas de bureau attitré et change d'espace de travail au gré des jours et des besoins. Une table de réunion flexible, adaptée à la variabilité et à la spontanéité de ce nouveau mode de travail, est alors un atout clé.
La table mobile et pliante
Si vous souhaitez que votre salle de réunion serve à différents usages et pouvoir modifier la configuration rapidement, privilégiez les tables mobiles et pliantes.
Ces tables de réunion évolutives s'adaptent à chacun de vos besoins, en termes de capacité, de type de réunion et de disposition dans l'espace. Elles garantissent une certaine polyvalence.
Pratique et facile à installer puis à ranger, la table de réunion pliante ou à plateau rabattable permet de créer rapidement un espace de réunion même là où il n'y en a pas.
Vous pouvez ajouter des modules au gré des besoins, vous adaptant ainsi à chaque événement. Il existe différentes formes de modules pour créer la table idéale pour votre réunion : plan droit, angle, arrondi, etc
Quel matériau pour une table de réunion ?
Un plateau de table de réunion peut se décliner en différents matériaux.
Ces derniers ont un impact sur la durabilité de votre mobilier : la robustesse est primordiale pour une table utilisée chaque jour, tandis qu'elle est plus secondaire pour une table à usage très ponctuel.
Vous pouvez jouer sur le standing de votre salle de réunion en choisissant dans la palette des matériaux : du plus standard pour échanger avec des partenaires au plus noble pour accueillir des membres de direction.
Le mélaminé
Ce revêtement se distingue par sa bonne résistance aux rayures, bien pratique pour un usage quotidien. Ce matériau, qui présente le meilleur rapport qualité-prix, convient à des utilisateurs soigneux. Il est apprécié pour ses nombreuses variétés esthétiques.
Le stratifié
Ce revêtement, encore plus robuste, résiste aux chocs et à l'abrasion. On peut donc la préférer dans les environnements exigeants ou pour un usage plus intensif.
Le placage en bois
Matériau noble et chaleureux, le placage bois est un choix idéal pour aménager un bureau élégant et statutaire. Il donne tout de suite une apparence chic à vos espaces de travail.
En optant pour le matériau le plus adapté à vos besoins, vous pourrez créer un espace de réunion pratique, confortable et esthétique.
Quand choisir une table de réunion connectée ?
Afin d'optimiser l'organisation de votre table de réunion, vous pourrez opter pour un modèle connecté ou l'aménager avec différents équipements favorisant la connexion.
La table électrifiée
Si les participants utilisent leurs ordinateurs ou un vidéoprojecteur et qu’ils ont besoin de se brancher rapidement, il est préférable de favoriser des tables électrifiées :
- La table avec top access : le top access est une trappe vide qui permet d’accéder aux câbles disponibles dans la goulotte.
- Le boîtier intégré est un un boîtier avec accès direct aux prises depuis le plateau.
Ces aménagements ont une dimension aussi pratique qu'esthétique. Ils favorisent l'accès à une salle de réunion clés en main, tout en préservant une table organisée, rangée et épurée.
Les solutions de connectiques intégrées
Pour les tables de conférence ou de conseil, il est recommandé d'opter pour une table électrifiée. Le plateau intègre différents aménagements qui facilitent les échanges, les présentations et la prise de parole, comme :
- Des micros,
- Des haut-parleurs,
- Des écrans motorisés.
Tous ces dispositifs directement intégrés à la table facilitent le confort auditif de chaque participant et optimisent l'organisation de la réunion. C'est également un gain de temps important puisque la table de réunion est toujours prête à l'usage.
La table connectée
Favorisez les nouveaux modes de travail collaboratifs et polyvalents dans votre établissement public avec une table connectée nouvelle génération. Les objectifs sont les suivants :
- Favoriser le travail en équipe.
- Adapter son espace de réunion aux nouveaux modes de travail.
- Accéder et partager l'information de manière optimale.
- Optimiser la collaboration entre les équipes.
La table de réunion peut être de plusieurs formes (en D, ronde, carrée, rectangulaire, etc.) et équipée de diverses connectiques :
- Un écran intégré.
- Un bouton de projection intégré au plateau.
- Des trappes avec des câbles HDMI intégrés, des prises de courant, etc.
Quels sont les critères pour une table de réunion adaptée PMR ?
Vous pouvez aménager un espace de réunion accessible PMR (personnes à mobilité réduite), en choisissant soigneusement les dimensions de votre table :
- Une hauteur maximale sous la table de réunion comprise entre 0,70 et 0,80 m.
- Un vide d'au moins 0,30 m de profondeur - dans l'idéal 0,50 m - et 0,60 m de largeur pour permettre le passage des pieds et des genoux d'une personne en fauteuil roulant.
Quelles sont les normes pour les tables de réunion ?
Une table de réunion destinée à un usage professionnel doit répondre à certaines normes :
- La norme NF EN 527 1-2+A1-3 définit certaines exigences relatives au mobilier de bureau, en termes de dimensions, d'exigences mécaniques de sécurité, de stabilité et de résistance mécanique.
- Les normes non feu : lorsque l’épaisseur du plateau est supérieure à 18 mm il est réputé M3, lorsqu’elle est inférieure à 18 mm, il est réputé M4.
Il est également possible de choisir une table de réunion ayant un label environnemental certifiant que le produit respecte des exigences visant à réduire son empreinte environnementale.
- Ecolabel Européen : ce label vise à garantir que les meubles aient moins d’impacts sur l’environnement sur l’ensemble de leur cycle de vie (bois issu de forêts gérées durablement ou recyclé, interdictions et restrictions de substances dangereuses pour la santé).
- Ecolabel Nordique : ce label vise à garantir que les meubles réduisent leurs impacts sur l’environnement sur l’ensemble de leur cycle de vie (bois issu de forêts gérées durablement ou recyclé, limites de consommations d’énergie pour la fabrication des panneaux de bois, interdictions et restrictions de substances dangereuses pour la santé).
- NF Environnement : ce label vise à garantir que les meubles ont moins d’impacts sur l’environnement sur l’ensemble de leur cycle de vie (bois issu de forêts gérées durablement, meuble facilement démontable pour faciliter la réparation, le recyclage et la réutilisation, optimisation des transports).
- Certification FSC (Forest Stewardship Council) : ce label garantit que les fibres de bois utilisées pour fabriquer les meubles sont issues de forêts gérées de façon responsable et durable.
- Certification PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) : ce label garantit que les fibres de bois utilisées pour fabriquer les meubles sont issues de forêts gérées de façon durable et respectueuse des exigences sociales, économiques et environnementales.
Source : ADEME - 100 labels environnementaux