Il existe différents formats et matériaux de tampon encreur, à choisir en fonction de la fréquence d’utilisation et de vos besoins en termes de maniabilité.
Ce modèle peu encombrant et élégant convient pour un usage occasionnel. Il nécessite l’usage d’un encreur séparé : il faut alors apposer l’empreinte sur la surface de l’encreur pour y appliquer la couleur. Si vous disposez de plusieurs exemplaires, vous pouvez les placer sur un porte-timbre dédié au classement des tampons en bois.
Ce tampon encreur, comme son nom l’indique, dispose d’une cassette d’encre intégrée. Il permet donc d’appliquer le cachet d’un seul geste. Il est peu encombrant et convient à un usage modéré.
Ce modèle comporte également une cassette d’encrage. Il est très robuste, si bien qu’il convient à un usage intensif, voire très intensif. Il est toutefois un peu plus encombrant et plus lourd, que le tampon en plastique.
Ce petit tampon est conçu pour un usage ponctuel et nomade. Il est en effet très compact et léger. Il sera à privilégier pour une utilisation occasionnelle.
Les tampons encreurs se distinguent par les inscriptions qu’ils délivrent. Il peut s’agir de formules, de dates, de numéros, de stipulations ou encore d’informations personnalisées. Le choix dépend de l’utilisation prévue.
Ce tampon administratif permet de faire apparaître une date. Il peut s’utiliser pendant 12 ans. Utilisez les molettes pour régler la date et ainsi gérer vos documents ou votre courrier (tri, datation, archivage, etc.). Il est possible d’opter pour un tampon dateur avec formule comme « fait le » ou encore « payé le ».
Numérotez et ordonnez vos documents grâce à ce tampon qui permet d’afficher un nombre. Les combinaisons sont très nombreuses, pour un classement de dossier ou un archivage optimal : un tampon à 6 bandes peut donner 999 999 combinaisons différentes. Le tampon numéroteur peut être à incrémentation manuelle ou automatique, pour plus de rapidité d’exécution.
Comme son nom l’indique, le tampon à formule standard comporte une formule et généralement un code couleur. Il s’agit de termes standards comme « original », « payé », « urgent » ou « confidentiel ». Il permet d’optimiser l’organisation, le traitement des documents et la communication intraservice ou interservices.
Le tampon multiformule fonctionne sur le même modèle que le tampon à formule standard, en étant plus polyvalent. Il peut comporter par exemple 12 formules différentes, à changer selon les besoins, comme « répondu le », « facturé le » ou encore « reçu le ».
Le tampon personnalisé offre tous les détails utiles à l’identification précise d’un établissement. On peut y faire apparaître un nom, une adresse, un numéro d’immatriculation légale et même un logo. Il permet de signer, authentifier et identifier, comme un cachet. Vous pouvez créer sur mesure l’empreinte dont vous avez besoin.
Enfin, il existe des cachets officiels qui ne peuvent être utilisés que par les établissements habilités : cachets Police, cachets Marianne, etc. Ils sont personnalisés avec l’identification de votre établissement, par exemple « Mairie de Nantes ».
Utiliser un tampon encreur personnalisé est la solution la plus simple pour identifier et authentifier n’importe quel document.
Un tampon personnalisé peut faire apparaître un certain nombre d’informations qui permettent l’identification de votre établissement public, de votre service ou encore de votre poste. Commencez par vous assurer que l’empreinte de votre tampon peut accueillir le nombre de lignes dont vous avez besoin, et de vérifier que la longueur de celles-ci vous convient.
Les informations apparaissant sur votre tampon encreur doivent être utiles à vos clients, fournisseurs, partenaires ou usagers. Voici quelques exemples de personnalisation :
Avant de commander votre tampon personnalisé, prenez-le temps de relire et de faire vérifier les informations qui y figurent : vous vous assurerez de leur exactitude.
Il est également possible d’insérer un visuel sur votre tampon encreur. Il peut s’agir de toute image facilitant votre identification ou répondant aux besoins de votre communication, le plus souvent un logo.
Il faut alors veiller à la qualité du fichier envoyé lors de la commande, condition sine qua non pour une empreinte nette :
Vous pourrez également faire ajouter la Marianne, emblématique de toutes nos mairies, sur votre tampon personnalisé.
La forme découle généralement de la mention qu'elle délivre, car elle joue un rôle sur l’espace disponible.
Voici les trois principaux types de tampons disponibles :
Il s’agit du format le plus fréquent pour un usage professionnel. Il permet de faire apparaître de nombreuses informations (adresse, mentions légales, logo, etc.) grâce à l’espace disponible sur son empreinte.
En raison de sa petite taille, le tampon carré comporte souvent un logo seul. Il permet beaucoup de précision dans le marquage.
Souvent utilisé en administration, le tampon rond peut contenir un texte autour d’une image. C’est le format choisi, notamment, pour les cachets Police et Marianne, les tampons d’établissements scolaires.
La couleur du tampon encreur, qu’elle soit sélectionnée par le fabricant ou choisie par vos soins a une signification. Il est important de déterminer pour quel usage utiliser votre tampon : informer, interpeller, conseiller, etc.
Voici quelques indications pour faire votre choix parmi les quatre couleurs standards :
Si un tampon encreur dure généralement plusieurs années, il est possible d’avoir à changer l’encre, en particulier dans le cadre d’un usage intensif. Il existe plusieurs types de recharge en fonction du tampon :
Il est temps de recharger votre tampon quand le marquage devient moins visible et uniforme.
Il est possible de changer l’empreinte de votre tampon encreur, en gardant la monture. Cela peut être utile en cas de changement d’adresse, de collaborateur ou encore de numéro de téléphone. Vous pourrez ainsi réutiliser vos tampons et changer uniquement le texte. En remplaçant la plaque en caoutchouc, il est conseillé de changer également la cassette d’encrage pour préserver la qualité du marquage.
Pour une utilisation extrêmement intensive, les technologies innovantes permettent de bénéficier d’un tampon électronique. Il permet de choisir les empreintes à l’infini, et s’adapte ainsi à tous les besoins.
Le tampon électronique est en fait une imprimante mobile connectée à une application et à un logiciel. Sélectionnez l’empreinte de votre choix (logo, texte, image, QR code), qui sera envoyée au tampon et imprimée dans une résolution de 600 dpi.
Les options sont nombreuses, avec un choix d’encres spéciales compatibles avec les documents officiels.
