Pour bien organiser son bureau et choisir le matériel de classement et d’archivage adapté, plusieurs critères peuvent être pris en compte. Ils vous permettront de déterminer le système le plus approprié en fonction de vos besoins et de la nature des documents à gérer.
Il est recommandé d’identifier les types de documents que vous devez classer et archiver. S’agit-il de dossiers administratifs, de courriers, de factures, de documents juridiques ou de rapports ? Cela détermine le besoin de solutions spécifiques pour garantir la protection ou l’accessibilité des papiers.
Que vos documents soient au format A4, A3, A5 ou A6, il est conseillé d’opter pour des solutions adaptées. Les pochettes, les classeurs ou les boîtes, au format identique au document, permettent de conserver les dossiers sans les abîmer.
Il faut différencier les documents à usage quotidien ou fréquent de ceux qui seront rarement sortis des archives. Cela joue sur le choix du système de classement, plus ou moins flexible, accessible ou structuré.
Des fichiers à conserver sur le long terme nécessiteront un archivage solide et sécurisé, tandis que les documents à conserver sur une courte période peuvent être rangés dans des classeurs ou des dossiers suspendus.
La sensibilité des informations contenues dans vos documents impose parfois l’utilisation de systèmes sécurisés. Si vos documents comportent des données sensibles, vous pouvez privilégier des solutions qui garantissent la confidentialité, comme des classeurs fermés ou du matériel de classement opaque.
Le choix du matériel dépend aussi du type de classement que vous souhaitez mettre en place. Ordre alphabétique, chronologique ou thématique : chaque méthode demande un équipement spécifique, qu’il s’agisse de dossiers suspendus, de chemises ou de classeurs.
Si vous manquez de place, vous serez amené à privilégier des solutions compactes comme des trieurs à soufflet ou des boîtes de rangement empilables. En revanche, si vous disposez de plus d’espace, du matériel de plus grande capacité, plus encombrant, mais plus pratique, peut être envisagé.
Le tri des documents est une étape essentielle avant tout classement ou archivage. Il consiste à organiser les documents en différentes catégories pour faciliter leur gestion. Le tri permet de séparer ce qui doit être conservé, traité en urgence ou jeté. Pour vous aider dans cette tâche, plusieurs outils sont disponibles.
Employé pour faire circuler des documents à signer, valider ou vérifier par plusieurs collaborateurs, le parapheur est utile pour suivre les étapes de traitement des documents. Il comporte plusieurs intercalaires où sont insérés les documents nécessitant une action. Il optimise l’organisation du flux de travail en attribuant une catégorie ou une étape à chaque intercalaire.
Doté de compartiments extensibles, l’organisateur rassemble des dossiers volumineux par catégorie. Ce type de trieur à soufflet est souvent utilisé pour classer les papiers en attente de traitement ou les regrouper par projet. Compact et transportable, il est idéal pour les professionnels mobiles.
Faire du tri impose parfois de jeter. Pratique pour éliminer les papiers inutiles ou obsolètes, la corbeille à papier facilite un tri rapide et contribue à éviter l’encombrement des espaces de travail. Bien qu’elle ne soit pas un outil de classement à proprement parler, elle est essentielle pour le triage quotidien et pour ne conserver que les documents réellement utiles.
Le classement consiste à organiser les documents de manière durable, après les avoir triés. Il suit un ordre fixe et logique pour simplifier l’accès aux documents. Il peut se faire par ordre alphabétique (par exemple pour des dossiers de patients), par thème pour des projets spécifiques ou par ordre chronologique. Un bon classement réduit le risque de perte et optimise la gestion des documents à long terme.
Le classeur est un outil polyvalent pour classer et archiver durablement des documents perforés. Grâce à ses anneaux, il facilite l’ajout ou le retrait de pages, idéal pour un classement évolutif. Il existe sous différents formats, avec deux ou quatre anneaux pour des petites quantités de fichiers, ou à levier pour des dossiers volumineux.
Pratique pour un rangement compact, la boîte de classement permet de regrouper plusieurs chemises ou sous-chemises. Elle est souvent utilisée pour des dossiers volumineux ou des archives intermédiaires (qui doivent être conservées un certain temps, mais ne sont pas des archives définitives).
L'archivage consiste à conserver des documents sur une longue période, souvent pour des raisons légales ou administratives, ou à des fins de consultation future. Il vise à stocker de façon durable des documents qui ne seront que rarement utilisés. On distingue :
Choisir le bon matériel d’archivage permet de protéger ces documents tout en optimisant l’espace.
Une pochette d’archivage regroupe et protège des documents sensibles ou à archiver. Grâce à sa sangle, elle s’adapte à la quantité de papier à archiver.
Idéales pour les archives courantes, ces boîtes de transfert sont adaptées pour une consultation régulière. Elles sont souvent utilisées pour un stockage temporaire ou semi-définitif.
La boîte à archives permet de ranger plusieurs dossiers ou chemises et de les conserver à l’abri de la poussière et des dégradations. Sa surface est inscriptible, pour un classement optimal.
Plus gros qu’une boîte classique, le conteneur à archives permet de stocker durablement de grandes quantités de documents tout en optimisant l’espace. Il est recommandé pour les archives définitives.
Cette boîte polyvalente, généralement en polypropylène, peut servir à archiver des documents ou objets. Elle protège parfaitement contre la poussière, l’humidité ou encore l’écrasement.
