Comment accéder ou demander de générer une facture pour mon établissement ?
1) Principes
En vous connectant à votre Espace Client vous pouvez rechercher, consulter, télécharger ou imprimer vos factures et avoirs en ligne dès leur émission. Ce module permet de retrouver toutes vos factures/avoirs quel que soit le canal d’enregistrement de vos commandes (en ligne sur ugap.fr, par téléphone avec UGAP Direct ou auprès de notre réseau commercial).
Qui accède à quoi ?
Profil Demandeur ou Acheteur :
Accède par défaut à toutes les factures/avoirs associées à ses commandes lorsqu’il est enregistré en tant que passeur de la commande ou contact de livraison.
Profil Administrateur :
Accède par défaut à toutes les factures/avoirs des comptes donneurs d’ordre auxquels il est rattaché.
Un profil de type Demandeur, Acheteur ou Administrateur peut rechercher toutes les factures ou avoirs des établissements auxquels il est rattaché s’il en connait soit le numéro UGAP, soit le numéro d’Engagement Juridique associé (Champ « par EJ Chorus » ou « par référence interne » de la commande).
2) Accéder au module facture
Espace Client > Mes achats > Suivi des factures / avoirs
3) Exploiter le module facture
Vous pouvez consulter ou rechercher vos factures et avoirs en sélectionnant les différents filtres et critères de recherche à votre disposition.
a) La recherche standard
- Par date : 6 derniers mois (par défaut), aujourd’hui, hier, semaine dernière, période, date déterminée.
- Par statut : tous (par défaut), émise, soldée, rejetée.
- Par le numéro de la facture ou de l’avoir.
- Par le numéro d’Engagement Juridique ou référence interne de la commande.
- Par établissement donneur d’ordre.
b) La recherche avancée
1Afficher de nouveaux filtres pour affiner davantage votre recherche en cliquant sur le bouton :
2Dans le nouvel encart, vous pouvez affiner votre recherche grâce à d'autres critères :
- Payé par carte d'achat : tous (par défaut), oui, non.
- Dématérialisé* : tous (par défaut), oui, non.
- Par offre spécifique : tous , CRB, NOP, Sécurité.
- Par adresse de livraison
- Par adresse de facturation
*Les factures de type « dématérialisé » correspondent aux factures déposées par l’UGAP en EDI sur le portail Chorus Pro.
Liste des factures / avoirs
Depuis le tableau de résultat, accéder aux avoirs et duplicatas de factures au format PDF en cliquant sur les liens Ma facture et avoir N° 00510XXXXXX.
Si la facture ou l’avoir est de type dématérialisé, ce dernier s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur au format HTML.
1Export des factures au format csv
2Export des factures au format dématérialisé ou format PDF
4) Demander le déclenchement d'une facture
Si vous ne retrouvez pas une facture au sein de ce module et que vous souhaitez la déclencher, les profils "Administrateur" et "Acheteur" peuvent en faire la demande depuis le module de suivi des commandes.
Une fois la commande pour laquelle vous souhaitez obtenir la facture identifiée, cliquez sur le bouton correspondant :
Après avoir validé les conditions d'obtention de la facture, il faut compter un délai de 72h avant de retrouver la facture correspondante.